Eliminação de documentos

É a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. Cabe ressaltar que a partir da publicação do Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, foi revogado o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e os órgãos e entidades deverão adequar seus procedimentos às novas disposições normativas.  

 Também cabe ao Arquivo Nacional aprovar os Códigos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, prestar orientação técnica para elaboração das Listagens de Eliminação de Documentos – LED e demais procedimentos para a eliminação, bem como realizar o monitoramento da eliminação, em cumprimento ao art. 30, § 1º, do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, ao Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026 e ao Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria MGI nº 7.660, de 24 de outubro de 2024.                                                                                                                                             

.

É possível realizar a eliminação de documentos arquivísticos públicos no seguintes casos:

• Prazo de guarda cumprido: documentos selecionados após cumpridos os prazos de guarda em idade corrente e intermediária e à previsão da eliminação como destinação final nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos e nos Planos de Destinação de Documentos.
• Ocorrência de sinistro: eliminação especial autorizada pelo Arquivo Nacional após informe sobre a ocorrência do sinistro no acervo danificado, realização de visita técnica e diagnóstico da situação do acervo pelo Arquivo Nacional.
• Justificativa de eliminação: eliminação especial autorizada pelo Arquivo Nacional para os conjuntos documentais sem valor secundário, destinados à eliminação, não contemplados em Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio ou fim do órgão e/ou entidade, que atendam a uma das condições definidas no art. 5º da Portaria AN/MGI nº 206, de 27 de fevereiro de 2025.
• Digitalização: a eliminação após a digitalização é possível em algumas situações, desde que sejam cumpridos alguns critérios:  

1. A aplicação do CCD e da TTDD tem que anteceder a eliminação dos documentos.
2. Os originais dos documentos destinados à guarda permanente não poderão ser eliminados após digitalização.
3. Em casos específicos, originais de documentos não poderão ser eliminados após a digitalização, apesar de não serem de guarda permanente.
4. Conjuntos documentais que já tenham cumprido os prazos de guarda previstos na TTDD e destinados à eliminação não devem ser digitalizados.
5. A eliminação dos documentos originais, após a digitalização, deverá seguir os procedimentos previstos no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, no Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, e na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, atendendo aos procedimentos orientados pelo Arquivo Nacional nas Recomendações para os procedimentos de eliminação decorrentes da  digitalização de documentos de arquivo pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal.          

 O serviço de orientação técnica sobre a eliminação de documentos é realizado por meio do Sistema de Orientações Técnicas – SOT. A CPAD deve elaborar a LED de acordo com o modelo constante da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, bem como atendendo aos procedimentos orientados pelo Arquivo Nacional nas Recomendações para elaboração da listagem de eliminação de documentos arquivísticos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal. 

Em caso de dúvidas, faça sua solicitação de orientação no SOT, por meio do endereço https://sot.an.gov.br/, com o login gov.br. Caso seu login gov.br não esteja validado no SOT, acesse a solicitação de cadastro por meio do link https://sot.an.gov.br/cadastro.php

Para mais informações sobre o SOT, acesse o Tutorial para o usuário externo.

Saiba mais

 A eliminação indevida de documentos poderá incidir em sanções penais e pecuniárias, conforme legislação em vigor, a saber:

 Artigo 314 do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal Brasileiro).

 Artigo 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

 Artigo 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.