AN lança Sistema de Informações Gerenciais do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal

Brasília, (data publicação) – O Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (Siga), aperfeiçoa o processo de monitoramento e governança do Siga ao lançar o Sistema de Informações Gerenciais do SIGA – SIG-SIGA. O SIG-SIGA, sistema de informações previsto pelo decreto 4.915/2003, desenvolvido em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Ministério da Justiça e Segurança Pública tem por objetivo apoiar a Comissão de Coordenação do Siga e o Arquivo Nacional no monitoramento das ações de gestão de documentos e arquivos planejadas e realizadas pelos órgãos e entidades integrantes do Siga com o objetivo de:

· Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais;

· Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

· Divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos;

· Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

· Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

· Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e

· Fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades.

Por meio do SIG-SIGA os órgãos e entidades da administração pública federal prestarão contas; poderão acompanhar indicadores estratégicos como: o perfil dos agentes públicos que atuam na área, volume e características dos documentos preservados e daqueles eliminados e os custos associados à gestão de documentos e arquivos; poderão contactar e solicitar orientações técnicas do Arquivo Nacional e poderão implementar processos de melhoria contínua ao responderem os autodiagnósticos e ao interagirem com os demais órgãos e entidades da administração pública federal.

O sistema está integrado ao login único do governo federal, uma facilidade para os usuários e para futuras interações com outros sistemas informatizados.

O SIG-Siga está estruturado por módulos, o que permite que o seu desenvolvimento seja incremental, o que facilita a familiarização dos usuários ao sistema e a adaptabilidade às novas demandas. Neste primeiro momento foram disponibilizados os módulos de cadastro, de autodiagnóstico e de solicitação de orientações técnicas, além do módulo de administração do sistema.

O cadastro dos integrantes do Siga possibilitará conhecer o perfil dos servidores públicos que atuam em gestão de documentos e arquivos na administração pública federal. Além de conhecer os servidores que percebem gratificações (GSISTEs) vinculadas ao Siga, as informações coletadas contribuirão para direcionar as capacitações em gestão de documentos e arquivos ofertadas pelo Arquivo Nacional e permitirá acesso aos demais módulos e funcionalidades do SIG-Siga. O cadastro é exclusivo para os servidores públicos que atuam nas atividades de gestão de documentos e arquivos dos órgãos e entidades integrantes do Siga, a solicitação para acesso ao sistema deverá ser realizado pela página https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/siga/sig-siga/solcitacao-acesso-ao-sistema-sig-siga

O diagnóstico em gestão de documentos e arquivos inicia-se com o Levantamento da Situação Arquivística (LSA) da administração pública federal. O levantamento permitirá conhecer as principais características dos serviços de gestão de documentos e arquivos, as condições de preservação e conservação dos documentos, volumetria e custos associados à gestão de documentos e arquivos. O LSA associado ao Levantamento do Índice de Maturidade em Gestão de Documentos e Arquivos (LIM), que será lançado no início do próximo mês, fornecerá uma fotografia recente quanto à gestão e preservação das informações públicas.

Visando maior transparência e agilidade no atendimento aos órgãos e entidades da administração pública federal o módulo de solicitação de orientação técnica será o canal unificado para os atendimentos do Arquivo Nacional, o que permitirá o acompanhamento, interação direta com os técnicos do Arquivo Nacional e o compartilhamento das orientações técnicas.

O projeto de desenvolvimento do SIG-Siga integra o projeto estratégico “Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal” presente no Planejamento Estratégico do Arquivo Nacional e do Ministério da Justiça e Segurança Pública e representa uma importante ferramenta de governança do Siga e congrega o esforço da instituição em oferecer serviços e produtos mais eficiências e transparentes aos seus usuários.