Digitalização de Acervo no Arquivo Nacional

A digitalização do acervo do Arquivo Nacional começou, em 2003, quando foi criado o Laboratório de Digitalização na Coordenação de Preservação do Acervo (COPAC) da Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo (COPRA). Nesta época foi realizado também um treinamento com a equipe da COPRA com o intuito de ensiná-la a manusear e configurar os equipamentos que foram adquiridos com recursos captados no âmbito do Projeto de Modernização do Arquivo Nacional. Dentre as aquisições realizadas pela instituição estão o sistema de captura digital e a infraestrutura de armazenamento, tais como servidores, storage e switchs. O Arquivo Nacional possui a prática de contratar serviços de manutenção preventiva e corretiva de seus equipamentos, bem como novas aquisições e atualizações que fazem com que a instituição disponha de um sistema de ponta mesmo depois de passados de 15 anos da sua implementação.
O Arquivo Nacional possui milhões de documentos escritos, obras raras, fotografias, mapas, plantas, discos, películas e fitas magnéticas em seu acervo no Rio de Janeiro e em Brasília. O uso da tecnologia digital na preservação desse material é muito importante, embora seja necessário compreender a impossibilidade da digitalização de todos os documentos do acervo em virtude do volume de material e da constante entrada de novos documentos no órgão.
O processo de digitalização do acervo do Arquivo Nacional passa pela seleção de prioridades, uma vez que a digitalização não se restringe à captura digital (escaneamento), mas também à organização, descrição e indexação das informações contidas nos documentos para fins de recuperação em bases de dados, bem como na necessidade de se fazer promover a conservação e a restauração dos itens danificados pelo tempo.
O acervo digitalizado do Arquivo Nacional é mantido em um servidor próprio, uma sala cofre que possui uma infraestrutura digital de ponta, com capacidade total de 1,1petabytes. A ocupação com o acervo digitalizado chega a 560 Tb e 4,7 Tb de documentos originais-digitais que foram recolhidos da Comissão Nacional da Verdade, em 2015. O Arquivo Nacional prevê um crescimento de storage anualmente para armazenar as digitalizações constantes e recolhimentos de documentos originais-digitais produzidos pelos órgãos do Executivo Federal. De acordo com tais práticas, o armazenamento em nuvem não é recomendável, uma vez que a maioria delas pertence a empresas privadas e os servidores estão fora do território nacional. Assim, respeitamos a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. É importante destacar também que as atividades de digitalização estão em conformidade com as normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos que não recomenda o uso da tecnologia em nuvem, embora o Arquivo Nacional tenha a sua própria nuvem corporativa utilizada para outras demandas.
Apesar da digitalização do acervo ser uma ferramenta que promove amplo acesso à informação contida nos documentos por vários usuários em diferentes localidades e restringe o manuseio dos originais e, o que ajuda na sua preservação, ela inaugura a possibilidade de uma perda total que hoje vem sendo cada vez mais discutida e conhecida como “amnésia digital”. Por isso, o Arquivo Nacional, através do Programa AN Digital, vem fazendo testes com a solução tecnológica Archivematica – repositório arquivístico digital confiável – a fim de garantir o acesso a longo prazo aos documentos digitais custodiados pela Instituição. Embora a digitalização do acervo do Arquivo Nacional não esteja diretamente ligada ao Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais – AN Digital, que cuida de documentos nato-digitais, os documentos digitalizados, o que chamamos de representantes digitais, se beneficiarão do repositório arquivístico digital confiável. Para saber mais sobre o AN Digital clique aqui .
É importante ressaltar que digitalizar o acervo é um dos passos para a preservação da informação, mas não o único. É imprescindível que o acervo original receba todo cuidado necessário para sua preservação no formato e suporte em que foi produzido.

Fonte: Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo.