Debriefing - O que planejamos? O que fizemos? O que aprendemos e como podemos melhorar?

Curadoria sobre Debriefing -  O que planejamos? O que fizemos? O que aprendemos e como podemos melhorar?

Como melhorar comportamentos, processos e resultados, refletindo sobre o que combinamos de fazer, o que foi feito e o que podemos aprimorar.

1. O que é: 

Abordagem que ajuda as equipes a compartilharem e aprenderem com suas ações, analisando o que foi feito e os resultados obtidos.

De acordo com o dicionário, o debriefing é uma reunião em que se faz o relatório de tarefa ou da missão executada. 

Aqui, no LA-BORA! gov, entendemos o debriefing ou aprendizagem por meio da experiência como uma ferramenta que ajuda as equipes a compartilharem e aprenderem com suas ações, analisando o que foi feito e os resultados obtidos. Portanto, realizamos um debriefing quando concluímos um projeto importante.

A proposta é a melhoria contínua, com reflexões detalhadas sobre o que funcionou bem e o que pode ser diferente na próxima vez. 

Os insights/aprendizados são coletados em um ambiente compartilhado, reforçando o espírito de equipe e aprimorando continuamente pessoas, processos e a gestão do conhecimento da organização. Dessa forma, melhorias concretas são implementadas no serviço público.

 2. O que não é: 

O debriefing não é controle disfarçado, nem  uma conversa informal sobre o que deu errado, muito menos a busca de pessoas culpadas.

...em vez disso, é uma ferramenta de reflexão construtiva; um processo estruturado focado em aprender e melhorar continuamente, ajudando você e sua organização a alcançar melhores resultados. Portanto, não deve ser visto como uma atividade burocrática ou punitiva, mas sim como uma oportunidade de aprendizado e crescimento.

 3. Por que fazer: 

O debriefing pode trazer várias melhorias para o trabalho e a equipe.

• Permite que os profissionais discutam e reflitam sobre situações inesperadas e desafiadoras.

• Fortalece a cultura de aprendizado. 

• É um mecanismo de construção de confiança e segurança psicológica da equipe.

• Desenvolve a inteligência coletiva da organização. 

• Permite reconhecer e valorizar as contribuições de cada membro da equipe.

4. Quando e onde?

Ao final de um projeto/atividade, em um ambiente presencial ou virtual das pessoas envolvidas.

Quando for necessário refletir sobre uma atividade ou um projeto realizado para extrair aprendizados e dar sentido a uma experiência.5. Como?

1. Definir quem é pessoa responsável pela condução

É necessário que o/a facilitador/a tenha sensibilidade para compreender e guiar a discussão. Essa pessoa deve conduzir o diálogo, mantendo o foco e ajudando os participantes a refletirem sobre seus sentimentos, experiências, percepções, decisões e habilidades. Em geral, a liderança do projeto ou atividade assume o papel de facilitador/a.

2. Organizar as informações necessárias

 Em se tratando de eventos (oficina, palestra, seminário, etc.), é interessante apresentar um resumo com as seguintes informações:

• Integrantes da Equipe

• Número de pessoas e órgãos participantes

• Critérios de seleção: diversidade de pessoas e órgãos

• Perfil dos inscritos: raça/cor, sexo, etc.

• Dados da avaliação: % excelente, bom, ruim e péssimo

• Principais comentários da Avaliação e do Chat (positivos e negativos)

• Foto da oficina realizada.

3. Conduzir a conversa e refletir sobre as lições apreendidas.

Início: Comece com uma atividade assíncrona (veja um modelo do LA-BORA! gov) para que a equipe tenha tempo de refletir individualmente e assim poder discutir coletivamente. A contribuição assíncrona é individual e anônima, para que o/a participante tenha a liberdade de escrever o que realmente sentiu ou percebeu. A atividade assíncrona é realizada antes do encontro síncrono.

Planejamento da reunião: Após a atividade assíncrona, primeiro, defina o que você espera alcançar com essa reunião. Relatar o que aconteceu, o que foi feito e como agiram para resolver a situação é essencial para a reflexão. Isso deve por meio de uma estrutura organizada, podendo ser dividida em quatro fases principais:

• O que planejamos? (10% do tempo)

• O que aconteceu de fato?(15% do tempo)

• Por que aconteceu dessa forma?(25% do tempo)

• O que faremos na próxima vez? (50% do tempo)

Lembre-se de registrar os principais pontos discutidos e as ações acordadas.

O que mais considerar: 

1. Questionamento dos participantes: Fazer perguntas aos participantes sobre suas ações e decisões durante a atividade, incentivando a reflexão.

2. Experiência com cenário: Entender e discutir o cenário proposto e como ele foi vivenciado.

3. Impacto da experiência: Explorar como os participantes se sentiram e reagiram durante a atividade.

4. Recordação dos fatos: Revisar os aspectos positivos e negativos da atividade para aprender com eles.

5. Relatos de melhorias: Discutir o que pode ser melhorado para atividades futuras.

6. Compromisso com a equidade/diversidade: Partimos da premissa de que não basta convidar todos; é essencial garantir que todos possam participar, sintam-se acolhidos, valorizados e capazes de aproveitar plenamente as atividades. Acessibilidade em eventos significa criar um ambiente que seja facilmente acessível e utilizável por todos, independentemente de suas habilidades ou necessidades, incluindo pessoas neurodivergentes, com deficiência auditiva, visual ou mobilidade reduzida, entre outros, portanto, é necessário analisar se as necessidades de todos que esperávamos servir/alcançar foram atendidas, e o que podemos fazer para tornar nosso serviço/nossas ações mais inclusivo/as. Por exemplo:

• Nosso público foi diverso?

• Tivemos uma boa representatividade na escolha dos/as palestrantes/convidados?

• Utilizamos recursos de acessibilidade?

• Foram identificadas e atendidas as necessidades específicas dos participantes antes ou durante a atividade? (legenda, libras, audiodescrição, falar pausadamente, etc.);

• Houve algum feedback/avaliação sobre isso? Quais?

Recomendações:

• Inclua perguntas sobre o sentimento dos participantes com relação a seu desempenho e resultados alcançados (sempre é individual, nunca coletivo).

• Se for necessário dar algum feedback construtivo para algum participante, sugerimos que o líder do projeto o faça em particular para evitar situações de constrangimento. No entanto, se a situação impactou toda a equipe, talvez seja interessante avaliar se deve ser feito em grupo, pois serve também para reforçar quais são os valores da organização e o que não pode ser tolerado na equipe. É importante conversar sobre situações difíceis também.

• Documentação dos resultados: Registre os principais pontos discutidos, as descobertas e as recomendações feitas durante o debriefing. Essa documentação deve ser compartilhada com todos os participantes e servir de base para as ações futuras

• Celebre o sucesso: Às vezes, focamos apenas no que precisa melhorar, mas é importante também reconhecer o que deu certo e os sucessos que alcançamos.

• Participação: Dê a todos a oportunidade de compartilhar seus pensamentos e experiências, promovendo a escuta ativa e o respeito às diferentes perspectivas.

• Análise das causas raiz: Reconheça as causas principais de qualquer desafio ou erro e considere como poderiam ter sido evitados.

• Desenvolvimento de ações: Descubra ações ou passos específicos que podem ser tomados para melhorar o desempenho futuro.

• Acompanhamento: Supervisione as ações identificadas durante o Debriefing para assegurar que as lições aprendidas sejam colocadas em prática.

4. Elaborar o Plano de Ação com as melhorias sugeridas.

Com base nas discussões do debriefing, elabore um plano de ação para implementar melhorias. Com as ideias em mente, definam responsabilidades, prazos e indicadores para garantir a execução das mudanças propostas.

Lembre-se: O debriefing é uma oportunidade de crescimento e desenvolvimento para a equipe envolvida no projeto ou atividade. 

Ao conduzir um debriefing eficaz, você estará investindo no crescimento da sua equipe e da sua organização. Confira alguns modelos.