AN apresenta índice para aferir gestão de documentos na administração federal

Na última sexta-feira (11), o Arquivo Nacional (AN) lançou o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD), modelo desenvolvido com o objetivo de avaliar o grau de conformidade dos órgãos e entidades federais com as normas e boas práticas da gestão documental. A iniciativa integra a estratégia de aprimoramento da governança do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga), coordenado pelo AN.

O iMGD leva em conta os seguintes componentes: a formalização de uma estratégia pela qual as instituições se comprometem com a gestão de documentos; as ações de padronização e controle da produção de documentos; as práticas de organização, armazenamento, acesso e segurança da documentação acumulada; e os procedimentos relativos à destinação dos documentos, como a constituição de CPADs.

Por meio de métricas específicas, descritas no documento referencial do iMGD, é possível verificar os níveis de maturidade em gestão de documentos dos órgãos e entidades abordados, segundo o quadro:

Métricas do iMGD

A ferramenta utilizada para a aferição desses níveis, entre os integrantes do Siga, é o formulário de Levantamento do Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (LIM), que já foi aplicado e produziu dados referentes aos órgãos setoriais e seccionais do sistema, referentes a 2024. Uma nova etapa de aferições, com aplicação do LIM e produção de relatórios, está prevista para 2025.

“Este ano, estamos querendo aplicar para outros órgãos que estão na estrutura dos ministérios e não estavam constando ainda na relação de integrantes do Siga que hoje está no site”, explicou Fernando Mathias, arquivista do AN e coordenador de Apoio à Gestão do Siga.

CCSiga

O lançamento do modelo aconteceu em Brasília, durante a reunião da Comissão de Coordenação do Siga (CCSiga). A abertura do primeiro encontro de 2025 foi conduzida pela diretora-geral do Arquivo Nacional e presidenta da CCSiga, Monica Lima. A apresentação completa do índice está disponível no canal oficial do Arquivo Nacional no YouTube. 

A CCSiga é um dos mais importantes fóruns da gestão de documentos e arquivos do país, e suas deliberações abrangem toda a Administração Pública Federal. A comissão é formada pelo AN, por representantes de todos os ministérios e órgãos equivalentes, além de integrantes de outros dois sistemas estruturadores da administração federal: o Sistema de Serviços Gerais (Sisg) e o Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (Sisp).