Declaração de Madrid: o papel dos arquivos para a democracia

Foi aprovada, em novembro de 2019, a Declaração de Madrid. Elaborada no contexto do Ano Ibero-americano dos Arquivos para Transparência e Memória, a publicização simultânea em dois idiomas (português e espanhol) da declaração marca a representatividade dos falantes de português e o papel do Brasil em sua construção. O documento foi redigido a partir das discussões realizadas na Reunião de Diretores dos Arquivos Nacionais da Ibero-américa e no Seminário Internacional sobre Arquivos para Transparência e Memória, eventos que contaram com a presença do Arquivo Nacional. Leia abaixo a íntegra da Declaração de Madrid:

Declaração de Madrid

A XXVI Cimeira Ibero-americana de Chefes de Estado e de Governo, realizada na cidade de Antígua, Guatemala, declarou o ano de 2019 como Ano Ibero-americano dos Arquivos para a Transparência e Memória. Assim, as diretoras, diretores e representantes dos Arquivos Nacionais e Gerais de Ibero-américa, Filipinas e Porto Rico, depois de terem concebido um programa comemorativo a nível regional, o qual proporcionou a reflexão sobre esta temática, e no qual participaram especialistas, acadêmicos, funcionários públicos e mais profissionais implicados nas áreas arquivísticas, emitimos a seguinte declaração, por ocasião do Seminário Internacional "O lugar dos Arquivos: Acesso à informação, Transparência e Memória", realizado em Madrid a 12 de novembro de 2019.

Considerando:

I. Que o lema da XXVII Cimeira Ibero-americana de Chefes de Estado e de Governo “Inovação para o Desenvolvimento Sustentável: Objetivo 2030” destacou a inovação como motor de transformação de sociedade e impulsionadora da sustentabilidade, preparando-nos para os novos tempos sobre a base das afinidades históricas e culturais, o património documental comum e a diversidade cultural ibero-americana que nos

II. Que a cooperação ibero-americana desenvolve com os seus esforços para contribuir na implementação da Agenda 2030 e no cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e suas metas, alinhando os seus documentos estruturais e as suas ações nesse Os programas de cooperação dão consistência ao seu firme trabalho multilateral.

 III. Que em particular o Objetivo 16 de Desenvolvimento Sustentável estabelece a necessidade de promover o estado de direito, combater a corrupção em todas as suas formas, criar instituições eficazes e transparentes que prestem contas, proporcionar acesso a uma identidade jurídica para todos e todas, garantir o acesso público à informação, assim como proteger as liberdades fundamentais, funções que devem ser da competência dos arquivos.

Assim, declaramos que:

1.- Os Arquivos públicos, ao gerar condições que permitam aos cidadãos aceder aos documentos administrativos, diplomáticos, técnicos e jurídicos produzidos pelas Administrações Públicas, de acordo com a legislação vigente em cada país, garantam o efetivo    cumprimento    do                 direito    de       acesso à informação, assim como o controlo dos cidadãos sobre as atuações dos poderes públicos. Os arquivos permitem uma efetiva prestação de contas e asseguram a participação na tomada de decisões, promovendo uma gestão pública eficiente, responsável e transparente. Recomendamos incluir na legislação e normativas arquivísticas e outras aplicáveis à gestão documental, a pertinência de preservar e dar acesso aos documentos de interesse público produzidos por instituições e agentes privados, incluindo os documentos digitais e os seus metadados.

2.- Os arquivos e as boas práticas na gestão documental convertem-se em poderosos e eficazes colaboradores na luta contra a corrupção, na promoção do bom governo e transparência administrativa. Entendidos os documentos como evidências das funções e competências das Administrações Públicas, garantir-se-á a traçabilidade do seu contexto de produção e da sua gestão, assim como a indispensável implementação de processos de avaliação e seleção documental.

3.- Ao colocar à disposição dos cidadãos o património histórico de diversas épocas, em vários formatos e suportes, os Arquivos são fundamentais para a salvaguarda e recuperação da memória dos povos e indivíduos e para a construção da sua identidade.

4.- Os Arquivos são instrumentos essenciais para o direito ao conhecimento e o direito à verdade, definidos pelas Nações Unidas; apresentam documentos de prova à justiça e permitem a reparação de danos às vítimas de violações de Direitos Humanos; contribuem para a recuperação da memória coletiva; contribuem com informação para a história recente; proporcionam registos arquivísticos para a sensibilização e educação das novas gerações. A localização, preservação e proteção dos arquivos que possuem documentos que testemunham violações dos Direitos Humanos devem ser objeto de políticas arquivísticas dos Estados.

5.- Os processos de transformação digital e a incorporação das tecnologias no funcionamento dos Estados implicam respostas aos desafios e oportunidades na gestão e preservação do património digital. Neste sentido, a participação dos Arquivos na definição de políticas, estratégias e serviços digitais relacionados tornam-se necessárias para garantirem a integridade, autenticidade e fiabilidade dos documentos, assim como o acesso e difusão por meios eletrónicos com o objetivo de fomentar os pilares do governo aberto (transparência, participação e colaboração).

6.- As instituições responsáveis pelas políticas arquivísticas devem ser dotadas de legislação e normas atualizadas, de orçamentos adequados para cumprir as suas missões, de profissionais competentes e especializados, de instalações que cumpram os requisitos para a conservação do património documental que custodiam, assim como planos de redução de desastres para salvaguardar os documentos, em qualquer formato ou suporte, em face das ameaças de origem natural ou alterações climáticas.

7.- Por fim, os Arquivos públicos e privados jogam um papel fundamental nas políticas de transparência e memória. Assim, declaramos que é necessário que os Estados e a sociedade no seu conjunto reconheçam e valorizem a função e impacto social dos Arquivos; as instituições responsáveis promovam a organização e profissionalização; garantam o seu adequado financiamento; favoreçam a sua descentralização e articulação com outros atores sociais e, finalmente potenciem a difusão e visibilidade da sua função democratizadora.

Madrid, Espanha em 12 de novembro de 2019.

Acesse o pdf da Declaração de Madrid aqui.