Jornada de Implantação do PEN
É fundamental que a organização monte um time dedicado à implantação das soluções do PEN. A quantidade de profissionais envolvidos nesse trabalho dependerá, entre outras coisas, do tamanho da organização, da capilaridade e quantidade de processos de trabalho a serem implantados e do cronograma de execução do plano de implantação.
Além disso, a seleção dos servidores que formarão o time deverá levar em consideração a capacidade técnica de cada profissional.
Um time com composição multidisciplinar é um fator chave de sucesso. Dentre os conhecimentos estratégicos desejáveis para os membros do time de implantação, destacamos os relacionados à gestão documental, tecnologia da informação e comunicação, comunicação social, gestão de projetos e processos. Para evitar descontinuidade ou desvio de força de trabalho, é importante ainda que o time seja composto em sua maioria por servidores de carreira.
O objetivo principal do time é implantar as soluções do PEN e garantir que elas estejam funcionando no órgão. Para isso é importante que os servidores participem das capacitações para aprofundar conhecimento e conheçam casos de sucesso e outras iniciativas em andamento para que sejam estabelecidas redes de colaboração.
Fique Esperto!
Não corra riscos! Selecionar servidores que não possuem as habilidades ou experiência necessárias para atuarem na implantação das soluções do PEN pode comprometer o projeto, por não serem capazes de realizar o trabalho de maneira eficiente podendo resultar em entregas de baixa qualidade, erros frequentes e retrabalho.
Quem fez, fez como?
Universidade Federal Fluminense - Comissão de Implantação do SEI na UFF
Universidade de Brasília - UnB Digital: Comissão de Implantação do SEI na UnB
Prefeitura Municipal de Salinas (MG) - Comissão de Implantação do SEI Salinas
Como escalar meu time?
A equipe do PEN preparou uma proposta para apoiar você na formação do seu time de implantação.
Nessa escalação, alguns papéis são fundamentais para o sucesso do projeto, como o Patrocinador, o Gerente de Projetos (Gestor da Implantação), os Profissionais de TI, de Negócio, de Comunicação, entre outros.
Cada integrante tem responsabilidades específicas que contribuem para o bom andamento da implantação. A estrutura sugerida é uma referência que pode, e deve, ser adaptada conforme as particularidades e necessidades de cada órgão ou ente federativo.
Baixe a planilha com a nossa proposta de time e dê o primeiro passo rumo a uma implantação bem-sucedida!
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.ODS (Open Document)
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