Documentos vão parar em Cds

21.08.2007 | A GAZETA-ES | Editoria: Informática | Assunto: Certificação Digital

Por que guardar uma pilha de documentos se você pode colocar todos em um único CD? Essa é uma das principais vantagens criada pela digitalização de documentos, que passam do papel para o meio digital, sem o risco de amassar, sujar, rasgar ou até se perder. A tendência é ainda recente no mercado, mas devido à economia de espaço e à praticidade, tem chamado a atenção, principalmente no ambiente corporativo.

´´Há duas formas de se realizar a digitalização de um documento: através de cópia ou com fé pública, ou seja autenticá-lo digitalmente, o que faz com que o documento tenha o mesmo valor do original´´, conta o sócio gerente da Trust Image, João Alves da Motta, empresa especializada em digitalização e processamento de dados.

A vantagem de um documento assinado digitalmente é que a sua cópia tem o mesmo valor do original, isso sem gastar papel e tampouco recorrer ao cartório para fazer uma cópia autenticada. ´´É ideal para empresas que participam de licitações, já que precisam apresentar toda a sua documentação autenticada. Se essa documentação já estiver digitalizada e certificada, basta apenas fazer um CD ou enviar por e-mail, sem necessidade de pagar por isso´´, avalia o diretor técnico da Proged, Eduardo Sarlo, empresa de solução paper less, também especializada em digitalização de documentos.

Criptografia

A segurança das informações contidas no documento certificado digitalmente é garantida pela chave criptografada gerada durante a criação do documento.

Essa chave impede que qualquer modificação seja feita no documento.´´A cada três anos essas chaves são renovadas, fazendo com que o grau de criptografia evolua. Isso quer dizer que, se for alterado um único ponto dentro do documento, este não se abre mais, tornando-se inválido´´, acrescenta Motta.

No Espírito Santo, a certificação digital é feita pela Serasa, a Cerpro e a Certsign, que são certificadas pelo ICP Brasil, mas o encaminhamento pode ser feito através de empresas como a Proged e a Trust Image.

Bancos e governo aderem à tecnologia

Bancos, seguradoras, grandes empresas e até órgãos governamentais, como a Prefeitura de Vitória já têm utilizado essa tecnologia para reduzir custos e também garantir a integridade de suas informações. É possível digitalizar não apenas documentos de empresas mas também documentação pessoal, como certidão de nascimento, casamento, identidade e CPF, embora isso ainda esteja pouco difundido. ´´Há toda uma cultura do papel. A pessoa quer pegar no documento, tocá-lo para comprovar que é verdadeiro. Mas é um ótimo recurso para preservar a carteira de trabalho e também as guias pagas do FGTS, que, certificadas, funcionam como originais. O trabalhador não tem a preocupação de perder um dos papéis, porque está tudo digitalizado´´, conta Sarlo.

O Número

3 anos - Esse é o prazo para que as chaves de criptografia dos documentos digitalizadas sejam renovadas.

Advocacias partem para digitalização

Devido ao grande volume de documentos em papel que a área jurídica acumula, a demanda por tecnologia de digitalização tem crescido significantemente nos últimos anos.

Para se ter uma idéia, cerca de 20% dos 300 clientes da BCS Informática, especializada em soluções para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, está digitalizando o acervo.

A previsão é que haja um crescimento anual da ordem de 30%, na contratação do serviço. Segundo o diretor da BCS Informática, Marcelo Soucar, os escritórios que estão digitalizando seus acervos já possuem uma estrutura de informática, que foi o primeiro passo a caminho da automação.

Com esta etapa cumprida, as empresas estão partindo para atender outras necessidades, como a de mobilidade, que é fundamental, e a digitalização propicia isso.

´´Além do espaço que os arquivos físicos ocupam, o que se tornou um problema nas grandes cidades, devido ao custo dos imóveis, a maior necessidade atendida com a digitalização do acervo é o acesso remoto aos documentos, de qualquer parte do planeta´´, comenta.

Outra demanda atendida é a organização do conhecimento existente e a agilização na busca por documentos. Esse processo permite localizar qualquer processo e todas as peças, contribuindo para a solução de problemas, com um único clique.