A evolução das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos no serviço público e os impactos do Decreto nº 12.939/2026

  A atividade de avaliação de documentos de arquivo ocupa lugar central na gestão de documentos.  No âmbito da administração pública federal as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) desempenham papel fundamental. Constituídas no âmbito dos órgãos e entidades, as CPAD orientam e realizam a análise, a avaliação e a seleção dos documentos produzidos e acumulados no exercício das atividades institucionais.

  A regulamentação das CPAD, entretanto, não surgiu de uma única norma. Sua configuração atual resulta de um processo de construção normativa iniciado há quase três décadas e que acompanha o amadurecimento da política de gestão de documentos no Brasil. 

  É importante diferenciar a CPAD da CPADS, visto que a segunda é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), que trata de documentos classificados quanto ao grau de sigilo, sendo atividade distinta da classificação arquivística. A CPADS tem sua previsão legal no Art. 34, do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

A trajetória das CPAD

  O entendimento de que o documento é um dos elementos que constituem o patrimônio cultural brasileiro está baseado na Constituição Federal, de 1988, que estabelece, em seu art. 216, caber à administração pública a sua gestão e as providências para viabilizar a sua consulta.

  A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, definiu responsabilidades para a gestão e a preservação dos documentos públicos.  A referida lei estabeleceu o Poder Público como o ator responsável por garantir a gestão e a proteção especial aos documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

  No âmbito Poder Executivo federal cabe ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

  Posteriormente, o Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, estabeleceu normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional.

  Com a finalidade de orientar esse processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada pelo órgão ou entidade, tendo em vista a identificação da destinação dos documentos para a guarda permanente ou eliminação dos destituídos de valor secundário, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

  O Decreto nº 2.182, de 1997 foi posteriormente revogado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamentou a Lei nº 8.159/1991 e reorganizou aspectos importantes da política arquivística nacional. O novo decreto manteve a previsão de constituição e as atribuições da CPAD.

  A criação dessas comissões representou a institucionalização da avaliação de documentos no âmbito dos próprios órgãos produtores. Esta atividade deixou de ser compreendida apenas como uma etapa posterior à produção documental, passando a integrar de forma mais sistemática a gestão dos documentos públicos. 

  Em 12 de dezembro de 2003, o Decreto nº 4.915 instituiu o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Siga) da administração pública federal, tendo o Arquivo Nacional como o seu órgão central. A partir da criação do Siga, a atuação das CPAD passou a estar inserida em uma estrutura sistêmica mais ampla, articulando os órgãos e entidades da administração pública federal às diretrizes e normas de gestão de documentos.

  Dezesseis anos depois, o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, disciplinou a composição das CPAD, estabeleceu a participação de servidores de diferentes áreas, e ampliou as suas atribuições. A norma definiu regras para o funcionamento das comissões, incluindo reuniões, quórum e participação de seus integrantes.

Ano de 2026: um novo marco para as CPAD

  O Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, atualizou todo esse conjunto normativo, revogou o Decreto nº 4.915/2003 e os dispositivos correspondentes do Decreto nº 10.148/2019. O novo decreto mantém a CPAD como elemento essencial da gestão de documentos e, ao mesmo tempo, amplia e explicita as responsabilidades das comissões.

  Entre as atribuições desta comissão estão: a elaboração de instrumentos técnicos, como o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação relativos às atividades-fim; a orientação quanto à aplicação dos instrumentos de gestão de documentos (atividades-meio e atividades-fim); a elaboração de relatório anual sobre a aplicação dos instrumentos de gestão de documentos; e atribui ao Arquivo Nacional a competência para autorizar a eliminação de documentos de arquivo produzidos pelos órgãos e entidades da administração pública federal.

O Relatório Anual de Aplicação dos instrumentos de gestão de documentos

  Com a publicação do Decreto nº 12.939, de 2026, o envio do relatório anual de aplicação dos instrumentos de gestão de documentos passou a ser obrigatório para órgãos e entidades em período não superior a 12 meses após a aprovação dos seus instrumentos técnicos relativos às atividades-fim. O relatório é uma ferramenta importante no monitoramento das atividades de gestão de documentos nos órgãos do PEf. Os dados coletados permitem acompanhar o desenvolvimento e a efetividades das atividades de gestão de documentos, especificamente no que tange à aplicação dos instrumentos técnicos e propor ajustes e melhorias.

Uma composição multidisciplinar

  A composição multidisciplinar da CPAD contribui para qualificar o processo de avaliação documental, possibilitando uma análise mais ampla dos valores e das funções dos documentos, considerando tanto o contexto de sua produção quanto seus usos, aspectos legais e potenciais de preservação. Por isso a legislação prevê a participação de, no mínimo, profissionais de áreas como a arquivologia, a história e o direito.

Uma trajetória de amadurecimento da CPAD