Nota pública da Comissão de Coordenação do Sistema de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal

A Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal vem, por meio de nota pública manifestar-se quanto à Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101, em curso na 21/ª Vara Federal do Rio de Janeiro/RJ.

O Decreto nº 10.148/2019, reestrutura e aperfeiçoa o sistema de governança pública relativa à gestão de documentos e arquivos ao instituir a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal – CCSIGA.

A CCSIGA é um colegiado que congrega representantes de todos os órgãos setoriais (ministérios e órgãos equivalentes), e representantes de outros sistemas estruturadores, sob a coordenação do Arquivo Nacional, órgão central do SIGA. Por sua vez, sob a coordenação de cada órgão setorial estão as subcomissões setoriais do SIGA. Esta disposição do sistema permite aos órgãos e entidades a integração e o monitoramento das ações relativas à gestão de documentos e arquivos na administração pública federal.

O Decreto 10.148/2019 ao redefinir a composição e atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD, também trouxe mais clareza sobre sua responsabilidade e seu papel na execução dos procedimentos de gestão de documentos.

Nesse sentido, há um aprimoramento normativo substancial e consideramos equivocado o requerimento de suspensão da eficácia do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 feito pelo Ministério Público Federal porque ele é um importante elemento normativo para a completa efetivação da política nacional de arquivos públicos na Administração Pública federal.

Como fundamento principal para o requerido, o Ministério Público Federal alega que os artigos 9º, 10, 11, 12, 13 e 14 do Decreto nº 10.148, configuram “o perigo de que, escondidas nos porões das repartições públicas nos quatro cantos do país, documentos relevantes, que deveriam estar sendo preservados, possam estar sendo irresponsavelmente eliminados[1].” Essa alegação, no entendimento da CCSIGA, é improcedente porque põe sob questionamento a qualidade técnica e a autonomia atribuída às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD em relação aos procedimentos de gestão de documentos da administração pública federal.

Há mais de 25 anos, a partir da edição do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997 (e mantido pelo art. 18 do Decreto nº 4.073/2002), foi imputado aos órgãos e entidades da administração pública federal a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção de documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Para este feito, o normativo determinou a criação de CPADs. Em todos esses anos nunca foi questionada ou retirada a autonomia e a competência técnica das comissões para realizar o processo de gestão de documentos públicos que culmina em sua destinação final. Não cabendo, portanto, a suposição do Ministério Público Federal de que “as funções de gestão documental serão exercidas por servidores sem qualificação, experiência ou capacitação[2].” Durante mais de duas décadas foi a atuação diligente das CPADs, zelosa das boas práticas arquivísticas, que garantiram a publicidade, a transparência e o controle da guarda e preservação dos documentos públicos.

Reiteramos, que o Decreto 10.148/19 institui, no âmbito dos órgãos setoriais, subcomissões de coordenação do SIGA responsáveis por implementar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos e arquivos nos âmbitos setorial e seccional. Ou seja, todos os órgãos e entidades integrantes do SIGA contam com uma instância de coordenação e controle das atividades de gestão e eliminação de documentos públicos.

O entendimento da CCSIGA é de que a análise e autorização de listagens de eliminação de documentos, anteriormente realizada pelo Arquivo Nacional, não conferia maior segurança técnica ao processo de avaliação, seleção e destinação de documentos públicos. Ao abolir esta prática, essencialmente burocrática e protocolar, o Decreto 10.148/2019 sinaliza que o que assegura a correta eliminação de documentos públicos é a atuação das CPADs, em conformidade à legislação arquivística e orientações técnicas e instrumentos de gestão de documentos aprovados pelo Arquivo Nacional.

[1] Petição MPF em referência ao Inquérito Civil Público nº1.30.001.004698/2021-71, p. 13.

[2] Petição MPF em referência ao Inquérito Civil Público nº1.30.001.004698/2021-71, p. 14.