Utilização do Dimensionamento da Força de Trabalho para gestão de pessoas e lotação de novos servidores

Recentemente, o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos autorizou a realização de diversos concursos públicos, com mais de 8.000 vagas. A possibilidade de recompor o quadro de pessoal, após tanto tempo, vem junto com uma grande responsabilidade, que é alocar os novos servidores de modo a aproveitar plenamente o seu potencial para a geração de serviços para a sociedade. 

O modelo referencial de Dimensionamento da Força de Trabalho – DFT, o qual contempla a metodologia e o Sistema de Dimensionamento de Pessoas – SISDIP, já está em uso por, aproximadamente, 70 órgãos do Sistema de Pessoal Civil - SIPEC. A ferramenta demonstra a quantidade ideal de pessoas para cada unidade e contexto organizacional. Além disso, são oferecidos mais de 30 indicadores quantitativos e qualitativos para auxiliar no diagnóstico e perfil de cada unidade, bem como da organização como um todo. Nesse contexto, muitos órgãos e entidades que tiveram aprovadas suas solicitações de concursos, já utilizam o SISDIP.  

Assim, o DFT pode ser um importante aliado da gestão de pessoas, bem como da administração dos órgãos e entidades de forma geral.  

Entre os resultados gerados, cabe destacar os diversos indicadores de pessoal, tais como pirâmide etária, percentual de abono permanência, tempo das pessoas no órgão e no serviço público, tempo gasto por entrega, por temática e por cadeia de valor, além dos dados quantitativos da quantidade estimada de pessoas. 

Um dos indicadores gerados é o índice de adequação de pessoal, que corresponde ao percentual de força de trabalho que deve ser agregado à equipe para se chegar à quantidade ideal de pessoas. Vejamos um exemplo: 

A equipe A possui 10 pessoas na quantidade efetiva e o DFT estimou que a quantidade ideal é 12.  

A equipe B possui 4 pessoas na quantidade efetiva e o DFT estimou que a quantidade ideal é 6.  

Nesse caso, as duas equipes precisam de 2 pessoas. Em termos absolutos, é  a mesma quantidade. Porém, podemos dizer que ambas têm a mesma necessidade? O impacto dessas 2 pessoas é o mesmo, tanto na equipe A quanto na B? 

O índice de adequação de pessoal, nos mostra que a necessidade de pessoal na equipe B é maior, pois as 2 pessoas a mais representam 50% da força de trabalho, enquanto na equipe A representam 20%.  

É possível imaginar, também, que a sobrecarga de trabalho é maior sobre a equipe B, durante os afastamentos, como férias ou licenças médicas. Por sua vez, as condições para permitir participação em ações de treinamento, licenças para capacitação, ou organizar férias são mais limitadas na equipe B, na qual a falta de um só membro tem um impacto mais sensível. 

Dessa forma, é possível comparar esse resultado entre as unidades, para evidenciar onde há maior necessidade e, assim, argumentar a respeito da priorização da alocação de pessoas na equipe B. Certamente, além deste dado, há outras motivações que embasam a decisão, tais como o peso de determinadas ações e programas na estratégia da organização. Contudo, o uso dos dados do DFT qualifica a análise e dá mais segurança para a alocação.  

Outros indicadores que favorecem a alocação de pessoal são os relacionados ao perfil da equipe: índice de abono de permanência, vínculo (estatutário, sem vínculo, terceirizado), por exemplo. É importante verificar que atividades são realizadas pelas pessoas nessas condições, pois, a qualquer momento, podem se desligar do órgão e deve-se ter em mente que é preciso alocar e preparar pessoas para darem continuidade ao trabalho. 

E ainda há outros dados que podem ajudar a planejar a força de trabalho, com relação aos conhecimentos necessários para realizar as entregas da unidade.  Os gráficos que mostram a concentração do esforço ou horas por entrega e por categoria de serviço ou temáticas, por exemplo, o percentual do total de horas que é gasto com o processo de licitação ou com o planejamento da força de trabalho, evidenciam as atividades que estão exigindo mais tempo e dedicação, sendo um indicativo para ações de treinamento e escolha de perfis em um processo de alocação.  

Há exemplos de órgãos que estão utilizando o DFT no mapeamento de suas necessidades de pessoal, a fim de priorizar a alocação dos novos servidores nas unidades organizacionais mais prioritárias e com maior necessidade de pessoas. A ideia é que os novos servidores sejam acolhidos no órgão com a perspectiva de atuar nas unidades mais críticas e que possam contribuir de maneira mais relevante para a organização 

Dessa forma, recomendamos que façam uso da ferramenta para acompanhamento da sua força de trabalho, o que pode propiciar, inclusive, uma melhor alocação dos novos servidores, que ingressarão nos órgãos e entidades após a realização dos concursos públicos já aprovados. É nesse sentido que a SGP enviou o OFÍCIO CIRCULAR SEI nº 1122/2023/MGI a todos os órgãos e entidades do Sipec, destacando algumas possibilidades de uso do dimensionamento para uma atuação estratégica das unidades de gestão de pessoas. A versão integral do ofício-circular pode ser consultada aqui.