Modelo de acogida en LA-BORA!gov

Este modelo de acogida está compuesto por dos partes. En la primera, una introducción al tema; en la segunda, la experiencia de LA-BORA!gov con consejos sobre cómo implementarlo.

Parte 1 – Introducción

Recuerda: todo comienza con la confianza. Cuando la organización ayuda a las nuevas servidoras y a los nuevos servidores a sentirse bienvenidos durante la integración, se crean condiciones para buenas relaciones. Se forma una base de confianza que mejora el compromiso del personal, elimina barreras a la colaboración y aumenta la productividad.

"Es un proceso integral para integrar a quien llega a la organización. Implica la asimilación de la cultura, la construcción de relaciones y la adquisición de herramientas y conocimientos necesarios para convertirse en un miembro productivo." — Amber Hyatt

¿Por qué importa?

• 20% de la rotación de personal ocurre en los primeros 45 días.
• 40% de los adultos informan sentirse solos. Esta sensación de aislamiento se amplifica para las nuevas contrataciones y puede aumentar las probabilidades de que abandonen su empleo.
• 83% de las organizaciones de mejor rendimiento comenzaron la integración antes del primer día laboral del nuevo contratado. Fuente: Harvard Business Review, 2018.

Mantén en mente: ¡enfóquense en las personas!

Recuerda tus primeros días de trabajo a lo largo de tu carrera. ¿Fuiste bien recibido/a? ¿Recibiste información esencial de forma clara y directa? ¿Tuviste a alguien de referencia para resolver dudas, pedir consejos o conversar? ¿Cómo podría haber sido mejor tu experiencia?

Una investigación del Human Capital Institute (HCI) y Kronos concluye que el 60% de los empleadores afirman que su objetivo principal para la integración es incorporar a las personas a la cultura, pero las personas y la cultura representan menos del 30% del enfoque en los programas. Fuente: Kronos.

Parte 2 – ¿Cómo lo hacemos en LA-BORA!gov? (por Gabriela Brasil)

Toma lo mejor de lo que hacemos y desarrolla una acogida que tenga la cara de tu área. Esta idea se inspira en el libro Steal Like an Artist de Austin Kleon.

Planifica la acogida

Si realmente quieres acoger a alguien, debes planearlo con el equipo. En LA-BORA!gov asignamos liderazgo para esta actividad, elaboramos un tablero con los temas más importantes y el equipo se organiza. Así, todos participan y se responsabilizan por la acogida. Al líder le corresponde fijar el plazo total y acompañar el desarrollo de las actividades. Recibir bien a un nuevo integrante requiere planificación.

Preguntas para guiar la planificación: ¿Qué conocimientos ayudan al nuevo integrante a comenzar con más tranquilidad? ¿Qué reglas formales y acuerdos del ambiente de trabajo deben estar organizados y comunicados?

Informar sobre la nueva incorporación

Sea cual sea el tamaño del equipo, todos deben saber cuando llega alguien nuevo. En LA-BORA!gov el equipo participa desde el proceso de reclutamiento. A veces, los miembros actuales pueden sentirse amenazados por la llegada de un nuevo integrante. Por eso es buena idea aclarar el puesto del nuevo servidor y cómo su trabajo se integrará con lo que ya está en marcha.

La acogida comienza antes del primer día. Según el informe New Hire Momentum (Kronos, 2018), una práctica esencial es comenzar la incorporación tan pronto como el candidato acepte la oferta. En ese momento, el profesional puede recibir información sobre el programa de integración y las primeras instrucciones. En algunos casos, las organizaciones permiten el acceso a la plataforma de onboarding y a contenidos de presentación antes del inicio. Además, es importante describir una vista previa de la recepción para que la persona sepa qué esperar el primer día y esté menos ansiosa. Fuente: Kronos.

Correo de bienvenida

Un mensaje de acogida con lenguaje empático hace que la persona se sienta en pertenencia. Puede enviarse antes del inicio o el primer día. Indicar algunas orientaciones sobre cómo será el comienzo puede reducir la ansiedad. Una llamada, un audio o un video ayudan a estrechar vínculos, sobre todo cuando el trabajo no es presencial.

Ejemplo de correo enviado por LA-BORA!gov

Asunto: Bienvenida/o al LA-BORA!gov — Documentos para la cesión y equipo volante

Hola [NOMBRE],

¡Felicitaciones! Has sido seleccionada/o para formar parte del equipo fijo de LA-BORA!gov.

¡Estamos MUY felices de que te incorpores a nuestro equipo!

Para gestionar tu venida e iniciar los trámites, necesitamos los siguientes documentos:

- Autorización de la jefatura DAS 5 o superior (vi que ya enviaste la liberación; por favor verifica si cumples el criterio);

- Documento de identidad;

- Currículum (si puedes enviarlo de nuevo, no es necesario en el formato del Banco de Talentos).

Como el proceso de cesión suele tardar unos meses y estamos entusiasmados por tu incorporación, puedes comenzar a familiarizarte con nuestra dinámica e integrarte al equipo volante a partir del 28/10.

¿Qué te parece? Haremos el onboarding y lo verás todo con claridad.

Si tienes alguna duda, escríbenos.

¡Bienvenida/o!

Hasta pronto,

LA-BORA!gov

Canales de comunicación

Incluye al nuevo integrante en el grupo de WhatsApp, solicita correo institucional, añádelo a los chats y proporciona acceso a documentos compartidos. No excluyas a nadie. Organiza la información que facilite el inicio: reglas formales, acuerdos del equipo y recursos clave.

Muestra quiénes somos

Para ayudar a situarse, deja clara la misión, visión y valores del área, así como su lugar en el organigrama. Cuenta la historia del área: por qué existe, dónde está y hacia dónde quiere ir. Esto puede hacerse en una reunión breve y estructurada con materiales de apoyo.

Muestra dónde estamos

Presenta un panorama de lo que está ocurriendo en el área. Ofrece un pitch de 1 minuto sobre los proyectos en curso — una presentación verbal corta y directa para despertar interés. En LA-BORA!gov usamos un tablero en Miro con proyectos en curso, actividades puntuales y tareas periódicas. Es fácil visualizar lo que hacemos y quiénes son los responsables.

Nuestra tabla contiene las columnas: 1) Nivel de prioridad: esfuerzo × impacto; 2) Fecha límite; 3) Qué: entrega; 4) Cómo: detalles útiles; 5) Quién: equipo + co-líder + líder.

Alineación de expectativas

Es necesario aclarar lo que se espera del nuevo integrante y lo que esa persona desea y sueña. Equilibrar sueños y necesidades del servicio solo ocurre mediante diálogo abierto y confianza.

Mentoría 1:1

Nos basamos en la técnica “one-on-one” para crear un modelo circular de intercambios: los integrantes se encuentran semanalmente en parejas. Esto estimula a las personas a salir de sus títulos y roles formales y encontrarse como personas. Es un momento para desahogarse, intercambiar ideas y pedir consejos. El equipo se actualiza sobre proyectos, lo que reduce reuniones generales y la asimetría de la información. El resultado más importante es el fortalecimiento de la confianza, la empatía y los vínculos.

En LA-BORA, Luana (nuestra coordinadora general) hace mentoría con el equipo fijo, y el equipo fijo realiza mentoría con el equipo volante. Las parejas de mentoría entre equipos se actualizan periódicamente.

Acuerdos

En lugar de dar por sentado que todos conocen las reglas sociales del entorno laboral, propón acuerdos explícitos. La comunicación evita retrabajos, actos inseguros y conflictos. Ejemplos: cómo, dónde y con qué frecuencia registrar entregas; trabajo presencial, a distancia o híbrido; días presenciales definidos o no; en caso de convocatoria, cómo y con qué antelación se comunicará; días de reunión; fondo de pantalla estándar en videollamadas; canal de comunicación definido; plazo de respuesta.

Sobre el equipo

Presenta a las personas que forman el equipo. Dinámicas rompehielos ayudan a la integración.

¡Entonces, comienza!

Ponte en acción con la acogida. Aprende haciendo. No esperes a tener una planificación perfecta o a que el equipo esté 100% listo. “Hecho es mejor que perfecto.” — George S. Patton

¿Te inspiraste?

Cuéntanos si nuestra experiencia te ayudó a implementar la acogida. Comparte la idea y mejoremos juntos la experiencia de las servidoras y los servidores públicos.