Desafios e benefícios da NF-e

29.01.2010
Fechar um balancete em que ônus e bônus se equilibrem no projeto de NF-e é tarefa árdua que envolve diversas áreas: TI, auditoria, contabilidade, financeira, jurídica e até a logística. Essa conta ainda está longe de equilibrar pesos e medidas na mesma balança, uma vez que muitas empresas concluíram a implementação da Nota Fiscal Eletrônica, avançaram no Sped Contábil e Sped Fiscal, mas o retorno desse investimento se traduz apenas em uma palavra e não em números na receita das organizações: conformidade com as regras do governo. Independente do setor da economia, indústria, varejo, atacado, finanças ou até pequenos empreendimentos, a obrigatoriedade dos documentos fiscais digitalizados é um caminho sem volta e tende a avançar cada vez mais.

Na opinião de Adriano Santos, gerente de negócios para o Centro de Excelência SAP Brasil, a conta fecha a partir do uso dos investimentos tirando proveito deles e trazendo isso como benefícios e melhorias de processos, a exemplo de deixar de manipular informação, reduzir erros recorrentes da Nota Fiscal.

A premissa valeu para a discussão entre diretores de TI, auditores, advogados, especialistas e donos de empresas que estiveram nesta quarta-feira (27/01) no debate "NF-e, Sped Contábil, Sped Fiscal: O Desafio da Terceira Fase", realizado pela Conteúdo Editorial, transmitido pela TV Decision para aproximadamente 700 executivos online que interagiram com empresas como GM do Brasil, Grupo Angeloni, Grupo Martins, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Tejofran de Saneamento e Serviços, Conselho Regional de Administração (CRA), Associação Brasileira de Segurança da Informação (Abrasinfo) e a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB/SP).

Apesar de aplicar muito recurso, tecnologia e envolver diversas áreas, muitos concordam e esperam que o maior benefício seja a redução da carga tributária, uma vez que todos terão que declarar as suas informações fiscais para a Receita Federal. “Além da redução da carga tributária, haverá uma simplificação dos nossos impostos, além de queda nas alíquotas. Essa é uma expectativa puxada pela concretização do Sped”, reflete Claudinei Zanotello, gerente sênior de TI da Thyssenkrupp.

Entretanto, embora o projeto seja um dos maiores responsáveis pela digitalização da vida das organizações e da sociedade, o modelo brasileiro foi importado e costurado para uma realidade bastante distinta de nossos vizinhos chilenos. Aqui, o calcanhar de Aquiles ainda é a legislação de cada região seja numa cidade, Estado ou no âmbito Federal.

“As empresas importadoras estão preocupadas porque se uma companhia está em Vitória (ES) e, por conta da logística, usa o porto do Rio de Janeiro e o destino final da mercadoria é no Distrito Federal. Dessa forma, serão cobrado três vezes o ICMS, um imposto de cada Estado independente de quem seja a adquirente. A jurisprudência concorda com a três interpretações, uma vez que cada um defende quem é o real importador”, explica Coriolano Aurélio de Almeida Camargo Santos, presidente do Comitê sobre Crimes Eletrônicos da OAB SP.

Num primeiro momento, a implementação da NF-e só traz custos para as organizações porque precisam se mobilizar para cumprir os prazos do governo, o que exige mudanças de processos, treinamento de pessoas e aquisição de tecnologia. Mas a redução de papeis arquivados, a organização da empresa, mais transparência e agilidade nos processos junto ao Fisco também são percebidos depois de enfrentar os desafios iniciais.

Na Thyssenkrupp, Zanotello destaca vários benefícios depois da implementação, realizada em meio à crise financeira global. “Com a NF-e, houve a melhora na qualidade dos dados. Chegamos a zero de retrabalho na emissão da Nota Fiscal e principalmente, também conseguimos gerar os dados para o Sped. Isso foi em decorrência de ajustes nos processos e dados mestres e cadastros. A empresa manteve o processo de emissão de Nota Fiscal”. Ele afirma ainda que houvesse redução no número de cancelamento de NFs em decorrência de problemas de cadastro, informações colocadas de forma indevida no sistema.

Hélio Silva, gerente de TI da GM, observa que do jeito que aconteceu o Sped nas empresas e, no caso da GM que tem uma cadeia de valor muito grande, vindo desde o aço, cada produto tem muitos componentes e peças complexas, a tendência foi que puxamos primeiro o processo e o sistema depois. “O que acontece é que a simplificação do processo e dos impostos virão depois. Estamos aplicando sistemas dentro de processos complexos. Ou seja, partimos de traz para frente. Portanto, os resultados virão a longo prazo”, avalia Hélio Silva.

“Na Dedini também sentimos o efeito da adaptação da NF-e e Sped. Tivemos que fazer adaptações e fomos piloto na implementação da Nota Fiscal, em 2006. No início toda a empresa tem que fazer o maior investimento e o retorno é pequeno comparado com o benefício em valores. Na minha opinião, é a oportunidade que o Fisco está oferecendo às empresas para reverem os seus procedimentos de redução de custos”, diz Ariovaldo Cunha, gerente de auditoria da Dedini.

Cunha recorda que não é a primeira vez que o País vive uma mudança no sistema tributário. Para mim, isso é só o início. “Dentro de cada segmento cada um está vendo onde aperta o seu sapato. Mas no final teremos maior transparência da empresa em relação ao Fisco, à sociedade (hoje boa parte das empresas já publica o seu balanço)”.

Enivaldo Gomes Mithidieri, gerente contábil da Tejofran de Saneamento e Serviços, que atua em 22 Estados, recebeu recentemente um consultor na área tributária e fiscal. “Eles tendem a achar que o pessoal da contabilidade precisa saber todas as leis. Esse consultor teve a ideia de trazer a quantidade de leis para a equipe e chegou a 65 mil que deveríamos aplicar nas 10 atividades que trabalhávamos. Se você tiver 16 mil funcionários teria que passar em média 40 a 50 leis para cada um conhecer e aplicar nas é importante dizer que desde o começo do cenário que estamos hoje, os fornecedores tem dificuldade em entender o que o governo quer”, diz Mithidieri.

Segurança e transparência
Para Renato Martini, Presidente do ITI, o processo de digitalização dos procedimentos da Nota Fiscal, Sped Contábil e Fiscal é talvez o maior movimento do País no sentido de desmaterializar os procedimentos chegando, inclusive, em hospitais. “A NF-e já é uma realidade. Ontem, às 18h10, já eram 704 milhões de NF-e responsáveis por movimentar R$ 9 trilhões. Isso significa racionalizar a arrecadação e a melhoria na fiscalização. Além disso, atualmente o que vale é o documento eletrônico, a impressão é uma cópia”, diz Martini.

Além de todo o arsenal tecnológico, as empresas ainda se deparam com um grande desafio: garantir a segurança da informação e confidencialidade dos dados. Muitas empresas não sabem a diferença entre os dois certificados digitais para a realização do procedimento fiscal, denominados como A1 e A3. `O primeiro pode ser, inclusive, carregado em um pen drive, e é bem comum ver pequenas e médias empresas usando. Já o segundo é bastante usado pelas grandes empresas e é mais difícil quebrar a chave de criptografia`, explica Denny Roger, presidente da Abrasinfo.

“Uso o certificado A1 e claro que tive que aperfeiçoar o sistema de segurança em que só uma pessoa maneja o certificado. Isso fez com que tivesse alguns benefícios interessantes. Tive que realmente rever todo o meu cadastro (500 clientes), a base de dados. Mas conquistei mais agilidade, transparência, confiabilidade, redução de custo operacional, por meio da revisão dos procedimentos internos e aperfeiçoamento dos sistemas de segurança”, conta José Alfredo Machado, vice-presidente do Conselho Regional de Administração (CRA) e presidente da importadora Telemotion.

Portanto, a segurança das informações garante transações eletrônicas mais confiáveis também no B2B, um avanço do EDI, market place e trocas de pedidos na cadeia logística. Tanto é assim que o acréscimo de notas fiscal com comércio eletrônico foi de 60%, o que gerou mais de R$ 1 bilhão no ano passado. Victor Murad, vice-presidente de Serviços Públicos e Projetos de Governança da câmara e-Net aposta na evolução dos impostos eletrônicos como alavancador para o crescimento não só do comércio online, como também um influenciador nas relações humanas, da sociedade. “Hoje você tem cadastro de Pessoa Física, Jurídica, mas e o Digital? Onde é que você armazena o seu PDF?”.

Atacado versus Varejo
Na avaliação de Flávio Martins, CIO do Grupo Martins, o maior benefício será a redução da concorrência desleal. “Isso, no nosso caso, será bastante positivo porque muitas empresas menores não emitem a nota e, ainda, acabam em nossos clientes – em Estados como o Mato Grosso – e alertam para que eles não comprem conosco porque vamos entregá-los ao Fisco. O contrário também existe. Já houve interesse de muitos clientes em implementar a NF-e e contaram com a nossa ajuda para o projeto”.

A concorrência desleal também se dá no varejo. Mas, ao contrário do que pensa Flávio Martins, quando defende que a NF-e terá benefícios de longo prazo, Clementino Bolan Filho, diretor Administrativo e Financeiro do Grupo Angeloni, acredita que o projeto deveria ser pensado melhor, estruturado de maneira macro e não uma colcha de retalhem em que cada região possui a sua legislação. “Estamos pegando um modelo de outros países e fazer um remendo dentro de uma estrutura de um ambiente alucinado, com tributos municipal, estadual e federal, é complicado”, avalia. Mas Bolan concorda com Martins quando se trata de concorrência.

“O objetivo é girar uma concorrência saudável de forma que o processo econômico e brasileiro fosse realizado de maneira saudável”, diz o executivo que conclui com o desabafo: “não vejo um benefício hoje no projeto”.

O executivo de TI do Martins concorda: “de fato, o benefício não é visível agora. A criatividade do legislador é absurda. Hoje é difícil manter as suas operações comerciais pari e passo, mas o compliance para o Grupo Martins representa o cumprimento de regras para não ter que ter que pagar multa mais tarde”.

Lições aprendidas
Muitas dúvidas ainda pairam a respeito da implementação da NF-e e Sped, como fazer em casa ou terceirizar. Essa foi uma das questões abordadas por Luis Cesar Lopes, gerente de Planejamento Tributário da M. Officer: “A companhia estava fase inicial da NF-e e do Sped Contábil e Fiscal. Olhando para dentro da empresa nos deparamos na seguinte questão: várias empresas interessadas em prestar serviço para o Grupo e oferecem algumas soluções e não consigo avaliar se compro ou não porque tenho dúvidas se parto para uma suíte de soluções ou terceirizo”.

Claudinei Zanotello, gerente sênior de TI da Thyssenkrupp, conta que uma das medidas adotadas foi contratar uma auditoria antes de enviar os dados para a Secretaria da Fazenda. “Isso nos garante, embora o custo seja alto, a garantia de mais transparência. Além de fazer a validação, essa empresa terceirizada verifica o balanço contábil e assim adiante. Hoje, usamos a solução da SAP, que elimina as inconsistências para que a NF-e seja enviada com precisão sem haver falhas internas. Não existe sistema dentro da empresa só de TI. Nenhum sistema que a TI colocar vai funcionar se não houver o envolvimento do usuário. Nas questões fiscais, é importante que eles também (contábil, jurídica, logística) para que na emissão de uma nota tenha a segurança necessária para que a empresa não sofra penalizações e multas”, conta Zanotello.