Gestão de tempo: equipe ganha 20 horas por mês com automação simples e gratuita do MGI

Você já calculou quanto tempo sua equipe perde com tarefas manuais e repetitivas, como a leitura do Diário Oficial da União (DOU)? A Coordenação-Geral de Privacidade (CGPRI) da Secretaria de Governo Digital (SGD/SGI), que integra o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), fez essa conta.
 
Quatro pessoas da equipe costumavam dedicar cerca de 15 minutos por dia útil, cada uma, à leitura do DOU, na busca de publicações sobre segurança da informação e privacidade, que são importantes para a unidade. No mês, isso somava mais de 20 horas destinadas a uma rotina operacional, sujeita a falhas e com potencial de desviar o foco de atividades estratégicas.
 
Com a adoção do Ro-DOU, ferramenta gratuita desenvolvida pela equipe da Diretoria de Informações, Serviços e Sistemas de Gestão da Secretaria de Gestão e Inovação (Seges) do MGI, a rotina mudou. O robô automatiza a leitura do DOU, gera relatórios personalizados com base em filtros definidos pela área e envia boletins diários por e-mail aos usuários cadastrados.
 
“Era uma atividade necessária, mas repetitiva, que tomava parte do dia da equipe e ainda carregava o risco de alguma publicação passar despercebida”, lembra Denis Marcelo de Oliveira, analista em Tecnologia da Informação da CGPRI.
 
O robô faz as buscas no DOU, inclusive nas edições-extras, e no ‘Querido Diário’ — solução que faz buscas em diários oficiais municipais. “O que mais gosto na ferramenta é a precisão dos filtros e a praticidade dos resumos. Recebemos um boletim claro, direto, que facilita muito a rotina. Hoje, cerca de seis pessoas na coordenação recebem esses alertas e conseguem reagir com mais agilidade a qualquer norma, portaria ou resolução publicada”, afirma Oliveira.
 
Eficiência que inspira

A experiência da CGPRI mostra que soluções simples e acessíveis podem gerar grandes impactos na Administração Pública. Com o Ro-DOU, a economia de tempo veio acompanhada de mais organização e confiança na tomada de decisão.

“É uma automação que faz diferença na rotina, sem custo nenhum para o órgão. Um ótimo exemplo de como a tecnologia pode — e deve — ser aliada da gestão pública”, conclui Denis.

A ferramenta já é utilizada em diversas unidades do MGI, como a Secretaria de Gestão e Inovação (Seges), a Secretaria de Serviços Compartilhados (SSC), a própria SGD e o Arquivo Nacional. Também está disponível para outros órgãos, como a Escola Nacional de Administração Pública (Enap), reforçando o compromisso do MGI com uma gestão mais eficiente, digital e orientada por dados.

A Enap realizou a instalação própria e customizou o código aberto para atender às suas necessidades específicas. Entre elas, a automatização do processo de elaboração e divulgação, por e-mail, do Boletim de Legislação e Atos Normativos produzidos pela escola.

Segundo o coordenador-geral de Tecnologia da Informação da Enap, Frank James da Silva Pires, a pesquisa manual no DOU, no Sigepe Legis e no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para produção do boletim era realizada por uma pessoa da equipe. A atividade consumia cerca de três horas de trabalho dela por dia. Com a implementação do Ro-DOU, segundo ele, estima-se uma economia de 700 horas de trabalho por ano.

“Hoje, a equipe da Biblioteca da Enap utiliza o Ro-DOU para o processo de criação e divulgação do Boletim Legis. O processo é 100% automatizado. Não há mais intervenção humana. Apenas supervisão, para monitorar possíveis melhorias”, explicou o coordenador-geral.

Quero usar o RO-DOU

Os órgãos do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) que quiserem utilizar o Ro-DOU precisam fazer a solicitação seguindo o passo a passo disponível neste link: https://gestaogovbr.github.io/Ro-dou/como_utilizar/usuarios/
 
Já os interessados de órgãos públicos que não sejam unidades do MGI, podem implantar a solução em sua própria infraestrutura. O Ro-DOU está disponível, gratuitamente, como código aberto para download no GitHub. Na plataforma, também é possível buscar informações, suporte ou sugestão de melhorias, no repositório do GitHub — https://github.com/gestaogovbr/Ro-dou/issues. Dúvidas podem ser enviadas para o endereço seges.cginf@gestao.gov.br.
 

Acesse outras informações na página do RO-DOU: gov.br/rodou