AN disponibiliza painéis em Power BI com dados da gestão de documentos

O Arquivo Nacional (AN), secretaria do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos (MGI), demonstra um avanço significativo ao disponibilizar, de forma mais completa e acessível, os dados da gestão de documentos dos órgãos e entidades da administração pública federal. Essa iniciativa é notável por empregar interfaces gráficas, criadas no Power BI, que possibilitam a visualização das informações sob diversas perspectivas e o cruzamento de dados, conforme a necessidade do usuário.

A ferramenta Power BI (clique aqui), utilizada pelo AN, oferece funcionalidades como a conexão com diversas fontes de dados, a visualização de dados em diferentes formatos, e a criação de relações entre eles. Isso permite analisar indicadores e compartilhar relatórios, facilitando a colaboração e o acesso público à informação.

Os gráficos produzidos pela equipe do AN, com coordenação da Diretoria de Gestão de Documentos e Arquivos, demonstram a situação atualizada de três diferentes atividades da gestão documental, desenvolvidas pelo órgão: as orientações técnicas em gestão de documentos; a elaboração de instrumentos técnicos de gestão de documentos e o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga).  

Indicadores das orientações técnicas prestadas pelo AN 

O AN, como órgão central do Siga, orienta os demais órgãos e entidades do Poder Executivo Federal quanto à gestão dos documentos que produzem, tramitam e custodiam em suas unidades. Por meio do Sistema de Orientações Técnicas, os responsáveis pela gestão documental na comunidade do Siga entram em contato com os especialistas do AN, no Rio de Janeiro e em Brasília, para sanar dúvidas e solicitar apoio técnico em atividades como a eliminação de documentos públicos, a aplicação de normativas e manuais, e a implantação de sistemas informatizados com vistas à gestão arquivística. Nos gráficos disponibilizados no BI “Orientações técnicas”, pode-se observar os dados relativos a esse atendimento por órgão ou unidade da federação (estados e Distrito Federal), além de aplicar filtros de período, tipo de orientação e classificação da atividade realizada. 

Sistema de Orientações Técnicas - painel representativo

Acompanhamento da elaboração de instrumentos técnicos nos órgãos 

Para realizar a gestão documental, os órgãos e entidades da administração pública federal devem elaborar, com o auxílio do AN, os instrumentos técnicos que definem o agrupamento de suas atividades em classes e os prazos de guarda aos documentos produzidos no decorrer dessas atividades. Somente após o AN aprovar as propostas de Código de Classificação de Documentos (CCD) e de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), o órgão poderá realizar procedimentos de gestão, tais como a avaliação, a eliminação e o recolhimento para o AN. No BI “Elaboração de instrumentos técnicos”, é possível monitorar todo o processo desenvolvido nos atendimentos em curso, por meio dos filtros de etapa e de órgão/entidade atendido/a, ou mesmo consultando os indicadores produzidos pelas unidades do AN no Rio de Janeiro (Codai/Codag) e em Brasília (Diged/CGDOC). 

ainel ilustrativo que apresenta o campo de Elaboração de Instrumentos Técnicos

Monitoramento dos indicadores do Siga 

O Siga é a forma como se organiza a gestão documental de toda a administração pública federal. O AN preside o Siga e é responsável por sua coordenação técnica, o que inclui a orientação e capacitação dos agentes públicos que nele atuam, bem como o monitoramento da governança e do desempenho dos integrantes (órgãos e entidades) do sistema. Os indicadores que apoiam esse monitoramento estão consolidados no BI do “Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga)”, em seis painéis diferentes: “Subcomissões de Coordenação do Siga”, “Comissão Permanente de Avaliação de Documentos”, “Membros do Siga”, “Integrantes”, “Eliminação documental” e “GSISTE”. Nas abas “Integrantes” e “Membros do Siga”, que se refere aos agentes públicos que atuam no sistema, é possível aplicar filtros como vinculação ministerial ou nome do agente, propiciando, assim, uma maior transparência para os cidadãos e as cidadãs, usuários/as finais da gestão de documentos públicos.  

Painel ilustrativo que apresenta o campo de Integrantes do Siga