Programa DNIT Sem Papel

Para liberar a permissão de acesso ao SEI, o usuário deverá estar registrado com login da rede do DNIT. Após o registro na rede, o gestor imediato da unidade do usuário deve abrir um chamado via contato telefônico: 0800 941 1201 ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/  . Caso o usuário disponha de sua portaria de lotação digitalizada, ele mesmo pode abrir o chamado prestando as informações, anexando ao chamado a respectiva portaria em PDF.

Incluído o perfil do usuário no Sistema, o Administrador irá concluir o chamado e o usuário será notificado por e-mail. Em regra, o login e a senha de acesso dos usuários cadastrados serão os mesmos utilizados para acesso à rede do DNIT. (Atualizado)

• Básico – perfil disponível a todos os empregados, possibilitando executar as funções primárias do sistema (funções de criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e estatísticas);
• Colaborador (Básico sem Assinatura) – perfil disponível aos estagiários e colaboradores. Esse tipo de acesso não permite assinatura dos documentos eletrônicos;
•  Administrador – perfil disponível para a equipe responsável pelo suporte do SEI, liberando as configurações de parâmetros do sistema e itens de negócio;
• Arquivamento – perfil disponível para os usuários que irão executar funções específicas de arquivo;
• Informática – perfil disponível para os usuários com permissão para configuração dos itens técnicos do SEI;
• Inspeção – perfil disponível aos usuários responsáveis pela inspeção administrativa de processos e/ou documentos eletrônicos;
• Ouvidoria – perfil disponível aos usuários que irão executar ações específicas de ouvidoria;
• Acervo de Processos Sigilosos da Unidade – perfil disponível para usuários da unidade que terão acesso a lista de processos com nível de acesso sigiloso na unidade. (Novo)

Deve-se digitalizar todos os processos e documentos produzidos em papel observando o que ocorrer primeiro:

• quando for necessário instruir o processo físico;
• quando for necessário tramitar para outra área um processo que está em meio físico;
• quando for necessário adicionar um novo documento físico em um processo que já está digital no SEI; ou
• quando for necessário o arquivamento do processo ou documento.

Acesse o Tutorial de Digitalização, disponível no portal do DNIT (http://sempapel.dnit.gov.br/menu-de-navegacao/projeto-dnit-sem-papel), para informações detalhadas sobre o procedimento de digitalização. (Atualizado)

Todas as unidades do DNIT devem providenciar a digitalização de seus processos e documentos e a sua inserção no SEI. (Atualizado)

a)    Higienização do Processo: retirar todos os grampos, clipes, papéis autocolantes, objetos plásticos e também folhas soltas não incluídas e não numeradas ao documento em questão (presas à capa, por exemplo);

b)    Preparação do Processo: conferir e corrigir, se necessário, inconsistências no documento tais como páginas dobradas, numeração de folhas, ausência de assinaturas, datas, carimbos, realização de anexação de todos os protocolos, abertura e encerramento de volumes, etc.

c)    Digitalização do Processo: digitalizar a capa do processo; o conteúdo do processo: todas as faces – frente e verso – das folhas que possuam conteúdo, inclusive aquelas com o carimbo “em branco”; e a contracapa do processo. Caso haja mídia física (CDs ou outras) juntada ao processo, o seu conteúdo deve ser compactado no formato ZIP e carregado para o SEI.

d)    Configuração do Scanner: selecionar a opção SEI (para folhas somente frente) ou SEI_Duplex (para folhas frente e verso) para gerar arquivo PDF pesquisável (com OCR) e salvar na pasta da unidade organizacional.

e)    Conferência da Qualidade do Processo Digitalizado: verificar se todas as folhas foram digitalizadas, estão legíveis e com a orientação correta (retrato ou paisagem). No caso de ausência de folhas digitalizadas ou digitalização ilegível, digitalize novamente os documentos. No caso de orientação invertida do documento, utilize o software MultiPageTif para alterar a orientação da página.

Basta digitalizar o processo e/ou documentos em quantidades menores e utilizar o software MultiPageTif que permite dividir, unificar, e girar páginas dos documentos em TIF.

Para solicitar a instalação do software, abra um chamado pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ 

Abrir um chamado detalhando o seu problema pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ ou ligar no Help Desk.  O seu chamado será repassado a um técnico especialista do SEI-DNIT que entrará em contato para esclarecer suas dúvidas.

Na tela principal do SEI-DNIT, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”. 

A inclusão de documentos atenderá aos procedimentos abaixo, conforme tipo de arquivo a ser incluído no SEI:

• Processo – deve ser aberto um processo no SEI, que receberá o mesmo número do processo físico. Para o passo-a-passo siga os slides, apresentados no Tutorial de Digitalização:
  • Cadastrar processo digitalizado no SEI;
  • Incluir processo digitalizado; e
  • Termo de Encerramento de Trâmite Físico.
• Protocolo – deve ser aberto um processo no SEI, que receberá um novo número de processo no sistema. Para o passo-a-passo siga os slides, apresentados no Tutorial de Digitalização:
  • Cadastrar processo no SEI;
  • Incluir protocolo digitalizado; e
  • Termo de Encerramento de Trâmite Físico.
• Outro documento – deve ser incluído dentro de outro processo no SEI. Para o passo-a-passo siga o slide:
  • Incluir documento digitalizado.

A unidade do DNIT que está de posse do processo deve proceder com a sua digitalização e incluí-lo no SEI.

Depois, para formalizar o encerramento do trâmite do processo físico, o usuário deve incluir um novo documento no processo eletrônico, o Termo de Encerramento de Trâmite Físico, editar as informações solicitadas no documento, imprimir uma via e anexá-lo ao final processo físico. O processo físico deve então ser tramitado para o “Arquivo Geral” e posteriormente encaminhado à unidade Protocolo Geral, que fará sua guarda de acordo com a tabela de temporalidade vigente.

A partir deste momento, a unidade não deve inserir mais nenhum documento no processo físico, para que não haja diferenças entre o processo físico e o processo digitalizado.

Os novos documentos a serem inseridos no processo devem ser incluídos no respectivo processo eletrônico.

O SEI-DNIT não permite atribuir prioridades aos processos. Essa atividade deve ser do responsável da área que pode atribuir processos a usuários específicos. A prioridade deve ser comunicada diretamente a esses usuários.

O SEI-DNIT permite alterar, a qualquer momento, os campos preenchidos na tela “Iniciar Processo”. Para isso, entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Consultar / Alterar Processo”.  

Entre no processo e clique no botão “Enviar Processo”.  Em seguida, informe a sigla da área para onde deseja enviar o processo e clique no botão “Enviar”. 

Abra um chamado na Central de Serviços do DNIT  e informe ao atendente o ocorrido para a abertura do chamado que será encaminhado a um técnico especialista do SEI.

O processo enviado por outra área aparece na tela inicial de “Controle de Processos” na coluna “Recebidos” com o número do processo grafado em vermelho. Para receber o processo, clique sobre o número do processo.

O SEI-DNIT possui uma área de “Anotações” disponível para comunicação com a equipe interna da área. Os usuários de outras áreas não tem acesso a essas anotações. Para criar uma anotação, clique no ícone correspondente e digite as anotações/observações.

Entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Concluir Processo”.

Se o processo estiver tramitando na sua unidade de origem, qualquer usuário alocado na unidade poderá proceder com a conclusão do processo clicando no ícone "Concluir Processo".

Para reabrir um processo é necessário que ele tenha tramitado pela sua área. Por meio da tela de pesquisa (menu “Pesquisa” à esquerda da tela inicial) encontre o processo encerrado. Clique no ícone da árvore e, em seguida, ícone “Reabrir Processo”. (Atualizado)

Na tela “Controle de Processo” entre no processo que receberá o processo anexado. Clique no ícone “Anexar Processo”. Posteriormente, na tela “Anexação de Processos” informe o número do processo que será anexado, clique em “Pesquisar”, Automaticamente o SEI preencherá o campo “Tipo” com o respectivo tipo de processo a ser anexado e habilitará a opção “Anexar” e confirme a operação.  

Como regra, o processo mais novo deve ser anexado ao mais antigo, de modo que o mais novo passe a compor a árvore do processo mais antigo. Além disso, o processo a ser anexado deve atender aos seguintes requisitos:

• Estar aberto na unidade que irá realizar a operação;
• Não ser um processo sigiloso;
• Não ter processos anexados a ele.

Se o processo a ser anexado tiver nível de acesso “Restrito”, o processo principal também passará a ter o mesmo nível de acesso. (Atualizado)

Sim, mas somente administradores do sistema podem realizar esta operação. Abra um chamado via contato telefônico ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ para atendimento pelo suporte técnico do SEI. (Atualizado)

Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Atribuir Processo”. Em seguida, selecione o usuário para o qual deseja atribuir o processo.

O SEI-DNIT permite que somente pessoas da própria área por onde estão tramitando os processos sejam designadas. Nesse caso o usuário deve entrar em contato com a outra área e solicitar ao responsável a designação

Abra um chamado no Portal de Atendimento do DNIT para atendimento de um técnico especialista do SEI.

Não. O sistema organiza os usuários automaticamente, tendo como critério a ordem numérica ou alfabética dos usuários da área.

Como regra geral, os documentos devem ser gerados no SEI utilizando o editor do próprio Sistema. Entretanto, é possível incluir documentos externos (nato-digitais ou digitalizados) em um processo no SEI. Para informações mais detalhadas, consulte o  o Tutorial de Digitalização. (Atualizado)

O tamanho máximo de arquivo no formato zip é de 1GB e para os demais formatos é de 100MB. (Novo)

Dependendo do formato do arquivo, o usuário deve utilizar ferramentas operacionais específicas, visando particionar (dividir) o arquivo a ser incluído no SEI. Exemplos: para arquivo em PDF, é possível dividi-lo em duas ou mais partes utilizando o software MultiPageTif; para outros tipos de arquivos, pode-se diminuir o seu tamanho por meio de compactação com a extensão ZIP. (Novo)

Dependendo do formato do arquivo, o usuário deve utilizar ferramentas operacionais específicas, visando particionar (dividir) o arquivo a ser incluído no SEI. Exemplos: para arquivo em PDF, é possível dividi-lo em duas ou mais partes utilizando o software MultiPageTif; para outros tipos de arquivos, pode-se diminuir o seu tamanho por meio de compactação com a extensão ZIP. (Novo)

Atualmente, os formatos de arquivos suportados pelo SEI são:

• DOC - Arquivo de documento de texto do Microsoft Word;
• DOCX - Arquivo de documento de texto do Microsoft Word 2007 ou superior;
• DWG - Arquivo de imagem do Autocad;
• HTML - Arquivos padrão web;
• ODS - Arquivo de planilha eletrônica do tipo OpenDocument;
• ODT - Arquivo de documento de texto do tipo OpenDocument;
• PDF - Portable Document Format (Formato Portátil de Documento);
• RAR - Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;
• XLS - Arquivo de planilha eletrônica do Microsoft Excel;
• XLSX - Arquivo de planilha eletrônica do Microsoft Excel 2007 ou superior;
• ZIP - Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas. (Novo)

Entre no processo (clique sobre o número do processo) e clique no ícone “Incluir Documento”. Em seguida, selecione o tipo de documento que deseja incluir, preencha os dados da tela “Gerar Documento” e clique no botão “Confirmar Dados”. Em seguida, crie o documento digitando-o na tela que se abrirá. 

Antes de iniciar um novo processo eletrônico, o usuário deve efetuar pesquisa no SEI para identificar se já existe processo em trâmite referente ao assunto do documento. Se existir e o processo não estiver aberto na unidade do usuário, deve- solicitar sua tramitação para a unidade e incluir o documento no processo eletrônico. Caso não exista processo sobre o assunto, o usuário deve iniciar um novo processo eletrônico e incluir o documento que chegou na unidade. (Novo)

Na tela de inclusão de documentos aparece uma lista prévia dos tipos de documentos mais utilizados na sua unidade. Se o documento não estiver nesta lista, clique no ícone  “Exibir todos os tipos”. Se na lista completa não aparecer o tipo de documento que você deseja incluir no processo, entre em contato com a CGLOG por meio do e-mail cglog@dnit.gov.br,  a CGLOG em parceria com o Arquivo Central realizará a análise e classificação do documento. Fica sob a responsabilidade do Arquivo Central abrir um chamado via contato telefônico 0800 941 1201 ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ para inclusão do modelo de documento pelo suporte técnico do SEI. (Atualizado)

Certifique-se que a função “pop-up” esteja habilitada no seu navegador. Se não souber como habilitar esta função no seu navegador, abra um chamado via contato telefônico 0800 941 1201 ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ e descreva a necessidade. Independentemente da função “pop-up” estar ou não habilitada no navegador, é possível editar o documento. Para isso, clique sobre o nome do documento gerado na árvore do processo (que aparece à esquerda da tela) e depois clique no ícone “Editar Conteúdo”, o sistema exibirá um “pop-up” e o usuário poderá então editar o documento. (Atualizado)

Sim. O SEI permite transformar qualquer documento que tenha sido criado no próprio Sistema em modelo para documentos similares a serem incluídos em outros processos. Para isso, entre no documento que deseja transformar em modelo e clique no ícone “Adicionar aos Modelos Favoritos” . Em seguida, selecione ou crie um grupo e escreva uma descrição para o modelo. (Atualizado)

Entre no documento que deseja alterar. Em seguida, clique no ícone “Editar Conteúdo”.  Em seguida digite as alterações e clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela. 

Sim. Há duas funcionalidades para remoção de documentos no SEI: Excluir ou Cancelar Documento. Clique no documento que deseja remover. Se o botão '' Excluir '' estiver disponível, o documento pode ser excluído completamente e não constará mais da árvore de documentos do processo.  Se o botão '' Excluir '' não estiver disponível, o documento não pode mais ser excluído, podendo ser apenas cancelado. Neste caso, clique no botão “Cancelar Documento” e informe a justificativa para o cancelamento do documento. (Atualizado)

Se o documento foi criado na sua unidade, entre no processo em que consta o documento que se deseja assinar. Em seguida, clique sobre o nome do documento e depois clique no ícone “Assinar Documento”, informe o cargo/função que deve ser associado a assinatura, informe o tipo de assinatura (por login e senha ou por certificado digital), digite sua senha e clique na tecla <ENTER>. Caso o documento tenha sido criado em outra unidade, entre na tela “Controle de Processo”, no menu à esquerda, clique no item “Blocos de Assinatura”. A seguir serão apresentados os blocos de assinatura disponibilizados para a unidade. Basta clicar no ícone '' Assinar Documentos do Bloco” e todos os documentos enviados serão assinados em conjunto. Se desejar visualizar o conteúdo de cada documento enviado, por meio do Bloco de Assinatura, clique no ícone '' Processos/Documentos” do Bloco. Em seguida serão apresentados todos os documentos incluídos no Bloco.

Todo documento gerado no próprio SEI é considerado minuta até que esteja assinado. Por isso, se um processo for enviado a outra unidade contendo um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Para que a outra unidade tenha acesso ao conteúdo, é necessário que o documento esteja assinado antes do envio do processo.

Sim. Um documento pode ser assinado por diferentes usuários de uma mesma unidade ou de unidades diferentes, sendo que neste último caso, o documento deve ser incluído em um Bloco de Assinatura. 

Entre no processo que contém o(s) documento(s) que deseja enviar clicando sobre o número do processo. Em seguida, clique no botão “Enviar Correspondência Eletrônica”, informe o(s) e-mail(s) do(s) destinatários, o Assunto e o conteúdo da Mensagem, que pode ser um Texto Padrão se houver algum criado na Unidade. Depois, selecione o(s) documento(s) que deseja anexar ao e-mail e clique no botão “Enviar”. 

Entre no processo que contém o(s) documento(s) que deseja compartilhar clicando no número do processo e clique no botão “Gerar Arquivo PDF do Processo”. Em seguida, selecione o(s) documento(s) e clique no botão '' Gerar ''. O Sistema gerará um arquivo PDF único com os documentos selecionados e abrirá uma tela para você escolher onde salvar o arquivo. Depois, basta compartilhar o arquivo.

Entre na tela de pesquisa clicando na funcionalidade “Pesquisa” (menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”). Informe dados do processo que deseja localizar e clique no botão “Pesquisar”.   Caso não consiga localizar o processo, abra um chamado via contato telefônico ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ para atendimento pelo suporte técnico do SEI. 

Sim. A funcionalidade “Pesquisa” (menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”) disponibiliza diversos filtros de pesquisas, dentre esses a unidade de trabalho. 

Sim. A funcionalidade “Pesquisa” (menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”) disponibiliza diversos filtros de pesquisas, dentre esses o usuário que iniciou o processo.

Entre na tela de pesquisa clicando na funcionalidade “Pesquisa” (menu lateral à esquerda da tela de “Controle de Processos”). Informe o número do processo no campo “Nº SEI” e clique no botão “Pesquisar”. 

• Sigiloso:  o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo às pessoas a quem for atribuída permissão;
• Restrito: o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito às unidades pelas quais esse processo tramitar, e, obviamente, à todas as pessoas que estiverem vinculadas àquelas unidades; e
• Público: o conteúdo do processo e/ou documento pode ser visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI. 

Este documento deve ser arquivado no Protocolo Central do DNIT. Primeiro, você deve anotar, à lápis, no documento o número do processo e o número do documento SEI. Após a conclusão do processo, deve-se encaminhar estes documentos ao Arquivo.
Conforme o DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 (Art. 12 § 3º):
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

Abrir um chamado via contato telefônico ou pelo Portal de Atendimento https://servicos.dnit.gov.br/citsmart/ para atendimento pelo suporte técnico do SEI.

Caso o chamado seja enviado por correio eletrônico na descrição do chamado, insira as informações referentes a sua dúvida ou problema. Para facilitar o contato pelo suporte técnico do SEI, quando necessário, é importante incluir alguns dados do solicitante como nome completo, cargo/função, matrícula, e-mail, ramal e unidade de lotação.

Para outras informações, consulte os informativos e tutoriais disponíveis na página do Programa DNIT Sem Papel.

O DNIT SEM PAPEL é um programa desenvolvido pela Diretoria Executiva, em parceria com a Diretoria de Administração e Finanças, com o objetivo de implantar uma série de iniciativas voltadas à desburocratização e modernização do Órgão. O carro chefe, e a principal iniciativa do programa, é a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

O SEI é uma ferramenta que foi idealizada por servidores administrativos do próprio TRF4 e elaborada para facilitar ao máximo os trabalhos com procedimentos e processos administrativos que permite a produção, edição e assinatura de documentos e trâmite de processos eletrônicos dentro do próprio sistema.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

É a sigla de Processo Eletrônico Nacional, projeto que é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. É um projeto de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos. No âmbito do PEN, o SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico, formando a sólida parceria PEN-SEI.

Os primeiros processos serão disponibilizados para trâmite eletrônico no SEI a partir de 1º de junho de 2017. O planejamento da implantação prevê a inclusão gradativa dos processos no sistema, tendo sua conclusão prevista para 31 de outubro de 2017.

Não. Apesar do SEI permitir o controle dos eventos em um processo, o sistema não possui funcionalidades específicas para gerenciamento de atividades ou demandas.

Sim. O SEI será implementado em todo o DNIT, incluindo todos os órgãos descentralizados.

Para saber mais sobre a quantidade de órgãos que já utilizam o SEI, acesse o Ministério do Planejamento, no link abaixo:

http://www.planejamento.gov.br/pensei/adesao-ao-processo-eletronico-nacional-pen

O SEI foi concebido e desenvolvido pelos servidores públicos do TRF4 e é cedido gratuitamente para as instituições públicas.