Arquivo Nacional promove oficina e insere agenda de gestão de documentos no CLAD

O Arquivo Nacional promoveu no último dia 28/11 a oficina "Gestão Documental para a Promoção da Eficiência da Administração Pública", durante o XXIX Congresso Internacional do Centro Latino-Americano de Administração para o Desenvolvimento (CLAD). A atividade teve como principal objetivo inserir a discussão sobre gestão documental para a eficiência da administração pública no tradicional evento e foi conduzida pela Diretora-Geral do Arquivo Nacional, Ana Flávia Magalhães Pinto, e pelo Diretor de Gestão de Documentos e Arquivos, Jean Marcel Caum Camoleze.

Ana Flávia enfatizou a importância da gestão e do patrimônio documental na demonstração do papel dos órgãos da administração pública entre a população em geral, sobretudo para a garantia do acesso à informação, um direito fundamental que se reflete em diversos outros direitos. Para ilustrar os significados da gestão de documentos nesses termos, mencionou os diálogos do Arquivo Nacional com comunidades tradicionais e outros grupos sociais majoritários distanciados desses serviços, e que muitas vezes dependem do acesso à informação para garantir direitos básicos, como a posse da terra. “Existe uma forte relação as condições de acesso a esses dois patrimônios. Esse é um fonte motivo para encorajar a superação do subdimensionamento da gestão de documentos nas nossas rotinas”, destacou.

A Diretora-Geral do AN defendeu a necessidade de ampliar o letramento em gestão documental em todos os níveis da administração pública. Ela destacou que todo servidor público, independentemente de sua área de atuação, precisa ser exposto a conceitos básicos da gestão documental para que possa qualificar sua atuação em prol da eficiência e da transparência no âmbito das instituições do Estado, contribuindo, por exemplo, para a consolidação de sistemas mais afinados às necessidades da população.

O diretor de gestão de documentos e arquivos Jean Camoleze complementou a fala de Ana Flávia, trazendo a experiência do Arquivo Nacional no auxílio às instituições atingidas pelas enchentes no Rio Grande do Sul. Ele descreveu a situação e a experiência que evidenciou os diversos contextos em que a gestão documental está inserida.

Camoleze também abordou os desafios da gestão de documentos digitais. Ele alertou para o crescimento exponencial do volume de documentos digitais, impulsionado pela digitalização dos processos administrativos e pela utilização de sistemas eletrônicos de gestão de documentos. Segundo ele, a falta de padronização, a ausência de procedimentos claros para a eliminação de documentos digitais e a dificuldade em lidar com a obsolescência tecnológica são alguns dos desafios que a administração pública precisa enfrentar para garantir a eficiência da gestão documental na era digital.

Participantes da oficina salientaram a necessidade de essa agenda ser incorporada na formação inicial e continuada de gestores públicos, a fim de que possam estabelecer diálogos mais qualificados com especialistas das áreas de arquivologia, ciência da informação e ciências da computação, entre outros.

A participação do Arquivo Nacional evidenciou a importância da gestão documental para a construção de um Estado mais eficiente, transparente e democrático. As falas de Ana Flávia e Jean Camoleze reforçaram a necessidade de se investir em letramento em gestão documental em todos os níveis da administração pública, para o fortalecimento de uma cultura de organização e preservação de documentos em benefício do povo brasileiro.