Comissão de Coordenação do Siga reúne 42 representações no MGI

O Arquivo Nacional (AN), secretaria do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), realizou na última sexta-feira a 2ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (CCSiga). O encontro ocorreu no Salão Nobre do ministério, em Brasília, e contou com a presença de 42 representações titulares e suplentes das Sub-Comissões de Coordenação do Siga de órgãos setoriais.  

Os diálogos foram conduzidos pela Diretora-Geral do AN e presidenta da CCSiga, Ana Flávia Magalhães; o Diretor de Gestão de Documentos e Arquivos e Coordenador da CCSiga, Jean Camoleze; Paola Bittencourt, suplente; e Fernando Matias, coordenador de Apoio à Governança do Siga, ambos arquivistas do AN; e João Carlos Lopes, da Assessoria da Diretoria de Relacionamento e Negócios - DRN, da Dataprev.  

Em suas palavras, Ana Flávia Magalhães ressaltou que “qualificar o diálogo do Arquivo Nacional com as representações dos órgãos que compõem esse sistema estruturador é um fundamento do Programa de Aceleração do Siga, que elaboramos nesta gestão”, enfatizando que o fortalecimento dessa articulação é fundamental para demonstrar a importância estratégica da gestão de documentos para a administração pública como um todo. A Diretora-Geral destacou ainda a necessidade de expandir esse diálogo para além das pessoas que já estão engajadas nesta agenda em decorrência da atuação direta e consciente, uma vez que a produção documental é constante na rotina dos órgãos. “É preciso investir para que cada vez mais pessoas compreendam o quanto essa possibilidade está associada a práticas arquivísticas que demandam a responsabilidade de todas as pessoas envolvidas. Esta reunião da CCSiga foi, portanto, uma oportunidade muito proveitosa para compartilhar o que temos feito, bem como, a partir da escuta atenta, aprimorar as iniciativas a fim de avançarmos com mais segurança’’.   

O Diretor de Gestão de Documentos e Arquivos, Jean Camoleze, destacou a importância do encontro para apresentar os avanços tecnológicos na gestão documental. Segundo Camoleze, “o encontro foi uma oportunidade valiosa para apresentar os seis novos sistemas informatizados voltados à Gestão de Documentos da Administração Pública Federal, o que foi bem recebido pelos participantes, que reconheceram os avanços do Arquivo Nacional nessa área”. O diretor ressaltou ainda que as equipes do Arquivo Nacional têm trabalhado sistematicamente na definição de pré-requisitos e na estruturação desses sistemas, com previsão de entrega de alguns deles até o final do ano. Entre as soluções em desenvolvimento, destacam-se o sistema de cálculo de massa acumulada, o sistema de governança arquivística e ferramentas para a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade. 

Na pauta, o desenvolvimento das atividades do Programa de Aceleração do Siga - Acelera Siga foi um dos assuntos, além da apresentação de um diagnóstico das ações do governo federal lideradas pelo AN na recuperação dos acervos de órgãos federais atingidos pelas enchentes do Rio Grande do Sul. Os presentes também discutiram estratégias para melhorar a articulação entre órgãos centrais, setoriais e seccionais, bem como a capacitação dos responsáveis.  

Ao participar da 2ª Reunião Ordinária do CCSiga, a Dataprev, representada por João Carlos Lopes, demonstrou seu alinhamento com os objetivos do Arquivo Nacional.'’A Dataprev se sente honrada em ter sido convidada para a 2ª Reunião Ordinária do CCSIGA, confirmando a sua posição de parceira do Arquivo Nacional, estando pronta para participar diretamente na modernização dos seus serviços, que visam garantir pleno acesso à informação, apoiar o cidadão na defesa de seus direitos e incentivar a produção de conhecimento científico e cultural brasileiro’’, comentou.  

No encontro, houve ainda uma exposição sobre a Portaria do AN nº153, de 3 de maio de 2024, que determina a adoção de caracteres alfabéticos para identificar instrumentos de gestão de documentos de arquivo nos sistemas informatizados; e a Portaria AN nº174, de 23 de setembro de 2024, que atualiza o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo, relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo Federal. 

Para a arquivista representante do Subsiga-MGI, Eva Vilma Soares, a reunião trouxe pontos importantes que estão sendo realizados para melhorar e fortalecer o Siga, como ‘a necessidade de melhorar a comunicação com as seccionais e novos sistema informatizados que irão auxiliar a todos os integrantes do Siga’’. Segundo Eva, ‘’essas ações mostram o comprometimento do Arquivo Nacional como gestor deste sistema tão importante para o poder executivo federal’’. 

Na apresentação dos sistemas de apoio à gestão de documentos para órgãos do Siga, o destaque foi para o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad), em parceria com a Dataprev.   

Além disso, a Comissão de Coordenação confirmou a previsão de realização do Encontro Técnico do Siga no primeiro semestre de 2025.   

Nova coordenação reforça suporte à gestão de documentos pelo AN 

Na recente atualização da estrutura do MGI, por meio Decreto n° 12.102, de 8º de julho de 2024, o Arquivo Nacional instituiu, na unidade de Brasília, a Coordenação de Apoio à Gestão do Siga (COAGS), que está sob a liderança de Fernando Matias e conta ainda com as Divisões de Monitoramento do Siga (DIMOS) e de Apoio à Gestão Executiva do SIGA (DAGES).   

Esse é um reforço importante para que órgão que ganhou status de secretaria em 2023 possa atuar com mais proximidade e agilidade diante das demandas e desafios vivenciados pelos demais integrantes do universo do Siga.  

Fotos: Franciele Oliveira - CGREI/AN.