AN lança SIG-Siga, sistema de governança voltado para os arquivos da administração federal

O Arquivo Nacional aperfeiçoa o processo de monitoramento e governança do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga) , do qual é o órgão central, ao lançar o Sistema de Informações Gerenciais do Siga (SIG-Siga), disponível em: sigsiga.an.gov.br .

O Siga é o sistema estruturador das atividades de gestão de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal, e o SIG-Siga é um sistema estruturante que auxilia no monitoramento e governança do Siga.

Previsto pelo decreto de criação do Siga ( Decreto n.º 4.915/2003 ), o SIG-Siga foi desenvolvido pelo AN em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Ministério da Justiça e Segurança Pública, com o objetivo de apoiar a Comissão de Coordenação e o órgão central do Siga no monitoramento das ações de gestão de documentos e arquivos planejadas e realizadas pelos órgãos e entidades integrantes do sistema, de forma a:

- integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais do Siga;

- divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; e

- fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades.

Tela de acesso ao SIG-Siga, por meio de login/senha do Gov.br

O SIG-Siga possibilitará, ao AN e à Comissão de Coordenação do Siga, o acompanhamento de indicadores estratégicos como: perfil dos agentes públicos que atuam na área; volume e características dos documentos preservados e eliminados pelos órgãos do sistema; e os custos associados à gestão de documentos e arquivos.

Além disso, o SIG-Siga possibilitará aos órgãos e entidades da administração pública solicitar orientações técnicas do AN; interagir com os demais órgãos do sistema para intercâmbio de informações e de boas práticas de gestão; e realizar um autodiagnóstico para orientar a implementação de procedimentos técnicos e fomentar a melhoria contínua de processos de trabalho em gestão de documentos e arquivos.

O SIG-Siga está estruturado por módulos, o que permite que o seu desenvolvimento seja incremental, e facilita a adaptabilidade às novas demandas. O sistema está integrado ao login único do governo federal (Gov.br), uma facilidade para os usuários e para futuras interações com outros sistemas informatizados governamentais.

Tela inicial do SIG-Siga

Neste primeiro momento, foram disponibilizados os módulos de cadastro, de autodiagnóstico e de solicitação de orientações técnicas. O SIG-Siga já está em operação, no âmbito da Comissão de Coordenação do Siga, desde 8 de março de 2022.

Cadastro

O cadastro dos integrantes do Siga possibilitará conhecer o perfil dos servidores públicos que atuam em gestão de documentos e arquivos na administração pública federal. Além de monitorar a distribuição e concessão de gratificações ( Gsistes ) a servidores que desempenham atividades relativas ao Siga, as informações coletadas contribuirão para direcionar as capacitações em gestão de documentos e arquivos ofertadas pelo AN, e permitirá acesso aos demais módulos e funcionalidades do SIG-Siga.

Módulo de cadastro do SIG-Siga

O cadastro é exclusivo para os servidores públicos que atuam na gestão de documentos e arquivos dos órgãos e entidades integrantes do Siga, e a solicitação para acesso ao sistema deverá ser feita pela página https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/siga/sig-siga/solicitacao-acesso-ao-sistema-sig-siga

Diagnóstico

O diagnóstico em gestão de documentos e arquivos inicia-se com o Levantamento da Situação Arquivística (LSA) dos órgãos integrantes do Siga. O levantamento permitirá conhecer as principais características dos serviços de gestão de documentos e arquivos; as condições de preservação e conservação dos documentos; a volumetria e os custos associados à gestão de documentos e arquivos. O LSA, associado ao Levantamento do Índice de Maturidade em Gestão de Documentos e Arquivos (LIM), a ser lançado ainda neste semestre, fornecerá uma fotografia recente quanto à gestão e preservação de acervos documentais na administração pública federal. Os órgãos e entidades do Siga têm o prazo até 29 de abril de 2022 para responderem ao LSA.

Orientações técnicas

Visando à maior transparência e agilidade no atendimento aos órgãos e entidades da administração pública federal, o módulo de solicitação de orientação técnica será o canal unificado para os atendimentos do AN, o que permitirá o acompanhamento, interação direta com os técnicos do órgão central, e o compartilhamento das orientações técnicas com outros órgãos do Siga.

O desenvolvimento do SIG-Siga integra o projeto estratégico “Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal”, presente no Planejamento Estratégico do AN e do Ministério da Justiça e Segurança Pública. Representa uma importante ferramenta de governança do Siga, e congrega o esforço do órgão central em oferecer serviços e produtos mais eficientes e transparentes aos seus usuários.