Atendimento presencial para consultas ao acervo retorna em 3 de novembro

O agendamento prévio para o atendimento presencial de consultas aos acervos custodiados pelo Arquivo Nacional, na sede do Rio de Janeiro e na Coordenação Regional no Distrito Federal (Coreg - DF), foi retomado em 3 de novembro de 2021, de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h.

Ressaltamos que:

• pesquisas relacionadas a documentos de registros civis, habilitações de casamento, livros de notas e documentos de estrangeiros NÃO serão atendidas de forma presencial, e continuarão a ser atendidas remotamente por meio do Módulo de Atendimento à Distância do Arquivo Nacional; 

• o atendimento presencial é opcional, sendo possível ao usuário ser atendido por meio do Módulo de Atendimento à Distância, independentemente do tipo de pesquisa; 

• acervos interditados por razões técnicas, elencados em comunicado disponível no portal do Arquivo Nacional, não poderão ser acessados até a data fixada no referido comunicado; e 

• para acesso aos documentos do acervo do Arquivo Nacional, o usuário deverá seguir os procedimentos abaixo elencados.

PROCEDIMENTOS PARA AGENDAMENTO PRÉVIO E ACESSO AOS DOCUMENTOS 

1. Cadastre-se previamente no Sistema de Informações do Arquivo Nacional - Sian.

O usuário deverá ter cadastro no Sian. Não sendo cadastrado, poderá fazê-lo no sistema, clicando aqui, ou através do portal do Arquivo Nacional (menu Serviços > SIAN);

2. Descubra se o documento de interesse já está disponível virtualmente.

É possível que o documento de interesse já tenha sido digitalizado e esteja disponível para acesso imediato.

Acesse o Sian e pesquise na aba “Fundos e Coleções/Pesquisa Digital”, para identificar se o documento já foi digitalizado.

Em caso de dúvida, acesse os tutoriais, disponíveis canal de YouTube do Arquivo Nacional, sobre como pesquisar no Sian.

3. Copie a notação completa do documento desejado no Sian.

Os documentos listados no Sian possuem notação. A notação de um documento é a sua “carteira de identidade”, facilitando sua localização – com a notação em mãos, a pesquisa é mais fácil e rápida.

A notação de um documento é representada por um código alfanumérico, como, por exemplo: BR DFANBSB V8.MIC ou GNC.AAA.83032290. 

4. Preencha um formulário de solicitação para cada documento pretendido, até o limite de cinco documentos por atendimento.

O usuário deve preencher um formulário apropriado para cada documento pretendido, com a notação completa e correta do documento que deseja consultar, salientando-se que cada formulário corresponde a 1 (um) documento a ser solicitado, e que o usuário deverá respeitar o limite de 5 (cinco) documentos por agendamento. 

O usuário deverá escolher o formulário apropriado, conforme o tipo de documento pretendido:

Formulário de requisição de documentos arquivísticos textuais

Formulário de requisição de documentos judiciários

Formulário de requisição de documentos iconográficos

O usuário pode verificar aqui exemplo para preenchimento do formulário.

ATENÇÃO:  Somente serão aceitos formulários salvos nos seguintes formatos: .odt, .doc, .docx, NÃO sendo aceitos formulários convertidos em .pdf. Se os formulários de requisição de documentos não estiverem preenchidos corretamente, o agendamento não poderá ser efetuado. 

5. Informe-se sobre os horários de atendimento.

Os horários para atendimento presencial na sala de consulta são os seguintes:

1. Turno da manhã: 9h a 12h.
2. Turno da tarde: 13h a 17h. 

ATENÇÃO: Se julgado insuficiente um único turno para consulta aos documentos, o usuário poderá pleitear o agendamento no turno subsequente, preferencialmente no mesmo dia, mediante disponibilidade de agenda.

6. Marque seu agendamento com, no mínimo, 15 (quinze) dias úteis de antecedência. 

Para a consulta aos documentos custodiados pela Coreg - DF, é preciso efetuar o agendamento pelo e-mail: consultasdf@an.gov.br

O agendamento para documentos localizados na sede do Rio de Janeiro deve ser efetuado por meio do e-mail agendamento@an.gov.br, informando o dia e o horário de seu interesse para consultar presencialmente os documentos requisitados.

A data escolhida pelo usuário será atendida sempre que houver disponibilidade de vaga na agenda de atendimento, que é organizada pela data de recebimento dos pedidos.

A Coordenação de Consultas ao Acervo (Cocac) enviará e-mail, comunicando sobre a viabilidade de acesso aos documentos, o dia e o turno da disponibilização dos documentos requeridos, e demais orientações.

Serão disponibilizados, no máximo, 5 (cinco) documentos por dia para cada usuário, que permanecerão disponíveis para consulta durante 15 (quinze) dias corridos, prorrogáveis por mais 15 (quinze) se houver interesse do usuário. Neste caso, é necessário comunicar aos servidores da Sala de Consulta, caso contrário os documentos serão devolvidos aos depósitos do Arquivo Nacional.

Na impossibilidade de comparecimento à sede no Rio de Janeiro na data agendada, o usuário poderá solicitar a manutenção dos documentos a serem consultados com, pelo menos, um dia de antecedência, mediante contato telefônico pelo número (21) 3952-4300. Caso o usuário não entre em contato, o documento será devolvido imediatamente aos depósitos do Arquivo Nacional. 

ATENÇÃO: Somente será permitido acesso à Sala de Consultas da sede ao usuário que apresentar o protocolo de agendamento emitido pela Cocac, com a data e o horário da consulta. 

7. Obedeça as regras de segurança do acervo. 

Somente é permitido ao usuário na Sala de Consultas portar os objetos a seguir listados:

a) lápis ou lapiseira;

b) borracha;

c) folhas avulsas;

d) identificação pessoal;

e) porta-notas de pequenas dimensões, talões de cheque e cartões de crédito;

f) computadores portáteis, que não poderão ser ligados à rede do Arquivo Nacional;

g) câmeras e outros equipamentos fotográficos; e

h) aparelho celular em modo silencioso ou avião, para ser utilizado somente com função de câmera fotográfica. 

O usuário deve manusear o documento com todo cuidado, devendo cumprir as seguintes regras:

a) é permitido levar para a mesa apenas 1 (uma)unidade de documento avulso (pacotes, folhas soltas) e, no máximo, 5 (cinco) unidades de códices (livros, encadernados);

b) o usuário deverá utilizar luvas, que serão fornecidas pelo Arquivo Nacional;

c) é proibido marcar o documento, e dobrar ou amassar suas folhas;

d) é proibido entrar na Sala de Consultas portando canetas de qualquer espécie, livros, agendas, cadernos, envelopes, bolsas, pastas, estojos ou similares;

e) é proibido alterar a ordem das páginas dos documentos;

f) é proibido ingerir bebidas ou alimentos na Sala de Consultas;

g) é proibido fotografar com o uso do flash; e

h) é proibido fotografar documentos bibliográficos e iconográficos. 

ATENÇÃO: Após a consulta, o documento deverá ser devolvido embalado e com sua respectiva requisição nas mãos dos funcionários responsáveis pela Sala de Consultas, que fará a conferência do estado da documentação. 

Orientações finais

O e-mail agendamento@an.gov.br não se destina às orientações sobre pesquisa no Sian, ou sobre como utilizar os instrumentos de pesquisas dos conjuntos documentais existentes no Arquivo Nacional.

Por isso, é muito importante ler atentamente as orientações, e assistir aos tutoriais já disponíveis on-line no portal do Arquivo Nacional e outros canais virtuais.

Caso o usuário tenha alguma dúvida, entre em contato com as unidades do respectivo atendimento:

- Coordenação de Consultas ao Acervo (Cocac), no Rio de Janeiro: por meio dos telefones (21) 3952-4300, ou pelo endereço eletrônico consultas@an.gov.br

- Coordenação Regional no Distrito Federal (Coreg - DF): por meio do telefone (61) 3966-8688, ou pelo endereço eletrônico consultasdf@an.gov.br