Monitoramento dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos
Objetivo
Com a publicação do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 as Listagens de Eliminação de Documentos (LED) passaram a ser aprovadas pelos titulares dos órgãos ou das entidades do Poder Executivo Federal.
Nesse contexto, o Arquivo Nacional realiza o monitoramento da eliminação de documentos públicos, com o objetivo de promover maior segurança jurídica aos órgãos e entidades, apoiando seus dirigentes máximos no cumprimento da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1º, e a prevenção de eventuais perdas de documentos públicos, sobretudo no que se refere à eliminação indevida.
Como acontece
O monitoramento é feito por meio da verificação diária dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos publicados no Diário Oficial da União. Caso o Edital de Ciência de Eliminação não apresente elementos suficientes para garantir a legalidade do procedimento, o Arquivo Nacional solicita à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade o envio da Listagem de Eliminação de Documentos (LED) para uma análise complementar conforme as Recomendações para Elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos de Arquivo pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Federal e solicita também que os documentos selecionados e avaliados não sejam eliminados até que seja formalizada a resposta conclusiva sobre a LED em questão.
Quais os elementos essenciais do Edital
É recomendado que os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos tenham a indicação dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados e a indicação das datas-limite de cada descritor. Se possível a indicação do link da(s) LEDs e/ou do processo administrativo atuado no órgão para registrar a eliminação.
Sugestão de modelo ampliado de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, de acordo com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, e pela Resolução nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do CONARQ:
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EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº (indicar o nº / ano do Edital) O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado (a) pela Portaria nº (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada no Diário Oficial da União, de (indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) (indicar o nome do Diretor-geral do Arquivo Nacional ou da autoridade máxima do órgão ou entidade quando este possuir autonomia para eliminação de documentos), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragésimo quinto dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial da União, se não houver oposição, o(a) (indicar o responsável pela eliminação) eliminará (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a (indicar cada código de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as datas-limite de cada código de classificação a serem eliminados), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. |
Como ocorre a suspensão do Edital
Após a análise das Listagens de Eliminação de Documentos que deram origem ao Edital publicado, a equipe técnica do Arquivo Nacional poderá solicitar a publicação em Diário Oficial da União da Suspensão do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos poderá ser suspenso em decorrência das seguintes irregularidades:
I – inexistência de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no órgão ou entidade;
II – indicação de conjuntos documentais destinados à guarda permanente;
III – indicação de códigos de classificação sem prazo de guarda estipulado em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, como no caso dos códigos estruturantes;
IV – ausência de quadro de aprovação de contas pelo TCU quando houver conjunto documental que trate de transações financeiras;
V – indicação de conjuntos documentais que ainda não cumpriram o prazo de guarda estipulado em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
VI – conjuntos documentais que não estão classificados de acordo com a Portaria AN/MGI 174, de 23 de setembro de 2024.
Sugestão de modelo de suspensão Edital de Ciência de Eliminação de Documentos:
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NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE EDITAL DE SUSPENSÃO DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº [XXX/ANO] O(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, designado(a) pela Portaria nº [indicar número], de [dia] de [mês] de [ano], publicada no Diário Oficial da União de [data da publicação], no uso de suas atribuições legais e regimentais, torna público, para conhecimento dos interessados, que: Em razão da identificação de inconsistências na(s) Listagem(ns) de Eliminação de Documentos nº [indicar número(s)], fica SUSPENSO o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº [indicar número], publicado no Diário Oficial da União em [data], [Seção], [página(s)], até a devida regularização do processo de eliminação. A suspensão ora formalizada visa assegurar a conformidade do procedimento com a legislação e as normas vigentes em matéria de gestão de documentos. Após a correção das inconsistências, será promovida a republicação do edital, com a reabertura dos prazos legais. [Local], [data]. |
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Para melhor acompanhamento da atividade, é necessário que o presidente da CPAD e seu suplente estejam cadastrados no SOT (https://sot.an.gov.br/cadastro.php)
Para mais informações sobre o SOT, acesse o Tutorial para o usuário externo.