8-Institucionalize a adoção do PEN

A instituição de um marco legal para nortear a implantação das soluções do Processo Eletrônico Nacional (PEN) é ponto fundamental do processo de modernização da gestão administrativa nas diversas esferas administrativas, por motivos diversos:

O primeiro e mais óbvio deles, é a Segurança Jurídica. Um marco legal claro e objetivo, como uma Portaria ou um Decreto Municipal instituindo o SEI como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito gerenciado, proporciona segurança jurídica para os órgãos governamentais que o adotam, reduzindo a incerteza quanto à legalidade do processo eletrônico e estabelecendo, ainda, os procedimentos para a prática do processo administrativo.

Além disso, é uma grande oportunidade de se aprimorar a frente de Transparência e Prestação de Contas. Ao publicizar a adoção do PEN, os cidadãos, órgãos de controle e demais partes interessadas têm acesso à informação sobre a implementação, o que aumenta a transparência e possibilita uma melhor prestação de contas por parte das autoridades públicas.

Um benefício não tão comumente explorado, mas que pode ser gerado com a institucionalização, é o Ganho de Eficiência Operacional, já que um marco legal bem estruturado pode ser usado para eliminar ambiguidades e conflitos, simplificando procedimentos administrativos e contribuindo para uma gestão pública mais eficiente e ágil.

Fique Esperto!

Deixar a formalização de lado é um péssimo negócio! Pensando em termos de segurança jurídica, renunciar à elaboração de um normativo pode resultar em questionamentos à legitimidade da adoção das soluções do PEN, favorecer a ocorrência de litígios e embargos por mera recusa do formato em que os atos foram praticados.

Além disso, algo que não foi fixado como norma pode ser descartado sem grandes dificuldades, o que é impossível de se fazer com iniciativas devidamente formalizadas.
 
E ainda, procedimentos não fixados em norma também são muito mais difíceis de se uniformizar. Prejuízo na certa!

Quem fez, fez como?

Há um modelo de normativo interno muito bem estruturado, mantido pela Comunidade de Usuários do PEN a partir de iniciativa da Anatel, que pode ser acessado aqui.

Avalie o que, deste modelo, se aplica ou não a sua realidade, uma vez que alguns aspectos que podem ser específicos para o contexto de alguns órgãos. Caso determinado conteúdo não se aplique à sua realidade, simplesmente remova o texto correspondente.