Notícias
Planificación Adaptativa en 3 Pasos: Modelo LA-BORA!gov
Paso 1: Mire a las Personas
Antes de hablar de trabajo, mire al equipo: ¿cómo ven las personas su pasado y proyectan el futuro de sus vidas? Esto ayuda a crear empatía y conexión en el equipo.
La propuesta es dedicar un tiempo para que el equipo se mire a sí mismo… ¡de forma asincrónica! A continuación, tres sugerencias de actividades para el Paso 1:
Sugerencia 1
Cree un espacio virtual (puede ser un tablero en Miro, Google Docs, Jamboard, etc.) e incentive al equipo a reflexionar sobre las siguientes preguntas:
Mire su pasado. Si pudiera volver 10 o 20 años atrás (puede elegir), ¿qué consejos se daría a sí mismo?
Mire su futuro. Dentro de 10 o 20 años (puede elegir), ¿a dónde quiere llegar? ¿Qué transformación desea realizar?
Ahora complete la plantilla de la ESTRELLA DE MAR para planificarse y alcanzar sus objetivos. La plantilla consiste en una figura con forma de estrella de mar con cinco puntas, cada una con una pregunta a responder. Las preguntas pueden contestarse en una hoja en blanco:
- Empezar a hacer o ser
- Dejar de hacer o ser
- Hacer o ser más
- Hacer o ser menos
- Continuar haciendo o siendo
Sugerencia 2
Se sugiere una dinámica guiada para propósitos de año nuevo — un tipo de autoplanificación. La idea es que cada persona, de forma individual y asincrónica, reflexione sobre lo que hizo el año pasado y lo que planifica para el año en curso.
El paso a paso se encuentra en este video. El video está completamente narrado y, por lo tanto, es accesible para personas con discapacidad visual.
Sugerencia 3
Esta sugerencia se basa en la imagen de varias mascotas: una está seria, otra riendo, otra jugando y otra aprensiva. Observe la imagen o reflexione sobre cómo se siente y responda:
“¿Quién soy yo en 202xx?”
Es una forma ligera para que el equipo reflexione sobre las expectativas para el año.
Se sugiere que estas reflexiones personales se compartan en el Paso 3.
Si considera que el equipo aún no está preparado para hablar de temas personales, no hay problema: puede pasar directamente al Paso 2. En LA-BORA!gov funciona muy bien, ayuda a generar confianza y compromiso. ¡Vale la pena intentarlo!
Paso 2: Mire el Trabajo
Recuerde la misión y los valores de la institución. Revise los logros del último año y comience a planificar el futuro, todavía de forma asincrónica.
- Cree un espacio virtual (Miro, Google Docs, Jamboard, etc.) donde el equipo registrará la información. En LA-BORA!gov usamos Miro, una herramienta de tableros en blanco donde se pueden incluir notas adhesivas de colores y esquemas gráficos. Como audiodescripción resumida: aparecen cuadros con las etapas descritas paso a paso en esta planificación adaptativa.
- Invite al equipo a revisar la planificación del gobierno (directrices), luego la planificación de la institución, después la de la Secretaría/Dirección, hasta llegar al área específica. Así se garantiza alineación estratégica organizacional.
- Revise el tablero del año anterior y registre:
- ¿Qué fue lo que más le sorprendió?
- ¿Cuál fue la mayor lección aprendida?
- ¿Cuál fue el proyecto más importante y por qué?
- Cada responsable de proyectos ejecutados graba un audio de WhatsApp con un pitch (discurso de venta) de un minuto para que nuevos miembros conozcan la acción. Designe a alguien para organizar y compartir estos audios. El video mencionado ocurre dentro de un ascensor y cuenta con subtítulos.
- Si el equipo tiene una nueva idea de proyecto alineada con la organización, insértela en el espacio virtual bajo el tema “Año nuevo, idea nueva” y grabe un pitch de un minuto.
- Todos escuchan los pitchs y anotan preguntas para la reunión sincrónica. Luego, colocan su nombre en los proyectos o actividades que más les interesan. La competencia se desarrolla; lo importante es encontrar sentido en el proyecto.
En la siguiente etapa, el equipo se reunirá para discutir los resultados de los Pasos 1 y 2.
Paso 3: Reúna al Equipo y Presione Play
Es momento de reunir al equipo, compartir lo ocurrido en la etapa asincrónica y definir líderes y equipos de proyectos. Permita que las personas elijan los temas que más les interesen.
Para más detalles, vea o escuche el siguiente video: ¡Saque la planificación del papel! Cómo planificamos y gestionamos proyectos de forma simple y ágil
Actividad Sincrónica (en grupo)
- 25 minutos — Cada persona tiene hasta 2 minutos para hablar del Paso 1.
- 15 minutos — Cada persona tiene 1 minuto para hablar del Paso 2.
- 20 minutos — Compartir preguntas y respuestas sobre los proyectos.
- 10 minutos — Cada persona tiene 2 votos para elegir nuevas ideas.
- 30 minutos — Conciliar intereses con necesidades organizacionales y ajustar equipos.
Luego definan líderes y co-líderes. Todos los proyectos necesitan ambos.
Los líderes programan reuniones, eligen herramientas (Canvas, Trello, Asana, Miro, Planner, etc.), crean cronogramas y actualizan regularmente el estado de los proyectos.
¿Por Qué Utilizar Este Modelo?
Si el mundo cambia todo el tiempo, ¿para qué planificar? Precisamente por eso. Como dijo Peter Drucker:
“La mejor manera de predecir el futuro es crearlo.”
- Es adaptable y flexible.
- Reduce el riesgo de proyectos abandonados.
- Genera historial visual y sistémico.
- Facilita la identificación de riesgos.
- Facilita la integración de nuevos miembros.
- Fomenta autorresponsabilidad.
- Evita retrabajos y superposiciones.
- Permite seguimiento visual por parte de líderes.
- Genera confianza creativa y mayor compromiso.
“Si quiere animar a alguien a hacer algo, hágalo simple.” — Richard Thaler