Saúde define em 5 anos o prazo mínimo de arquivamento dos documentos da assistência farmacêutica

O Ministério da Saúde tomou uma medida importante que promete aliviar um dos desafios enfrentados na gestão da assistência farmacêutica: o armazenamento de documentos necessários para acessar o rol de medicamentos disponibilizados por meio das farmácias do componente especializado da assistência farmacêutica. Entre eles, cópia do cartão nacional de saúde, cópia de documento de identidade, comprovante de residência, prescrição médica entre outros. Apenas em 2024, 4,5 milhões de pessoas retiraram algum medicamento do componente especializado no Brasil.

A nova regulamentação pactuada nesta quinta-feira (19), durante a Reunião da Comissão Intergestores Tripartite (CIT), estabelece um prazo mínimo de cinco anos para a manutenção desses documentos recebidos e produzidos durante as etapas do componente. A medida resolve um antigo gargalo que dificultava o descarte ou digitalização desses materiais. 

"Essa é uma demanda histórica e também uma das prioridades que nós temos no componente especializado da assistência farmacêutica. Juntamente com o Conass e o Conasems, identificamos a necessidade de definir o tempo de guarda, devido à lacuna normativa existente. Essa lacuna resulta em problemas estruturais na organização e na falta de espaço físico adequado”, destacou o coordenador-geral do Componente Especializado da Assistência Farmacêutica, Roberto Eduardo Schneiders. 

Com a medida, estados e municípios agora têm respaldo e orientações necessárias para eliminar documentos que por anos ocuparam grandes espaços físicos. Isso traz benefícios significativos, como a redução de gastos com armazenagem e a liberação de áreas que poderão ser destinadas a outras finalidades.

Além disso, ao permitir a digitalização dos documentos como cópias físicas ou digitalizadas, a ação promove a modernização e eficiência na gestão pública. Gestores poderão ter acesso mais rápido às informações de forma organizada, economizando tempo e recursos. 

“Esse marco é importante, ele nos dá condições de melhorarmos a nossa eficiência, a nossa operacionalização, otimizando espaços, otimizando pessoal, que hoje estão gerenciando arquivos que tem décadas, a gente tem arquivos aí de 30 anos de documentos que estão ocupando espaço nas nossas farmácias e nos nossos depósitos. Então, a partir dessa definição, nós vamos ter mais condições de garantir mais cuidado para a população e melhor o acesso aos medicamentos, a nossa população de maneira geral”, afirmou o assessor técnico do Conass, Henrique Vogado. 

 A medida é um passo concreto para otimizar a assistência farmacêutica, melhorando não apenas o processo administrativo, mas também o serviço prestado à população. Os documentos também podem ser armazenados em diferentes formatos, como meio físico, eletrônico, óptico ou equivalente. 

“Com certeza vai ajudar os trabalhadores do SUS no âmbito da assistência farmacêutica, especialmente do componente especializado, a realizar a sua organização e facilitar o acesso e o trânsito dessas documentações, tanto para o usuário, mas também para os serviços de dispensação, mas também de administração e gestão da assistência farmacêutica”, ressaltou o assessor técnico do Conasems, Elton Chaves. 

Ademais, a padronização da eliminação desses documentos segue os critérios previstos na Resolução nº40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). O texto orienta sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 

Alexandre Penido
Ministério da Saúde