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Orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos públicos
O Decreto nº 12.939 de 16 de abril de 2026 entra em vigor em 16 de junho de 2026.
A partir dessa data, os órgãos e entidades deverão adequar seus procedimentos às novas disposições normativas.
O fluxo de eliminação de documentos passa a prever a etapa de autorização pelo Arquivo Nacional, ressalvados os casos em que houver delegação de competência à autoridade máxima do órgão ou entidade, vedada a subdelegação.
Será editado ato normativo específico pelo Arquivo Nacional com os procedimentos e os critérios que deverão ser atendidos pelos órgãos e entidades para a solicitação de delegação de competência para autorização da eliminação de documentos.
O Arquivo Nacional orienta que as minutas de Listagem de Eliminação de Documentos (LED) sejam encaminhadas previamente, por meio do Sistema de Orientações Técnicas (SOT), em formato .doc ou .docx, para análise técnica. Após eventual adequação, a versão final da LED deverá ser submetida à aprovação da CPAD e da autoridade máxima do órgão ou entidade. Somente após essa autorização poderá ser publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
Por fim, esclarecemos que inclusive nos casos de delegação de competência, o Arquivo Nacional fará o Monitoramento dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, podendo solicitar a LED para fins de conferência, e quando identificados indícios de irregularidades, poderá suspender o respectivo Edital.
Em caso de dúvidas, faça sua solicitação de orientação no SOT, por meio do endereço https://sot.an.gov.br/, com o login gov.br. Caso seu login gov.br não esteja validado no SOT, acesse a solicitação de cadastro por meio do link https://sot.an.gov.br/cadastro.php
Para mais informações sobre o SOT, acesse o Tutorial para o usuário externo.