Diretora participa de reunião no Ministério da Economia

A diretora-geral do Arquivo Nacional e presidente do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), Neide De Sordi, participou, no dia 30/05, de uma reunião no Ministério da Economia cuja pauta foi a regulamentação do inciso X do artigo 3º da Medida Provisória n. 881/2019.

A Medida Provisória, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, estabelece garantias de livre mercado e análise de impacto regulatório para as empresas.  O art. 3º apresenta o conjunto de direitos das pessoas, naturais ou jurídicas, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do país, e o inciso X estabelece como um desses direitos o de “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”.

Pelo Ministério da Economia, participaram da reunião Ciro Pitangueira de Avelino, secretário-adjunto de Governo Digital, Erika Melissa, diretora de programa da Secretaria-Executiva, e Thiago Stein de Melo e Sousa, assessor técnico da Secretaria Executiva. Pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública, além da diretora do Arquivo Nacional, compareceu o ouvidor-geral do Gabinete do Ministro, Ronaldo Bento.

Na ocasião, Neide De Sordi apresentou a preocupação da comunidade arquivística com a insegurança jurídica decorrente da autorização para a eliminação dos documentos originais das empresas depois de digitalizados, especialmente aqueles decorrentes da relação das empresas com o poder público.

A presidente do Conarq e diretora  do AN informou ainda a preocupação da comunidade arquivística quanto ao risco de que, no futuro, se tenha entendimento semelhante para os documentos da Administração Pública Federal.

Em seu entendimento, as empresas devem adotar boas práticas de gestão de documentos para a seleção daqueles de valor permanente, cujo original deve ser preservado mesmo quando digitalizado, e para a eliminação dos documentos que já cumpriram a sua finalidade, o que torna, nesse caso, a digitalização desnecessária.

A diretora do Arquivo Nacional manifestou preocupação com a possibilidade de a MP criar um custo elevado e desnecessário para as empresas, que é a digitalização indiscriminada de todos os documentos, inclusive daqueles sem valor permanente, que, depois de cumprida a finalidade para a qual foram criados, podem ser simplesmente eliminados. Esse erro tem ocorrido com frequência nas empresas e até mesmo no serviço público. Projetos de digitalização de grandes conjuntos documentais são contratados quando os documentos poderiam ser eliminados, se aplicados procedimentos de gestão de documentos.

O secretário-adjunto de Governo Digital confirmou o interesse em contar com o Arquivo Nacional entre os parceiros que irão construir a regulamentação da Medida Provisória e se prontificou a analisar propostas concretas das instituições arquivísticas.

Ele também abordou a regulamentação da legislação sobre a microfilmagem como um modelo a ser analisado.  Nessa ocasião, a diretora do AN apontou algumas falhas nesse processo da regulamentação da microfilmagem, e relatou a experiência exitosa de boas práticas do Banco Central do Brasil, que, com a participação do Arquivo Nacional, elaborou a Resolução nº 4.474, de 31 de março de 2016, que “regulamentou a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente”.

Neide De Sordi informou ainda que o Conarq se reuniu no último dia 29 de maio para construir proposições a serem apresentadas por ela na próxima reunião sobre a regulamentação da matéria, a realizar-se em 11 de junho no Ministério da Economia.