Passos para uma reunião bem sucedida

1º passo - Necessidade da reunião

As reuniões são necessárias para mobilizar ideias e energias, para coordenar actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica, por isso, um dispêndio considerável que tende a passar despercebido.

A primeira questão geral a colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião ou se ela é dispensável. Em caso de se justificar a realização da reunião, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se quer chegar, definir o tipo e número de participantes, fixar a duração, a hora e o local da mesma.

2º Passo - Preparação da reunião  

Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada.

Estabelecida a necessidade da reunião, importa escolher o tipo de reunião.

Há vários tipos de reuniões, consoante os objectivos a atingir:

• Reunião de informação, de formação ou de sensibilização;
• Reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ”reunião de trabalho”, para programação de actividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produção de ideias;
• Reunião de consulta, de negociação, de resolução de problemas, de validação de situações e de tomada de decisões.

• A preparação de uma reunião é um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupõe um conjunto diversificado de acções que obedeçam aos princípios seguintes:

• Planificar as reuniões segundo as necessidades;
• Escolher o tipo de reunião de acordo com os objectivos e os grupos visados; Dirigir uma reunião eficazmente em função de objectivos concretos e de resultados mensuráveis;
• Exercer a liderança através da animação e da dinâmica do grupo;
• Saber gerir espaços, assegurar a organização do material e dos instrumentos de apoio;
• Estabelecer uma lista de controlo de tarefas:
• Fixação clara dos objectivos e dos resultados a atingir;
• Elaboração de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com o respectivo convite ou convocatória a todos os participantes;
• Programação da condução de cada assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão;
• Designação de relator para elaboração da acta;
• Reserva da sala e marcação do dia, hora e local;
• Definição da composição da mesa de presidência;
• Disponibilização de bebidas, se for caso disso;
• Entrega de lista de participantes externos ao pessoal da recepção, PBX e parque de estacionamento;
• Verificação do funcionamento dos equipamentos e preparação do restante material de apoio.

3º Passo - Ordem de trabalhos

Para além da habitual ordem de trabalhos, poderá ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluirá:

• Descrição sucinta dos objectivos e dos resultados globais a alcançar;
• Indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da duração total da reunião e de cada ponto da agenda;

• Priorização dos temas, prevendo aqueles que possam ser      retirados em caso de falta de tempo;
• Menção dos documentos a ler previamente e, eventualmente,      dos documentos a trazer ou a apresentar;
• Referência à atribuição de trabalho preparatório a      determinados participantes.

Uma ordem de trabalhos deverá:

• Ser enviada atempadamente aos destinatários;
• Motivar a participação dos participantes;
• Incentivar a preparação por parte de cada participante.

4º Passo – Convocatória

Da convocatória ou convite deve constar informação sobre:

Data e local da reunião;

• Hora de início e de conclusão;
• Agenda anotada, eventualmente acompanhada de documentos e/ou de informação de contexto; Resultados esperados; Participantes.

Na fase de preparação poderá ser importante:

•         Enviar a convocatória por correio electrónico, com vista à agilização de todo o processo de organização e preparação da reunião;
•         Telefonar aos convocados/convidados com a antecedência de um ou dois dias, a fim de garantir a sua participação;
•         Enviar um convite pessoal de modo a garantir a presença específica de um participante.

5º Passo - Abertura da reunião

O presidente, moderador ou facilitador:

•         Inicia a reunião à hora marcada, dá as boas-vindas e agradece o tempo disponibilizado pelos participantes;
•         Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir confortáveis e motivados para participarem e alcançar um objectivo comum;
•         Não perde tempo com a aprovação de actas anteriores, apresenta claramente os objectivos da reunião, faz aprovar a agenda e expõe os respectivos pontos, recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o método de trabalho, sublinha a duração prevista da reunião e informa sobre aspectos práticos de organização;
•         Avisa se haverá registo, acta ou relatório, indicando previamente o relator ou secretário da reunião;
• Sublinha a necessidade de se ser conciso nas intervenções;
• Faz uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na circunscrição aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurança.

6º Passo - Condução da reunião

O presidente ou moderador é um elemento central para o sucesso da reunião.

Ao presidente ou moderador compete:

• Congregar a atenção dos participantes e envolvê-los no clima da reunião; Facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participação de todos e, sempre que se justifique, dar um contributo sobre o tema a ser tratado; Assegurar a organização das intervenções e a objectividade dos contributos; Gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios à ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso;                                
• Dinamizar a reunião, mostrando flexibilidade sobre tópicos controversos ou questões de difícil acordo;
• Mobilizar o máximo de opiniões individuais para o espaço colectivo;
• Formular posições de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posição que reflicta a posição geral do grupo;
• Sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstáculos apontados;
• Assegurar que sejam tomadas todas as decisões necessárias;
• Terminar com uma síntese com menção expressa dos resultados alcançados e evitar que a reunião termine sem tomar decisões ou sem definir prazos e responsabilidades.  

7º Passo - Participação na reunião

O desempenho do presidente ou moderador e dos participantes são os pilares do êxito da reunião. Ao participante na reunião compete:

Antes da reunião:

• Analisar os documentos recebidos com a convocatória;  
• Equacionar o modo como irá intervir activamente;
• Recolher informações que sejam úteis para o sucesso da reunião; Produzir algum apontamento importante.

Durante a reunião:

• Tomar notas sobre dúvidas e pontos importantes;
• Intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecução dos objectivos;
• Saber escutar ideias e opiniões, interessar-se pelos avanços conseguidos, ponderar as críticas a fazer;
• Intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discussão.

Após a reunião:

• Verificar e assumir os conteúdos da versão final da ata, empenhando-se na concretização das determinações da reunião.

8º Passo - Conclusões e encerramento

Cabe ao presidente ou moderador encerrar com sucesso a reunião. Neste sentido importa:

• Sumariar as decisões tomadas, realçando os respectivos prazos;
• Fazer breve balanço dos aspectos positivos adquiridos bem como das divergências evidenciadas e dos obstáculos a superar;
•  Informar da elaboração cuidada e abrangente da acta/relatório/nota/síntese que constitui a memória escrita dos resultados e o guia para a futura monitorização e acompanhamento da execução das decisões (sempre que possível, a acta é apresentada no final da reunião e após comentários é aprovada para envio posterior); Pode ser pertinente enviar cópia da acta a pessoas que não participaram na reunião (por exemplo, o responsável de um sector que desempenha um papel importante na implementação das medidas decididas ou que será afectado pela concretização das mesmas);
• Concluir agradecendo a presença e a participação.  

9º Passo – Acompanhamento dos resultados da reunião

• Oêxito da reunião é aferido pelos seus resultados.
• No final da reunião terá de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuída por cada participante, com um prazo de execução e indicação clara de quem monitoriza o processo;
• Sem acompanhamento dos resultados das reuniões, há o risco de perder parte do trabalho nelas realizado;
• Impõe-se assegurar que o relator/secretário prepare a acta ou relato o mais cedo possível após a reunião;
• Enviar cópia da acta provisória aos participantes, com pedido de observações e comentários dentro de um prazo útil e com agradecimento pelos contributos;
• Remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que não puderam estar na reunião a acta definitiva, da qual constem:
• Decisões consensuais, conclusões assumidas e recomendações aceites;
• Indicação dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas específicas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados;
• Uma vez concluída a acta, o presidente ou moderador poderá organizar um calendário com notas e lembretes relacionados com a concretização das decisões tomadas;
• Antes da reunião seguinte, assegurar-se que os participantes redijam curtos relatórios de avaliação sobre o grau de implementação das medidas e decisões tomadas;
• Manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.

Alguns motivos de fracasso de uma reunião:

• A reunião não era necessária. Os assuntos a tratar não exigiam realização da reunião. O momento não era oportuno para realizar a reunião.
• A reunião foi realizada por motivos errados: uma reunião cujo conteúdo se esgote em falar sobre, discutir, criticar, desfazer, impor poder sobre outros, impressionar, resolver assuntos pessoais, sem objectivos concretos e sem resultados a produzir está condenada ao insucesso.
• Os objectivos da reunião estavam mal definidos: os objectivos não eram claros ou adequados. Os objectivos constituíam obstáculos e não desafios.
• Não foram convocadas as pessoas certas: falta de decisor, substitutos que não podem tomar decisões.
• Falta de controlo adequado: programa insuficientemente detalhado, horários vagos, ausência de um fio condutor, conflitos surgidos tratados desadequadamente, falta de liderança.
• Ambiente físico não apropriado: local desconfortável, recursos que não funcionam, interrupções que desconcentram.

Silva, Alexandre R. C., Desenredo – Como fazer reuniões

http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunião