Eliminação de documentos

É a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. Cabe ressaltar que a partir da publicação do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, as eliminações de documentos deverão ser autorizadas pelo titular do órgão e/ou entidade do Poder Executivo federal.

Contudo, cabe ao Arquivo Nacional aprovar os instrumentos de gestão de documentos, prestar orientação técnica para elaboração das Listagens de Eliminação de Documentos – LED e demais procedimentos para a eliminação, bem como realizar o monitoramento da eliminação, em cumprimento ao art. 30, § 1º, do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967 e ao Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria MGI nº 7.660, de 24 de outubro de 2024.       

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É possível realizar a eliminação de documentos arquivísticos públicos no seguintes casos:

• Prazo de guarda cumprido: eliminação autorizada pela aprovação da LED no âmbito da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD de cada órgão e/ou entidade e por sua autoridade máxima, de acordo com o Decreto nº 10148, de 2 de dezembro de 2019. Para a efetivação do processo de eliminação, a LED deve ser elaborada de acordo com o modelo constante da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, revisada e ampliada pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do CONARQ, bem como atendendo aos procedimentos orientados pelo Arquivo Nacional nas Recomendações para elaboração da listagem de eliminação de documentos arquivísticos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal. 
• Ocorrência de sinistro: eliminação especial autorizada pelo Arquivo Nacional após informe sobre a ocorrência do sinistro no acervo danificado, realização de visita técnica e diagnóstico da situação do acervo pelo Arquivo Nacional.
• Plano de Destinação: eliminação especial autorizada pelo Arquivo Nacional aos órgãos e/ou entidades que não possuem Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, que se enquadrem aos casos definidos no art. 4º da Portaria AN/MGI nº 206, de 27 de fevereiro de 2025.
• Justificativa de eliminação: eliminação especial autorizada pelo Arquivo Nacional para os conjuntos documentais sem valor secundário, destinados à eliminação, não contemplados em Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativas às atividades-meio ou fim do órgão e/ou entidade, que atendam a uma das condições definidas no art. 5º da Portaria AN/MGI nº 206, de 27 de fevereiro de 2025.
• Digitalização: a eliminação após a digitalização é possível em algumas situações, desde que sejam cumpridos alguns critérios: 

1. A aplicação do CCD e da TTDD tem que anteceder a eliminação dos documentos.
2. Os originais dos documentos destinados à guarda permanente não poderão ser eliminados após digitalização.
3. Em casos específicos, originais de documentos não poderão ser eliminados após a digitalização, apesar de não serem de guarda permanente.
4. Conjuntos documentais que já tenham cumprido os prazos de guarda previstos na TTDD e destinados à eliminação não devem ser digitalizados.
5. Os procedimentos para a eliminação dos originais dos documentos, após a digitalização, deverão seguir o previsto nas normativas em vigor.       

Em caso de dúvidas, faça sua solicitação de orientação no SOT, por meio do endereço https://sot.an.gov.br/, com o login gov.br. Caso seu login gov.br não esteja validado no SOT, acesse a solicitação de cadastro por meio do link https://sot.an.gov.br/cadastro.php

Para mais informações sobre o SOT, acesse o Tutorial para o usuário externo.

Saiba mais

 A eliminação indevida de documentos poderá incidir em sanções penais e pecuniárias, conforme legislação em vigor, a saber:

 Artigo 314 do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal Brasileiro).

 Artigo 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991

 Artigo 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.