Construindo reuniões virtuais produtivas

A pandemia impôs uma nova forma de trabalho para muitos profissionais, incluindo cientistas. De forma abrupta, muitos grupos de pesquisa tiveram que mudar para o sistema on-line o que, de forma geral, significou a transposição do trabalho presencial a horas de reuniões virtuais e participações em webinários.

Após aproximadamente um ano e meio de trabalho remoto, constatou-se que apenas reproduzir reuniões presenciais para o formato virtual não era tão produtivo como antes. A exigência de atenção, intercalada com demandas domésticas se mostrou um desafio. Simultaneamente, um conjunto de ferramentas surgiram para tornar o trabalho à distância mais objetivo e adaptado para a colaboração no ambiente on-line.

A integração é, sem dúvida, uma das  principais características de um centro de síntese. A integração de dados, encontros de ideias e interação entre pessoas é um diferencial criativo deste formato de produção de conhecimento. Para isso, o trabalho em equipe e a troca de experiências e informações são aspectos essenciais.

Trabalhar coletivamente é um desafio em si. Fazê-lo em tempos de pandemia e isolamento social é uma batalha, já que as reuniões on-line parecem impor alguns obstáculos  à troca de informações e ao diálogo. Essa questão é importante para os centros de síntese e para todas as atividades humanas que tem como base a interação entre pessoas para a produção de conhecimentos, como também é o caso da área de educação. Se a interação é o centro da produção de conhecimentos, como promovê-la independentemente das distâncias físicas? Seja em um encontro apenas presencial ou apenas virtual ou, ainda, um modelo híbrido, é importante que espaços de interação e participação sejam (re)construídos: uma boa conversa pode acontecer tanto numa reunião presencial em torno da mesa quanto num fórum de discussão on-line.

E é exatamente do campo da Educação à Distância que podem vir inspirações para auxiliar na criação de espaços de interação e construção de conhecimento. Seguem quatro pontos das discussões da EaD que podem trazer boas reflexões para as colaborações dos centros de síntese.

1. Definir os objetivos do trabalho

Ainda que pareça óbvio, é preciso reforçar: definir os objetivos do trabalho a ser realizado é fundamental. O que se espera como resultado final? O que se espera de cada um dos participantes envolvidos? Como serão tomadas as decisões? São exemplos de questões que precisam ser respondidas para iniciar o planejamento de quais atividades serão realizadas.

2. Mergulhar nas características específicas do formato on-line

Evitar apenas transpor o esquema das reuniões presenciais para o formato on-line. Atividades presenciais e virtuais tem características diferentes e precisam ser organizadas de forma a tirar o melhor proveito dessa diferença e não como substituição. Um exemplo simples: o tempo de atenção real dedicado a uma reunião on-line é significativamente menor do que o tempo de atenção em uma atividade presencial. Portanto, reuniões on-line em grandes grupos precisam ser curtas e ter uma programação bastante objetiva. Por outro lado, é possível solicitar um tempo de dedicação individual dos participantes, anterior e/ou posterior à reunião, para estudo  das questões discutidas na reunião, por exemplo.

3. Escolher entre atividades síncronas e assíncronas

A primeira característica utilizada para definir uma atividade de colaboração virtual é se a mesma será síncrona (realizada por todos ao mesmo tempo, como uma reunião virtual, por exemplo) ou assíncrona (cada um a seu tempo). O ponto central é escolher aquela que mais auxiliará o grupo a atingir o objetivo esperado, lembrando sempre que interações podem ocorrer nas duas formas.

Por exemplo, se um ponto precisa ser muito detalhado e discutido por todos os envolvidos, uma atividade assíncrona que dure algumas semanas pode ter um resultado mais efetivo para esse detalhamento do que poucas horas todos juntos.

4. Conhecer as tecnologias

Usar ferramentas e aplicativos que auxiliem a mediar o trabalho em grupo é muito importante, e o ideal seria que pudéssemos  conhecer essas tecnologias a fundo. Cada aplicativo ou ferramenta tem características que podem auxiliar a alcançar os objetivos propostos para o grupo, mas também podem limitar a criação (veja uma sugestão de ferramentas nos materiais abaixo). É importante que usuários dos aplicativos e plataformas mantenham-se atualizados e não hesitem em trocar ideias e partilhar experiências com seus colegas.

Abaixo, duas listagens de ferramentas virtuais com diferentes objetivos que podem auxiliar na decisão de quais utilizar. A "tabela periódica" traz uma divisão entre ferramentas que auxiliam na criação de conteúdos, auxílio para a comunicação entre participantes, avaliação das atividades realizadas, organização de ideias, gestão de conteúdo e disponibilização de conteúdos. Já o material indicado pelos Sindicato dos Professores (SinPro) apresenta uma breve descrição de cada ferramenta e seus principais usos.

https://admin.sinprosp.org.br/upl/arq/Ferramentas%20Digitais%20para%20Professores_pdf%20(1).pdf

Para mais ideias sobre colaboração virtual em centros de síntese, confira também o material do National Center for Ecological Analysis and Synthesis - https://www.nceas.ucsb.edu/Virtual-Collaboration