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Orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos públicos
O Decreto nº 12.939 de 16 de abril de 2026 entra em vigor em 16 de junho de 2026.
A partir dessa data, os órgãos e entidades deverão adequar seus procedimentos às novas disposições normativas.
O fluxo de eliminação de documentos passa a prever a etapa de autorização pelo Arquivo Nacional, ressalvados os casos em que houver delegação de competência à autoridade máxima do órgão ou entidade, vedada a subdelegação.
Será editado ato normativo específico pelo Arquivo Nacional com os procedimentos e os critérios que deverão ser atendidos pelos órgãos e entidades para a solicitação de delegação de competência para autorização da eliminação de documentos.
O Arquivo Nacional orienta que as minutas de Listagem de Eliminação de Documentos (LED) sejam encaminhadas previamente, por meio do Sistema de Orientações Técnicas (SOT), em formato .doc ou .docx, para análise técnica. Após eventual adequação, a versão final da LED deverá ser submetida à aprovação da CPAD e da autoridade máxima do órgão ou entidade. Somente após essa autorização poderá ser publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
Por fim, esclarecemos que inclusive nos casos de delegação de competência, o Arquivo Nacional fará o Monitoramento dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, podendo solicitar a LED para fins de conferência, e quando identificados indícios de irregularidades, poderá suspender o respectivo Edital.
Em caso de dúvidas, faça sua solicitação de orientação no SOT, por meio do endereço https://sot.an.gov.br/, com o login gov.br. Caso seu login gov.br não esteja validado no SOT, acesse a solicitação de cadastro por meio do link https://sot.an.gov.br/cadastro.php
Para mais informações sobre o SOT, acesse o Tutorial para o usuário exte#mce_temp_url#rno.
Arquivo Nacional aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim da Petrobras S.A
Arquivo Nacional aprova os instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-fim do Banco do Brasil e da Agência Nacional do Cinema.
Com a aprovação dos códigos de classificação de documentos (CCD) e das tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo (TTDD), o BB e a ANCINE concluem relevantes entregas para o Poder Executivo federal, cada um em seu âmbito de atuação.
Após a aprovação dos respectivos instrumentos de gestão de documentos, o BB e a ANCINE entram no grupo de órgãos e entidades do Poder Executivo federal que podem classificar, avaliar, selecionar e destinar todos os documentos produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades-meio e atividades-fim, tanto em suporte papel, quanto em formato digital, utilizando instrumentos técnicos aprovados pelo Arquivo Nacional, em conformidade com a legislação.
Aplicando estes instrumentos de gestão de documentos, as instituições poderão otimizar seus acervos arquivísticos, podendo eliminar legalmente os documentos que já cumpriram seus objetivos institucionais, além de contribuir para o acesso e conservação dos documentos destinados a guarda permanente. Tais medidas permitem o aproveitamento racional dos recursos humanos e materiais, culminando na economia de recursos financeiros destinados à alocação de espaço para armazenamento de arquivos.
Os instrumentos estão disponíveis em:
https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/codigos-de-classificacao-e-tabelas-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-relativos-as-atividades-fim-aprovados-pelo-arquivo-nacional
Monitoramento de editais de eliminação pelo Arquivo Nacional
Apesar da autonomia dada aos órgãos para aprovação das listagens de eliminação, a partir da publicação do Decreto nº 10148, de 2 de dezembro de 2019, o Arquivo Nacional não aprova mais as listagens de eliminação, mas monitora todos os Editais de Ciência de Eliminação que são publicados no Diário Oficial da União.
A Coordenação de Normatização e Orientação Técnica (Conor) realiza esse monitoramento para promover maior transparência e segurança jurídica aos órgãos e/ou entidades que pretendem eliminar documentos arquivísticos públicos. Desta forma, poderão ser solicitadas as listagens de eliminação de documentos, caso sejam constatadas inconsistências ou ausência de informações, para verificação se os editais publicados se referem à listagens elaboradas de acordo com os Instrumentos de Gestão de Documentos (Código de classificação e Tabela de temporalidade) aprovados pelo Arquivo Nacional. Durante a análise das listagens, o processo de eliminação deverá ter o prazo interrompido, até que a sua continuidade seja autorizada pelo Arquivo Nacional.
É importante lembrar que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 1º, determina que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Portanto o dirigente máximo do órgão responde por eventuais danos que venham a ocorrer aos documentos públicos, sobretudo no que se refere à eliminação indevida de documentos.
Ação civil pública retoma questão sobre eliminação de documentos
O Arquivo Nacional e a Consultoria Jurídica do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) reuniram-se, em ambiente híbrido, no dia 28 de agosto de 2023, para a análise dos desdobramentos da Ação Civil Pública n. 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ e a definição de orientações aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, diante da vigência do Decreto n. 10.148, de 2019. No momento, aguarda-se a publicação da decisão judicial relacionada à referida Ação Civil Pública.
No que diz respeito à eliminação de documentos, destaca-se que, nos termos do art. 10º do referido decreto: “A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º”.
Ou seja, os trabalhos desenvolvidos nas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs), no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, seguem dependendo da validação do Arquivo Nacional.
Nível de maturidade
A eliminação de documentos públicos deve ser realizada mediante rigorosa aplicação dos procedimentos adequados de gestão de documentos. Isso inclui, mas não se resume, a aplicação de instrumentos técnicos de classificação, avaliação e destinação de documentos.
Desse modo, é fundamental a observação do nível de maturidade de cada órgão ou entidade em seus procedimentos de gestão de documentos, sobretudo no que se refere à eliminação. Trata-se de um cuidado necessário diante da importância e da complexidade das ações que envolvem aplicação do disposto no Decreto n. 10.148/2019.
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
O Arquivo Nacional destaca ainda a necessidade da constituição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos termos do art. 9° do Decreto n. 10.148/2019. Para tanto, devem ser observadas também as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional e publicadas no documento Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, disponível no site do Arquivo Nacional.
É o trabalho atento e qualificado desenvolvido pelas CPADs nos órgãos, em especial na avaliação de documentos, que pode garantir a preservação e a proteção do patrimônio documental.
Rotina de Orientações
O Arquivo Nacional mantém suas equipes técnicas mobilizadas para auxiliar os órgãos do Poder Executivo federal na correta gestão de documentos de arquivo, dando especial atenção às dúvidas relacionadas aos processos de eliminação.
Da mesma forma, segue realizando o acompanhamento sistemático das publicações de editais de ciência de eliminação feitas pelos órgãos. A finalidade é mitigar possíveis danos decorrentes da previsão de eliminação de documentos que não se encontrem em conformidade com os instrumentos de gestão de documentos aprovados e publicados.
Revisão da Legislação
O Arquivo Nacional tem também desenvolvido estudos com o propósito de atualizar o decreto em vigor, no sentido de torná-lo mais adequado à realidade e à maturidade dos órgãos da Administração Pública Federal em matéria de gestão de documentos.
Para mais informações:
SUSPENSÃO TEMPORÁRIA DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELOS ÓRGÃOS DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
Decisão proferida pelo juízo da 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ, determinou que sejam suspensas as eliminações de documentos públicos realizadas com base nos procedimentos do Decreto nº 10.148/2019, até ulterior decisão. O juízo destaca que, “não obstante a suspensão da eliminação, os demais procedimentos atinentes à classificação e destinação de documentos poderão ser mantidos.”. A decisão foi comunicada a todos os órgãos e entidades do poder executivo federal integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) por meio do Ofício Circular nº 01/2022/GABIN/AN, de 22/02/2022.
Informamos que o Arquivo Nacional apresentou manifestação técnica quanto aos elementos de fato e de direito necessários para propiciar a defesa da União e aguarda a audiência de conciliação e decisão judicial final.
Ressaltamos a importância e a necessidade de constituição das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD conforme determinado pelo art. 18 do Decreto 4.073/2002 e observando diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional constantes no documento Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). O eficaz trabalho desenvolvido pelas CPADs, em especial a avaliação de documentos, é que garantirá a eficaz preservação e proteção do patrimônio documental.
Em caso de dúvidas, a equipe do Arquivo Nacional permanece à disposição para a orientação técnica aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal integrantes do SIGA, pelos e-mails: coged.gestão@an.gov.br / siga@an.gov.br.
Recomendações para constituição de CPAD
A evolução das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos no serviço público e os impactos do Decreto nº 12.939/2026
A atividade de avaliação de documentos de arquivo ocupa lugar central na gestão de documentos. No âmbito da administração pública federal as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) desempenham papel fundamental. Constituídas no âmbito dos órgãos e entidades, as CPAD orientam e realizam a análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e acumulados no exercício das atividades institucionais.
A regulamentação das CPAD, entretanto, não surgiu de uma única norma. Sua configuração atual resulta de um processo de construção normativa iniciado há quase três décadas e que acompanha o amadurecimento da política de gestão de documentos no Brasil.
É importante diferenciar a CPAD da CPADS, visto que a segunda é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), que trata de documentos classificados quanto ao grau de sigilo, sendo atividade distinta da classificação arquivística. A CPADS tem sua previsão legal no Art. 34, do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.
A trajetória das CPAD
O entendimento de que o documento é um dos elementos que constituem o patrimônio cultural brasileiro está baseado na Constituição Federal, de 1988, que estabelece, em seu art. 216, caber à administração pública a sua gestão e as providências para viabilizar a sua consulta.
A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, definiu responsabilidades para a gestão e a preservação dos documentos públicos. A referida lei estabeleceu o Poder Público como o ator responsável por garantir a gestão e a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
No âmbito Poder Executivo federal cabe ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Posteriormente, o Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, estabeleceu normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional.
Com a finalidade de orientar esse processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada pelo órgão ou entidade, tendo em vista a identificação da destinação dos documentos para a guarda permanente ou eliminação dos destituídos de valor secundário, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
O Decreto nº 2.182, de 1997 foi posteriormente revogado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamentou a Lei nº 8.159/1991 e reorganizou aspectos importantes da política arquivística nacional. O novo decreto manteve a previsão de constituição e as atribuições da CPAD.
A criação dessas comissões representou a institucionalização da avaliação de documentos no âmbito dos próprios órgãos produtores. Esta atividade deixou de ser compreendida apenas como uma etapa posterior à produção documental, passando a integrar de forma mais sistemática a gestão dos documentos públicos.
Em 12 de dezembro de 2003, o Decreto nº 4.915 instituiu o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Siga) da administração pública federal, tendo o Arquivo Nacional como o seu órgão central. A partir da criação do Siga, a atuação das CPAD passou a estar inserida em uma estrutura sistêmica mais ampla, articulando os órgãos e entidades da administração pública federal às diretrizes e normas de gestão de documentos.
Dezesseis anos depois, o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, disciplinou a composição das CPAD, estabeleceu a participação de servidores de diferentes áreas, e ampliou as suas atribuições. A norma definiu regras para o funcionamento das comissões, incluindo reuniões, quórum e participação de seus integrantes.
Ano de 2026: um novo marco para as CPAD
O Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, atualizou todo esse conjunto normativo, revogou o Decreto nº 4.915/2003 e os dispositivos correspondentes do Decreto nº 10.148/2019. O novo decreto mantém a CPAD como elemento essencial da gestão de documentos e, ao mesmo tempo, amplia e explicita as responsabilidades das comissões.
Entre as atribuições desta comissão estão: a elaboração de instrumentos técnicos, como o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação relativos às atividades-fim; a orientação quanto à aplicação dos instrumentos de gestão de documentos (atividades-meio e atividades-fim); a elaboração de relatório anual sobre a aplicação dos instrumentos de gestão de documentos; e atribui ao Arquivo Nacional a competência para autorizar a eliminação de documentos de arquivo produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública federal.
O Relatório Anual de Aplicação dos instrumentos de gestão de documentos
Com a publicação do Decreto nº 12.939, de 2026, o envio do relatório anual de aplicação dos instrumentos de gestão de documentos passou a ser obrigatório para órgãos e entidades em período não superior a 12 meses após a aprovação dos seus instrumentos técnicos relativos às atividades-fim. O relatório é uma ferramenta importante no monitoramento das atividades de gestão de documentos nos órgãos do PEf. Os dados coletados permitem acompanhar o desenvolvimento e a efetividades das atividades de gestão de documentos, especificamente no que tange à aplicação dos instrumentos técnicos e propor ajustes e melhorias.
Uma composição multidisciplinar
A composição multidisciplinar da CPAD contribui para qualificar o processo de avaliação documental, possibilitando uma análise mais ampla dos valores e das funções dos documentos, considerando tanto o contexto de sua produção quanto seus usos, aspectos legais e potenciais de preservação. Por isso a legislação prevê a participação de, no mínimo, profissionais de áreas como a arquivologia, a história e o direito.
Uma trajetória de amadurecimento da CPAD
Ao observar a trajetória normativa, é possível identificar uma evolução na forma como a gestão de documentos é compreendida e organizada. Toda esta trajetória revela que hoje cada CPAD constitui um componente estruturante da gestão de documentos, responsável por contribuir para que os documentos públicos sejam classificados, utilizados, avaliados, preservados ou eliminados, de acordo com critérios técnicos e em conformidade com a legislação arquivística.
Nesse contexto, o Decreto nº 12.939/2026 representa não apenas uma atualização normativa, mas uma oportunidade para fortalecer a atuação destas comissões e consolidar a gestão de documentos como atividade permanente e estratégica no Poder Executivo Federal.