Orientações sobre ingresso/adesão dos novos órgãos nas contratações centralizadas da Central de Compras
Prezados,
Tendo em vista a nova estruturação ministerial do Governo Federal decorrente da Medida Provisória nº 1.154/2023, é necessário realizar ajustes nos serviços prestados pela Central de Compras, como o TáxiGov e o Almoxarifado Virtual Nacional (AVN). Recomendamos a leitura dos dois sítios para maior familiaridade com os modelos, em especial por aqueles que os utilizarão pela primeira vez.
Dada a nova estrutura do Governo Federal, é necessário que os novos órgãos criados formalizem a adesão aos serviços disponibilizados pela Central de Compras, de modo a usufruí-los. No caso dos órgãos que se mantiveram, esclarecemos que serão posteriormente contactados para ajustes da formalização.
Além disso, até que a formalização da adesão seja concluída, os novos órgãos continuarão a ser atendidos pelas estruturas anteriores às quais estavam vinculados.
Tendo em vista essa necessidade procedimental, a Central de Compras apresenta um informativo com os procedimentos necessários para que os novos órgãos passem a ser atendidos por esses serviços compartilhados.
1. Primeiros passos
É importante destacar que o órgão deverá indicar um ou mais servidores que serão os responsáveis pela articulação com a Central de Compras e realização dos atos preparatórios para entrada do órgão nos serviços compartilhados, o que inclui a viabilização da formalização da adesão e o preenchimento das planilhas de cadastro inicial de cada serviço. Os indicados também atuarão para sanar dúvidas dos usuários na implantação e estarão em contanto constante com a Central de Compras.
O novo órgão deve formalizar Termo de Adesão para poder utilizar o TáxiGov e o AVN. E há procedimentos distintos para essa adesão, tendo em vista os normativos do TáxiGov e do Almoxarifado Virtual Nacional que regem ambos os serviços.
O primeiro passo e que deve ser tratado em paralelo para conferir celeridade ao ingresso no serviço é o órgão providenciar a atualização de sua estrutura no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal – SIORG. Para maiores informações, sugerimos acessar o sítio do sistema. Esse é um procedimento importe para a vinculação dos cadastros de usuários e, em especial, de endereços de entrega, no caso do AVN.
2. Definição da demanda
Enquanto trata da atualização do SIORG, o órgão poderá iniciar a verificação da sua previsão de demanda interna, com base no histórico de utilização dos serviços do órgão anterior, do qual o órgão atual foi criado ou desmembrado. Importante frisar que a parcela destinada ao consumo dos novos órgãos não poderá superar o total registrado para o órgão originário, conforme cronograma de descentralização de recursos para o exercício de 2023 já apresentado à Central de Compras.
A solicitação de extração de relatórios de consumo do órgão nos sistemas TáxiGov e AVN poderá ser encaminhada para central.servicos@economia.gov.br.
3. Levantamento de dados e cadastros iniciais
Também em paralelo à atualização do SIORG, o órgão poderá realizar o levantamento prévio de informações quanto aos perfis dos usuários:
1) TáxiGov
a) Usuários;
b) Gestores de unidade;
c) Gestores setoriais;
2) Almoxarifado Virtual Nacional
a) Solicitantes;
b) Aprovadores;
c) Gestores setoriais.
No caso do AVN, também deverá ser realizado levantamento endereços dos locais de entrega (inclusive com o CEP correto do endereço). Maiores informações serão prestadas no item 5 deste comunicado.
4. Edição e Assinatura do Termo de Adesão
Como já tratado, os normativos dos serviços são distintos, o que leva a necessidades distintas para a adesão ao TáxiGov e ao AVN.
4.1. TáxiGov
O TáxiGov é disciplinado pela Instrução Normativa nº 10, de 23 de novembro de 2018. No caso deste serviço, a Central de Compras autuará processo no SEI do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e disponibilizará o Termo de Adesão para acesso externo ao representante legal do órgão, para assinatura. Para tanto, o órgão deve informar:
- Nome do órgão
- Nome do representante legal que assinará o termo;
- Portaria de nomeação do representante legal;
- Número do novo Decreto de Estrutura do órgão; e
- Número do CNPJ do órgão.
Junto com os dados acima, o órgão deve preencher e assinar o cronograma de descentralização de recursos, e enviá-lo ao e-mail seges.central.neof@economia.gov.br.
A sua anexação ao processo será providenciada pela Central de Compras, assim como uma cópia integral do processo será enviada ao órgão aderente, após a assinatura do Termo de Adesão.
4.2. Almoxarifado Virtual Nacional
No caso do Almoxarifado Virtual Nacional, o órgão deve formalizar a adesão, nos termos da Instrução Normativa SEGES/ME nº 51/2021. Para tanto, deve preencher e assinar o Termo de Adesão e o cronograma descentralização de recursos.
Em seguida, tais documentos, acompanhados de uma cópia do instrumento que dá poderes à autoridade signatária do Termo de Adesão (Lei, Portaria etc.) deverão ser encaminhados à Central de Compras por meio do protocolo eletrônico.
5. Preenchimento das informações
Tendo o SIORG atualizado, a Central de Compras disponibilizará uma planilha para o cadastramento das unidades e usuários que utilizarão os sistemas. Neste caso, teremos uma planilha para o TáxiGov e outra para o Almoxarifado Virtual Nacional.
5.1. TáxiGov
Na planilha do TáxiGov, deverão ser indicados todos os usuários que poderão utilizar o sistema. Neste caso, será necessário indicar os dados dos usuários, a unidade administrativa à qual se vinculam (por isso a necessidade do SIORG atualizado) e o perfil de uso. Maiores informações estão disponíveis no Manual de Cadastro do TáxiGov.
Excepcionalmente e a critério do novo órgão, o TáxiGov poderá ter seu uso iniciado sem que haja a completa atualização das estruturas organizacionais no SIORG, sendo neste caso todos os cadastros de usuários vinculados às estruturas “superiores” existentes. Cumpre destacar, todavia, que: a) o gestor de unidade será responsável pelo acompanhamento de todas as corridas realizadas pelos usuários da unidade que estiver vinculado no sistema; e b) ao completar a atualização do SIORG, deverá o órgão preceder com os ajustes de vinculações de cadastros dos usuários.
5.2. Almoxarifado Virtual Nacional
Para o Almoxarifado Virtual Nacional, mais informações serão necessárias, pois além daquelas do TáxiGov, será importante registrar o endereço físico das unidades, para que as empresas saibam o local de entrega dos pedidos. As informações de como preencher estão localizadas no manual Cadastro no Almoxarifado Virtual Nacional.
Maiores informações sobre o preenchimento poderão ser localizadas no Manual de Cadastro do Almoxarifado Virtual Nacional.
Ainda sobre o Almoxarifado Virtual Nacional, é importante ressaltar que duas empresas diferentes prestam o serviço, então uma planilha será referente às unidades e usuários localizados nas regiões norte e sudeste e outra para as demais regiões. Para conhecer o funcionamento dos sistemas, acesse o Manual de Uso do Sistema Regiões Norte e Sudeste e Manual de Uso do Sistema Demais Regiões.
5. Finalização
Estando os Termos de Adesão devidamente assinados e a definição de orçamento do órgão determinada no cronograma de descentralização orçamentária, estará pendente apenas o encaminhamento das planilhas de dados pela Central de Compras às empresas prestadoras de serviços.
As planilhas remetidas pelos órgãos serão verificadas pela Central de Compras e, estando com todos os dados corretamente preenchidos, enviadas às empresas para o cadastro em massa. Havendo alguma dúvida ou incorreção, o órgão será informado para promover os ajustes necessários.
É importante destacar que, após esse primeiro cadastro realizado pela Central de Compras, novos cadastros ou ajustes de perfis ou unidades deverão ser realizados pelos próprios gestores juntamente às empresas.
Seguidamente, os usuários receberão e-mails de primeiro acesso para finalizar os cadastros e começarem a utilizar os serviços fornecidos.
Dúvidas referentes aos serviços poderão ser encaminhadas para central.servicos@economia.gov.br. As dúvidas referentes à parte orçamentária poderão ser encaminhadas para seges.central.neof@economia.gov.br.