Gestão inaugura fábrica de digitalização de documentos funcionais que emprega 50 pessoas com deficiência

Para a execução da fase de digitalização, a Decipex contratou a Associação Centro de Treinamento de Educação Física Especial (CETEFE), entidade sem fins lucrativos, que atende a pessoas com deficiência (PcD). Assim, o trabalho de digitalização dos acervos da Decipex será realizado promovendo também a inclusão social de 50 pessoas com diferentes tipos de deficiências: física, auditiva, visual, mental e múltipla.

Durante a visita à Fabrica de Digitalização da Decipex, a ministra verificou como as tarefas estão sendo desenvolvidas e parabenizou toda a equipe do MGI por dar, ao mesmo tempo, dois bons exemplos: de gestão eficiente dos acervos em papel e de inclusão social. Segundo a ministra, a iniciativa deve ser adotada também por outros órgãos da administração direta. "O acervo de documentos em papel do Governo Federal ainda é muito grande, então pensamos em replicar a iniciativa em outros órgãos, como a Secretaria de Patrimônio da União (SPU) e o Arquivo Nacional, que nos acompanham nessa visita", informou.

A coordenadora-Geral de Gestão de Acervos Funcionais da Decipex, Irene Gomes, explica que a Fábrica de Digitalização foi inspirada em uma linha de produção fabril, com o objetivo de otimizar o tratamento documental. O processo é dividido em seis etapas principais: triagem, numeração e higienização, digitalização, conferência de qualidade, remontagem, certificação digital e inserção dos arquivos no sistema. Segundo ela, o processo de transformação dos assentamentos funcionais de físicos para digitais visa oferecer maior segurança, praticidade e transparência no acesso às informações que são fundamentais para a concessão e manutenção de benefícios, bem como para responder a demandas de órgãos judiciais e de controle.

Inclusão social

Carlos Ednaldo Soares, deficiente físico de 21 anos, disse que oportunidades assim são fundamentais para que as pessoas como ele consigam trabalho, pois no setor privado é comum haver discriminação, mesmo para os jovens. Já Pamela Jessica, deficiente auditiva, explica através da intérprete de libras que mesmo tendo iniciado há pouco tempo, já consegue perceber a evolução de todo o grupo no desenvolvimento das tarefas. Ela lembra que as pessoas com deficiência precisam dessas aberturas. "Temos famílias, precisamos comprar comida, pagar as contas. É por meio do trabalho que conseguimos cuidar do nosso futuro", declarou.

20 milhões de imagens

A iniciativa tem o objetivo de digitalizar um acervo de cerca de 20 milhões de imagens (4,5 mil metros lineares de papel) até o final de 2026. De acordo com o diretor da Decipex, Marco Aurélio Alves da Cruz, espera-se uma melhoria significativa no acesso aos documentos por parte dos cidadãos, especialmente para servidores aposentados e pensionistas, pela redução de tempo e recursos necessários para acessá-los. "A digitalização permite o acesso simultâneo aos documentos, reduzindo o tempo de atendimento às demandas, os custos de armazenamento e manuseio de documentos físicos, além dos riscos de acidentes com o acervo", detalha. Segundo ele, se fossem adotados os métodos tradicionais, a digitalização de todo o acervo poderia demorar mais de 10 anos para ser feita.

Atualmente, a Decipex gerencia um universo de aproximadamente 173 mil aposentados, pensionistas e anistiados políticos, dos quais estão sob a guarda da Diretoria em Brasília e nos ex-territórios, 66 mil pastas funcionais. Desse universo, falta digitalizar cerca de 65%. Essa gestão inclui a responsabilidade pela guarda, organização, tratamento, higienização, digitalização e disponibilização dos assentamentos funcionais destes indivíduos.

Mais acesso a informações funcionais

Para o Secretário de Gestão de Pessoas, José Celso Cardoso Jr., que também participou da visita, trata-se de uma iniciativa fundamental pois o acervo de papel ao longo do tempo vai se deteriorando. "Precisamos garantir a perenidade, a segurança e a acessibilidade dos servidores às suas informações funcionais. Este é um projeto piloto com muitas implicações para o conjunto da administração pública e que será expandido para outros órgãos. Entendo este como um excelente exemplo de gestão pública eficiente por meio da inclusão social", finalizou.