Homologação da Folha de Pagamento

1.    CONCEITO           

1.1 Atividades relativas à análise das informações geradas de forma manual e automática no mês e, quando necessário, comando de correções nas fichas financeiras e cadastro dos servidores ativos, aposentados e beneficiários de pensão civil, em período definido de acordo com o cronograma do SIAPEnet.

2.    REQUISITOS BÁSICOS

2.1  Permissão de acesso ao módulo de homologação da folha de pagamento no SIAPEnet.

3.    DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

3.1 Processos e demais documentos que fundamentaram os lançamentos na folha de pagamento do mês de referência da homologação.

4.    BASE LEGAL

4.1  Portaria MARE 978, de 29 de março de 1996;

4.2  Comunica 557614, de 08 de setembro de 2016.

5.    PROCEDIMENTOS

5.1  Procedimentos para acesso ao ambiente de homologação da folha de pagamento:

5.1.1 Acesse o sistema SIAPENET, com perfil Dirigente de RH, e escolha a opção órgão:

5.1.2  Faça o login com o uso do certificado digital;    

5.1.3  Selecione a opção órgão/upag;     

5.1.4  Clique em Folha.

5.2  Procedimentos para conferência e correção dos valores:

5.2.1  Selecione a opção conferência DDP - Comparativos;            

5.2.2  Compare os valores do DDP disponíveis na homologação com os valores do DDP do mês anterior, buscando discrepâncias nos itens que possam indicar algum problema na folha de pagamento;

Observação: O acesso a esta funcionalidade está definido para o perfil de Gestor do RH.

5.2.3  Havendo divergências nos valores, após identificação da rubrica, utilize o gerenciamento de rubrica no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, transações >GRCOSERRUB (servidores com rubrica) ou >GRCOPENRUB (pensionistas com rubrica) para processar os dados da rubrica;

5.2.4  Após o processamento dos dados da rubrica, acesse a transação >GREMSERRUB e verifique os relatórios gerenciais das rubricas processadas;

5.2.5  Para consultar as rubricas por tipo, siga as orientações a seguir:

a) Consulte as rubricas de servidores, por meio da transação >GRCOSERRUB;

b) Consulte as rubricas de pensionistas, por meio da transação >GRCOPENRUB;

5.3  Procedimentos complementares de consultas e acertos:

5.3.1 Consulte no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, as transações >FPEXCLPAGC (servidor) e >FPEXPSPAGC (pensionista) e analisar os itens relativos a líquido negativo, cálculo não concluído, sem ficha financeira e não calculado;

5.3.1.1  Verifique os valores de cada item e, se necessário, providencie os acertos necessários;

5.3.2  Consulte servidores excluídos da folha do mês de referência pela transação >FPEXCLPAGC;

5.3.3  Consulte pensionistas excluídos da folha do mês de referência pela transação >FPEXPSPAGC;

Observação: servidores/pensionistas que estejam com líquido negativo na folha de pagamento terão suas fichas financeiras desconsideradas. Importante avaliar cada situação de forma individual e proceder acertos em algumas situações, como por exemplo, servidores com desconto de restituição de férias, que, nestes casos, precisam estar com suas fichas financeiras positivas para que o valor da restituição retorne ao erário público. A providência nessa situação é o lançamento de um rendimento na rubrica de antecipação de férias que supere o valor negativo e o lançamento de desconto no mês seguinte desse mesmo valor a título de restituição de férias.

5.3.4  Consulte no SIAPE, com perfil UPAG/operacional, as rubricas que foram excluídas pelo cálculo ou pelo órgão por intermédio das transações >FPCORUBEXC (servidor) e >FPCOPSRUEX (pensionista);

5.3.5  Consulte as rubricas excluídas do servidor pela transação >FPCORUBEXC;

5.3.6  Consulte as rubricas excluídas do servidor pela transação >FPCOPSRUEX;

5.3.7  Verifique no SIAPE as situações relativas ao pagamento de ações judiciais, processos administrativos, pagamentos/descontos de férias canceladas ou reprogramadas no mês e pagamento de servidores redistribuídos, caso tenham ocorrido;

5.3.8  Consulte no SIAPEnet, com perfil UPAG/operacional, o módulo de homologação da folha no seguinte caminho: SIAPEnet, Consultas, Gerenciais, Homologação, as transações disponibilizadas para análise pelos órgãos/UPAGs;

5.3.9  Consulte os lançamentos de rubricas em cada uma das opções apresentadas;

5.3.10  Compare a situação das rubricas em relação ao mês anterior. Observe que as rubricas que requerem uma análise mais criteriosa estão com a cor da fonte em vermelho;

5.3.11  Compare o índice de variação da folha, por situação, relativamente ao mês anterior;

5.3.12  Verifique as Rubricas incluídas - servidor,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;

5.3.13  Verifique as Rubricas incluídas - pensionista,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;

5.3.14  Verifique as Rubricas alteradas- servidor,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;

5.3.15  Verifique as Rubricas alteradas- pensionista,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;

5.3.16  Verifique as Rubricas excluídas- servidor,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;  

5.3.17  Verifique as Rubricas excluídas- pensionista:,  e analise os valores até o pré-cálculo e após o pré-cálculo, clicando no quantitativo de servidores por rubrica;

 5.3.18  Consulte o lançamento de rubricas de consignações em folha em cada uma das opções apresentadas, seguindo os mesmos passos previstos nos itens 5.3.12 a 5.3.17;

5.4  Procedimentos finais de homologação:

5.4.1  Observe  qualquer outro  processo crítico que tenha ocorrido no mês, tais como: reforma administrativa, progressão funcional, transposição, conversão e outros que possam gerar problemas de pagamento;

5.4.2  Após a conclusão de todas as  conferências e ajustes previstos nas etapas anteriores, confirme a homologação da folha;

Observação 1: o registro da confirmação da homologação da folha é de competência do responsável  pela UPAG do órgão.

Observação 2: Para acesso às transações de homologação da folha, com exceção do acesso aos valores do DDP, é necessário que os perfis dos usuários estejam autorizados pelo cadastrador parcial do órgão para esta finalidade, conforme telas abaixo:

Observação 3: A veracidade das informações cadastrais e financeiras registradas no SIAPE, bem como as despesas delas decorrentes, serão de inteira responsabilidade do Dirigente de Recursos Humanos e do Ordenador de Despesa do respectivo órgão ou entidade.

Observação 4: Durante o período da homologação da folha de pagamento, os módulos de pensão alimentícia, gratificação e adicionais ficarão abertos no SIAPEnet e as transações relativas à folha suplementar interna no SIAPE estarão automaticamente liberadas.