Dimensionamento da Força de Trabalho – Ferramenta de Gestão para o Serviço Público
Resumo
Este relatório apresenta o modelo referencial de dimensionamento da força de trabalho, de que trata a Portaria nº 7.888, de 1º de setembro de 2022. Também trata das ações que vêm sendo desenvolvidas para promover o dimensionamento e para dar transparência ao processo, tais como os treinamentos, a certificação, experiências exitosas e procedimentos para adesão.
Descrição
Modelo Referencial de Dimensionamento da Força de Trabalho
O Modelo Referencial de Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT está disponível gratuitamente a todos os integrantes do Sipec, incluindo a metodologia e o Sistema de Dimensionamento de Pessoas – Sisdip. Fruto de um Termo de Execução Descentralizada – TED firmado entre o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI e a Universidade de Brasília, o modelo é aplicável aos diversos contextos da administração pública, pois foi desenvolvido a partir de estudos, pesquisas e testes realizados em diferentes tipos de atividades e realidades, junto a órgãos e entidades públicas, na forma de experiência piloto.
No escopo desse trabalho, estão seis livros publicados em formato digital, nos quais toda a base científica e técnica está documentada, assim como a evolução da metodologia, de forma a contribuir para a disseminação do conhecimento produzido, dar transparência ao trabalho realizado e facilitar o acesso por profissionais e cidadãos de maneira geral. A união entre a pesquisa acadêmica e a prática cotidiana do serviço público dá robustez e confiabilidade à metodologia, além de ampliar seu potencial de aplicação e sua aderência às necessidades do setor.
Tal aplicabilidade também se deve ao fato de que o dimensionamento proposto é flexível frente às realidades dos órgãos, considerando as características do trabalho, das equipes e das pessoas. Um dos pontos mais relevantes é que o DFT, assim como o programa de gestão por desempenho – PGD, utiliza mapeamento das entregas de maneira customizada para cada equipe, dispensando o mapeamento de processos, que torna tão oneroso e complexo o dimensionamento por meio de outros métodos. O foco está, principalmente, nos resultados, considerando o contexto e as características do trabalho.
A fim de otimizar o trabalho das equipes dimensionadas, o Sisdip conta, atualmente, com um banco de entregas das mais diversas categorias de serviço, construído desde a experiência piloto, que é aproveitado pelos órgãos para descreverem o trabalho de suas unidades. As categorias de serviço correspondem a grandes grupos temáticos, como orçamento, RH, comunicação, auditoria, jurídico, entre outros. Atualmente, são mais de 4.000 entregas catalogadas que podem ser adaptadas pelos usuários à realidade de trabalho de suas equipes.
Legislação
O DFT é regulamentado pela Portaria SEDGG/ME nº 7.888, de 01 de setembro de 2022. O normativo orienta os órgãos e entidades da administração pública federal quanto aos procedimentos a serem observados para o dimensionamento da força de trabalho.
Para promover, valorizar e reconhecer os servidores que se capacitam no tema, foi publicada a Portaria Conjunta ENAP/SGPRT/MGI Nº 3.532, de 18 de julho de 2023, que trata da certificação no modelo referencial de dimensionamento.
Veja também
Com o objetivo de dar transparência e ampla divulgação ao modelo referencial construído, além de permitir o acesso fácil, por órgãos, servidores e cidadãos em geral, a todas as informações sobre o modelo referencial, o DFT conta com uma página eletrônica no Portal do Servidor com todas as informações sobre o modelo, o sistema, as formas de capacitação e a adesão ao DFT.
É possível acessar o material de apoio para a implementação do dimensionamento, como os manuais, vídeos e notícias que complementam os treinamentos oferecidos diretamente pelo MGI e em parceria com a Escola Nacional de Administração Pública - Enap.
Além de ser uma estratégia de comunicação com os órgãos e entidades que já aderiram ao modelo referencial e os que têm interesse em aderir, a página eletrônica do DFT dá transparência às ações do órgão central nesse tema.
Adesão ao modelo referencial
A adesão ao modelo referencial de dimensionamento oferecido pelo MGI é voluntária e gratuita para os órgãos do SIPEC. Por se tratar de uma ação estratégica, é importante que a alta gestão apoie, incentive e acompanhe todo o processo, a fim de potencializar os resultados. Portanto, a solicitação de adesão deve ser feita pelo dirigente de gestão de pessoas, por e-mail que tenha as informações sobre a motivação para aderir, existência, se for o caso, de determinação ou recomendação de órgão de controle, além do termo de compromisso, que deve ser assinado pelo secretário executivo ou equivalente.
Até o momento, são 80 órgãos aderentes ao modelo, entre os que já concluíram a transferência e os que estão em andamento, conforme mostra o painel de acompanhamento das adesões ao modelo referencial de dimensionamento:
Imagem 1. Acompanhamento das adesões ao modelo referencial
Fonte: MGI, dezembro/2023
O dimensionamento atua em duas dimensões: resultados e pessoal
Na primeira dimensão, consideram-se as entregas, os indicadores de resultados e o esforço despendido pela equipe. Por entrega, entende-se o representante quantificável do trabalho realizado por uma equipe, ou seja, o produto ou serviço resultante de um processo de trabalho. Após levantar e descrever as entregas, elas devem ser quantificadas, ou seja, é preciso ter o registro de quantas vezes cada entrega ocorreu, durante o período dimensionado. Assim, os indicadores de resultados consistem nas entregas com os respectivos volumes realizados. Por fim, o esforço corresponde ao tempo dedicado às entregas, a ser registrado por cada um dos membros da equipe.
Na dimensão de pessoal, o contexto de trabalho e o comportamento das pessoas são determinantes. Nesse sentido, são considerados afastamentos, licenças, histórico de pessoas, carga horária, faltas/ausências, férias, horas de capacitação, horas adicionais de trabalho, admissões e desligamentos.
Todos esses dados e muitos outros são processados para se chegar à utilidade mais conhecida do dimensionamento: a quantidade ideal de pessoas para realizar as entregas em uma determinada equipe.
Alguns indicadores do painel de resultados do dimensionamento estão exemplificados na imagem a seguir:
Imagem 2. Painel de resultados do Sisdip
Fonte: Sisdip
Capacitações: oficinas disponibilizadas pelo MGI e cursos em escola de governo
Diante da importância do dimensionamento para o aperfeiçoamento das práticas de planejamento e gestão da força de trabalho, o MGI tem desenvolvido estratégias de disseminação do modelo, com o objetivo de permitir o acesso ao conhecimento necessário e ao Sisdip, pelo maior número de órgãos e entidades da administração pública federal. São duas formas de capacitação para a adesão ao modelo referencial.
A primeira delas é por meio de oficinas semanais organizadas pelo MGI, e a outra é por meio de dois cursos que foram desenvolvidos em parceria com a Escola Nacional de Administração Pública - Enap. A partir da comunicação por meio dos canais disponíveis, como o ConectaGente, Portal do Servidor, e-mail, grupos de mensagens, parceria com o Transformagov, entre outras formas, as ações de disseminação e capacitação são divulgadas.
Atualmente, a transferência do modelo dura, em média, 10 semanas, com encontros uma vez por semana.
A segunda forma de capacitação é por meio de dois cursos ofertados pela Enap, que contemplam o conhecimento e os procedimentos sobre o modelo referencial, uso do sistema, análise e uso dos resultados e estratégias de implementação do DFT. São eles:
- Qualificação em Dimensionamento da Força de Trabalho; e
- Praticando o Dimensionamento da Força de Trabalho:
Cada curso tem 20 horas de duração e as inscrições são feitas diretamente na Enap, sem a necessidade de solicitar ao MGI.
O curso Qualificação em Dimensionamento da Força de Trabalho, na modalidade autoinstrucional, tem 20 horas de duração e está disponível permanentemente na EVG. Ele apresenta o modelo e o Sisdip, por meio de textos, vídeos e exercícios. Desde novembro de 2022 em oferta, este curso já teve mais de 6.000 inscrições.
O segundo curso, Praticando o Dimensionamento da Força de Trabalho, que visa a aprofundar as reflexões sobre o DFT, é realizado na modalidade remota, com seis aulas de três horas de duração e duas horas de atividades assíncronas, totalizando vinte horas. Também está em oferta regular pela Enap, desde novembro de 2022. Até agora, já foram oferecidas oito turmas e ainda estão previstas outras, para o ano de 2024.
A proposta deste curso é que os participantes, ao final, estejam aptos a implementar o dimensionamento em seus órgãos como um processo contínuo, reconhecer os pontos fortes e as dificuldades do processo, assim como usar os resultados para aprimorar outras ações de gestão de pessoas. Por isso, são usados diversos recursos, como atividades em grupo, discussões, leituras e vídeos que enriquecem a aprendizagem e permitem a troca de experiências entre os participantes. Para fazer esse curso, é necessário conhecer o modelo referencial, seja por meio do treinamento do MGI, seja por meio da realização do curso autoinstrucional.
Certificação em DFT
Os servidores que participarem dos dois cursos oferecidos pela Enap, ou tiverem feito o treinamento do MGI e complementarem a formação com o curso remoto, poderão receber a certificação em dimensionamento, instituída por meio da Portaria Conjunta ENAP/SGPRT/MGI Nº 3.532, de 2023. Essa é mais uma forma de valorizar os servidores que se capacitam em dimensionamento e atuam nesse processo, além de reconhecer essa atuação. Tal medida expressa, também, o valor estratégico da área de gestão de pessoas, dos seus profissionais e do próprio dimensionamento como ferramenta de gestão. As pessoas certificadas poderão receber um selo exclusivo no currículo do Sigepe Banco de Talentos e terão preferência por ocupar as vagas disponíveis nas áreas responsáveis pelo DFT nos órgãos e entidades.
Boas experiências
O modelo referencial já foi adotado por órgãos da administração direta e indireta, incluindo universidades, autarquias e empresas públicas. Alguns casos se destacam, pelas estratégias de convencimento, de engajamento e pelo uso dos resultados.
No Instituto Nacional de Propriedade Industrial – INPI – o dimensionamento foi realizado em todas as unidades, por intermédio de uma estratégia de envolvimento das equipes, diálogo e formalização que deram transparência e segurança ao processo. Com isso, o INPI conseguiu levantar suas necessidades de pessoal, para embasar e qualificar suas ações de recomposição por concurso público e contratação temporária.
No Ministério da Justiça e Segurança Pública - MJSP – o dimensionamento vem sendo tratado na perspectiva da governança. O MJSP formalizou essa ação por meio de portaria, que conferiu segurança e legitimidade ao processo, além de elevar a confiança dos gestores na ferramenta de dimensionamento e de sua utilidade para a gestão.
Na Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF – a estratégia de disseminação do DFT foi embasada em capacitação e comunicação. Antes, porém, a universidade elaborou um projeto, intitulado Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho - Prodim e iniciou ações que deram transparência, tais como a criação de um site e vídeos de treinamento e divulgação. Além disso, a UFJF incentivou os servidores a realizarem o curso autoinstrucional na Enap, o que facilitou e agilizou a disseminação da metodologia.
Uma das mais recentes experiências aconteceu na Secretaria de Gestão Corporativa do MGI – SGC. Diante do desafio de concentrar serviços de diversos órgãos no âmbito do arranjo colaborativo disciplinado pela Portaria MGI nº 43, de 31 de janeiro de 2023, a SCG dimensionou todas as suas unidades para conhecer a sua real necessidade de pessoal e embasar a seleção e a alocação de pessoas. O que chama atenção é o tempo recorde em que esse dimensionamento, que envolve aproximadamente 300 unidades e cerca de 2500 pessoas: três meses. Para realizar esse trabalho, a SGC está investindo em plantões diários, reuniões para explanação do conhecimento, participação no curso autoinstrucional e uma página eletrônica em que os servidores encontram, rápida e facilmente, as informações sobre as atividades, prazos, material de apoio.
Essas e outras experiências vêm sendo compartilhadas para incentivar e auxiliar os outros órgãos na implementação do DFT. Nos dias 4, 5 e 6 de setembro de 2023, foi realizada a primeira websérie sobre o tema. O engajamento das pessoas durante a websérie mostra que o dimensionamento é um tema que as pessoas desejam conhecer e discutir. Veja alguns números:
*Visualizações durante a transmissão ao vivo, sem contar as que ocorreram após o encerramento.
Fonte: Enap
A websérie é uma das estratégias de aproximação com os órgãos públicos e servidores, para esclarecer sobre a metodologia, disseminar informações, conhecimentos e boas práticas sobre o modelo referencial de dimensionamento, apoiar os órgãos aderentes na replicação e na institucionalização do DFT e alcançar outros órgãos que ainda não adotaram o modelo referencial.
Livros do DFT publicados
Volume 1: Dimensionamento na administração pública federal: uma ferramenta do planejamento da força de trabalho
Volume 2: Dimensionamento na administração pública federal: mensuração da capacidade produtiva e análise de tipificação
Volume 3: Dimensionamento na administração pública federal: uma ferramenta de gestão da força de trabalho
Volume 4: Dimensionamento na administração pública federal: possibilidades de aplicação e potencial de alcance.
Volume 5: Dimensionamento na administração pública federal : oportunidade de aperfeiçoamento e modelo atípico
Volume 6: Dimensionamento na Administração Pública Federal: avanços e resultados alcançados
Para conhecer mais sobre o Dimensionamento da Força de Trabalho, clique no ícone "Histórias".