Ser a solução ou ser parte do problema?

Quem nunca ouviu a famosa frase: “Se você não faz parte da solução, então faz parte do problema”, quando teve que levar um “pepino” até um superior? Problemas acontecem todos os dias e os gestores devem saber como lidar com eles, pois afinal, seu trabalho é justamente esse: resolver problemas. A grande sacada, porém, está na forma como se deve lidar com eles.

A primeira coisa importante a considerar é: que tipo de problema devo repassar ao meu superior? A resposta é simples: aqueles cuja resolução, dependerá da aprovação do mesmo. São bons exemplos os que se referem a custos adicionais para a empresa, soluções que necessitarão da colaboração de pessoas que não estão sob seu comando ou soluções que demandam investimento.

 Diante de um problema, a primeira ação que deve ser tomada é pensar em todas as possibilidades de solução. Verifique exaustivamente se essa solução não está ao seu alcance e, depois de ter certeza de que as opções possíveis precisam de aprovação, prepare-se para levar o problema a quem se deve da maneira adequada.

Todo mundo conhece aquele funcionário que é a personificação do “problema”. Geralmente é aquele que ao entrar na empresa provoca o “xiiiiiii…lá vem ele!”. Esse tipo é fácil de identificar: parece sempre encontrar empecilhos e obstáculos em tudo, todos os problemas “só acontecem com ele”, aparenta estar sempre estressado e nunca se consegue entrar em um acordo com ele sobre qualquer coisa sem partir para o conflito. Esse tipo de postura, faz com que aconteça o mesmo da história do menino que foi comido pelo lobo, depois de ter cansado de mentir sobre a sua presença e fazendo com que as pessoas não fossem socorrê-lo quando ele realmente precisou. Na maioria das vezes, por não separar os problemas graves dos que tem fácil solução, descobre-se que os casos que para ele são “graves” não passam de episódios simples de resolver ou que poderiam até mesmo ter sido evitados.

Depois de alguns casos como esse, as pessoas começam a acreditar que todos os problemas que essa pessoa traz não são “tão graves assim” ou que ele apenas quer “jogar os seus problemas em cima dos outros”. O risco então reside em se deparar com um assunto grave, precisar de ajuda e ver o mesmo ser enfrentado com descaso.

Mas então, qual é a melhor forma de expor um problema? A melhor forma de se expor um problema, é não apenas relatá-lo e sim fornecer opções de resolução. Também é de responsabilidade do gestor facilitar o processo decisório da Direção. Por exemplo: ao informar que uma devolução vai gerar um custo adicional de frete à empresa, você pode apresentar também os orçamentos que fez com a sugestão da opção mais barata, reduzindo a preocupação do Diretor a apenas aprovar a transação e não de ainda ter que cotar a melhor opção de frete.

A apresentação das possíveis soluções de um problema (mesmo que o superior ou Diretor possua uma melhor) demonstra que você esgotou as possibilidades na tentativa de resolvê-lo e faz com que a sua imagem seja a de quem só leva um problema até ele quando “não tem mais jeito”. Os problemas levados por você à Direção ou aos outros colegas de trabalho, serão tratados com maior seriedade e você terá maior facilidade em obter cooperação para resolvê-los.

DICAS:

• NÃO SEJA “X9″

Evite levar ao seu superior problemas relacionados a qualquer tipo de conflito com outros colegas de trabalho. Esse tipo de problema quase sempre pode ser resolvido com uma boa conversa e só deve ser levado a outra instância quando todas as tentativas de se chegar a um acordo se esgotarem e o conflito ameaçar o bom andamento dos processos da empresa. Além de perder tempo com um problema que pode ser considerado banal pelo supervisor e conotar imaturidade, você corre o risco de tornar a relação com a pessoa com a qual teve o desentendimento ainda mais difícil e pode ganhar o título do famoso “X9″.

• SAIBA DELEGAR

É ótimo poder fazer parte da solução da maioria dos problemas da empresa, mas é muito importante tomar cuidado para que o seu ego não supere as necessidades da organização. Querer “tomar a frente” na resoluçao de problemas que cabem a outras pessoas pode fazer com que você atrapalhe ao invés de ajudar e que não seja nada bem visto pelos outros colegas.

• PARTICIPE AS PESSOAS ENVOLVIDAS

Mesmo resolvendo os problemas que você considerou “pequenos”, é importante informar a sua ocorrência e participar os envolvidos com a descrição do problema e a solução que você adotou. Um material enviado com quantidade acima da solicitada, por exemplo, pode ser aceito pelo cliente, mas é preciso participar os responsáveis pelo envio para que o problema não se repita. O ideal é resolver os casos considerando a sua solução permanente e não apenas pontual.

IMPORTANTE: Mesmo não ocupando a posição de gestor de um departamento ou projeto, as dicas são válidas para você. Comece a enxergar-se como, antes de tudo, Gestor da sua carreira e entenda que o comportamento profissional adotado por você em qualquer posição que assuma, pode ser decisivo para garantir que surjam ou não oportunidades de crescimento para você dentro da organização.

Fonte: Debora Gama em Administradores.com.br