Informes DGD
Recomendações para constituição de CPAD
SUSPENSÃO TEMPORÁRIA DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELOS ÓRGÃOS DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
Decisão proferida pelo juízo da 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ, determinou que sejam suspensas as eliminações de documentos públicos realizadas com base nos procedimentos do Decreto nº 10.148/2019, até ulterior decisão. O juízo destaca que, “não obstante a suspensão da eliminação, os demais procedimentos atinentes à classificação e destinação de documentos poderão ser mantidos.”. A decisão foi comunicada a todos os órgãos e entidades do poder executivo federal integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) por meio do Ofício Circular nº 01/2022/GABIN/AN, de 22/02/2022.
Informamos que o Arquivo Nacional apresentou manifestação técnica quanto aos elementos de fato e de direito necessários para propiciar a defesa da União e aguarda a audiência de conciliação e decisão judicial final.
Ressaltamos a importância e a necessidade de constituição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD conforme determinado pelo art. 18 do Decreto 4.073/2002 e observando diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional constantes no documento Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). O eficaz trabalho desenvolvido pelas CPADs, em especial a avaliação de documentos, é que garantirá a eficaz preservação e proteção do patrimônio documental.
Em caso de dúvidas, a equipe do Arquivo Nacional permanece à disposição para a orientação técnica aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal integrantes do SIGA, pelos e-mails: coged.gestão@an.gov.br / siga@an.gov.br.
Monitoramento de editais de eliminação pelo Arquivo Nacional
Apesar da autonomia dada aos órgãos para aprovação das listagens de eliminação, a partir da publicação do Decreto nº 10148, de 2 de dezembro de 2019, o Arquivo Nacional não aprova mais as listagens de eliminação, mas monitora todos os Editais de Ciência de Eliminação que são publicados no Diário Oficial da União.
A Coordenação de Normatização e Orientação Técnica (Conor) realiza esse monitoramento para promover maior transparência e segurança jurídica aos órgãos e/ou entidades que pretendem eliminar documentos arquivísticos públicos. Desta forma, poderão ser solicitadas as listagens de eliminação de documentos, caso sejam constatadas inconsistências ou ausência de informações, para verificação se os editais publicados se referem à listagens elaboradas de acordo com os Instrumentos de Gestão de Documentos (Código de classificação e Tabela de temporalidade) aprovados pelo Arquivo Nacional. Durante a análise das listagens, o processo de eliminação deverá ter o prazo interrompido, até que a sua continuidade seja autorizada pelo Arquivo Nacional.
É importante lembrar que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 1º, determina que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Portanto o dirigente máximo do órgão responde por eventuais danos que venham a ocorrer aos documentos públicos, sobretudo no que se refere à eliminação indevida de documentos.
Ação civil pública retoma questão sobre eliminação de documentos
O Arquivo Nacional e a Consultoria Jurídica do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) reuniram-se, em ambiente híbrido, no dia 28 de agosto de 2023, para a análise dos desdobramentos da Ação Civil Pública n. 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ e a definição de orientações aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, diante da vigência do Decreto n. 10.148, de 2019. No momento, aguarda-se a publicação da decisão judicial relacionada à referida Ação Civil Pública.
No que diz respeito à eliminação de documentos, destaca-se que, nos termos do art. 10º do referido decreto: “A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º”.
Ou seja, os trabalhos desenvolvidos nas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs), no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, seguem dependendo da validação do Arquivo Nacional.
Nível de maturidade
A eliminação de documentos públicos deve ser realizada mediante rigorosa aplicação dos procedimentos adequados de gestão de documentos. Isso inclui, mas não se resume, a aplicação de instrumentos técnicos de classificação, avaliação e destinação de documentos.
Desse modo, é fundamental a observação do nível de maturidade de cada órgão ou entidade em seus procedimentos de gestão de documentos, sobretudo no que se refere à eliminação. Trata-se de um cuidado necessário diante da importância e da complexidade das ações que envolvem aplicação do disposto no Decreto n. 10.148/2019.
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
O Arquivo Nacional destaca ainda a necessidade da constituição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos termos do art. 9° do Decreto n. 10.148/2019. Para tanto, devem ser observadas também as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional e publicadas no documento Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, disponível no site do Arquivo Nacional.
É o trabalho atento e qualificado desenvolvido pelas CPADs nos órgãos, em especial na avaliação de documentos, que pode garantir a preservação e a proteção do patrimônio documental.
Rotina de Orientações
O Arquivo Nacional mantém suas equipes técnicas mobilizadas para auxiliar os órgãos do Poder Executivo federal na correta gestão de documentos de arquivo, dando especial atenção às dúvidas relacionadas aos processos de eliminação.
Da mesma forma, segue realizando o acompanhamento sistemático das publicações de editais de ciência de eliminação feitas pelos órgãos. A finalidade é mitigar possíveis danos decorrentes da previsão de eliminação de documentos que não se encontrem em conformidade com os instrumentos de gestão de documentos aprovados e publicados.
Revisão da Legislação
O Arquivo Nacional tem também desenvolvido estudos com o propósito de atualizar o decreto em vigor, no sentido de torná-lo mais adequado à realidade e à maturidade dos órgãos da Administração Pública Federal em matéria de gestão de documentos.
Para mais informações:
Arquivo Nacional aprova os instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-fim do Banco do Brasil e da Agência Nacional do Cinema.
Com a aprovação dos códigos de classificação de documentos (CCD) e das tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo (TTDD), o BB e a ANCINE concluem relevantes entregas para o Poder Executivo federal, cada um em seu âmbito de atuação.
Após a aprovação dos respectivos instrumentos de gestão de documentos, o BB e a ANCINE entram no grupo de órgãos e entidades do Poder Executivo federal que podem classificar, avaliar, selecionar e destinar todos os documentos produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades-meio e atividades-fim, tanto em suporte papel, quanto em formato digital, utilizando instrumentos técnicos aprovados pelo Arquivo Nacional, em conformidade com a legislação.
Aplicando estes instrumentos de gestão de documentos, as instituições poderão otimizar seus acervos arquivísticos, podendo eliminar legalmente os documentos que já cumpriram seus objetivos institucionais, além de contribuir para o acesso e conservação dos documentos destinados a guarda permanente. Tais medidas permitem o aproveitamento racional dos recursos humanos e materiais, culminando na economia de recursos financeiros destinados à alocação de espaço para armazenamento de arquivos.
Os instrumentos estão disponíveis em:
https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/codigos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-relativos-as-atividades-fim-aprovados-pelo-arquivo-nacional