Monitoramento de editais de eliminação pelo Arquivo Nacional

Apesar da autonomia dada aos órgãos para aprovação das listagens de eliminação, a partir da publicação do Decreto nº 10148, de 2 de dezembro de 2019, o Arquivo Nacional não aprova mais as listagens de eliminação, mas monitora todos os Editais de Ciência de Eliminação que são publicados no Diário Oficial da União.

A Coordenação de Normatização e Orientação Técnica (Conor) realiza esse monitoramento para promover maior transparência e segurança jurídica aos órgãos e/ou entidades que pretendem eliminar documentos arquivísticos públicos. Desta forma, poderão ser solicitadas as listagens de eliminação de documentos, caso sejam constatadas inconsistências ou ausência de informações, para verificação se os editais publicados se referem à listagens elaboradas de acordo com os Instrumentos de Gestão de Documentos (Código de classificação e Tabela de temporalidade) aprovados pelo Arquivo Nacional. Durante a análise das listagens, o processo de eliminação deverá ter o prazo interrompido, até que a sua continuidade seja autorizada pelo Arquivo Nacional.

É importante lembrar que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 1º, determina que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Portanto o dirigente máximo do órgão responde por eventuais danos que venham a ocorrer aos documentos públicos, sobretudo no que se refere à eliminação indevida de documentos.