AN lança módulo para solicitação de orientações técnicas em gestão de documentos

O Arquivo Nacional disponibilizou o módulo de Solicitação de Orientações Técnicas do Sistema de Informações Gerenciais do Siga (SIG-Siga). Trata-se de uma ferramenta estruturada para a realização das atividades de orientação técnica já desempenhadas pelo AN. Isso permitirá que os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga), da administração pública federal, tenham um canal unificado para a abertura de seus chamados técnicos, garantindo mais controle e um atendimento mais uniforme.  

De acordo com o coordenador-geral de Gestão de Documentos do AN, Djalma Mandu: “O novo módulo permitirá ao Arquivo Nacional concentrar esforços e recursos para otimizar seu desempenho na coordenação, normatização, supervisão e orientação técnica aos órgãos e entidades do Siga". 

Além disso, o módulo de Solicitação de Orientações Técnicas apresenta funcionalidades de comunicação, permitindo agilidade no acompanhamento da solicitação e maior transparência, subsidiando o controle de indicadores. 

O SIG-Siga

O SIG-Siga é um sistema informatizado, que foi desenvolvido em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Ministério da Justiça e Segurança Pública. Possui a finalidade de gerenciar e integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.  

O objetivo do sistema é dar suporte às atividades desenvolvidas pela equipe de governança do Siga, e oferecer ao AN, órgão central do Siga, e à Comissão de Coordenação do sistema uma melhor perspectiva para o planejamento das ações e tomadas de decisão.  

O desenvolvimento do SIG-Siga dá-se de forma modular. Os módulos planejados são: administração; planejamento e controle; suporte e gestão; e comunicação. Já foram disponibilizados o módulo de administração e parte dos módulos de planejamento e controle, e de suporte e gestão. Os benefícios para o serviço público federal serão muitos, confira abaixo: 

Administração: módulo utilizado no cadastramento de servidores para o acesso ao SIG-Siga. Além de permitir o uso das funcionalidades do sistema, o cadastramento irá mapear e identificar quem trabalha com gestão de documentos e arquivos, para melhor distribuição das tarefas dentro da instituição, distribuição de gratificações e aperfeiçoamento dos programas de capacitação. 

Planejamento e Controle: módulo utilizado para viabilizar o diagnóstico arquivístico. Atualmente está disponível para preenchimento pelos órgãos e entidades do Siga o formulário Levantamento da Situação Arquivística (LSA), que vai permitir saber qual a real situação dos acervos arquivísticos da administração pública federal.

Suporte e Gestão: as orientações técnicas fornecidas pelo AN serão centralizadas neste canal. Com isso, os órgãos e entidades terão acesso ao andamento do atendimento e poderão acessar orientações técnicas de outros órgãos, visando à otimização do processo de orientação técnica. 

Resultados 

Os principais resultados esperados com o uso do sistema são:  

• integrar, organizar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos desenvolvidas pelos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades do Siga;   

• agilizar os processos de assistência técnica do AN;   

• monitorar e aumentar o nível de maturidade dos órgãos e entidades da administração pública federal em relação aos processos de gestão de documentos e arquivos;   

• reduzir gastos com as atividades de gestão e o armazenamento de documentos públicos;   

• racionalizar os recursos necessários às atividades de gestão de documentos públicos;  

• promover a transparência pública e o acesso à informação; e

• preservar o patrimônio documental do Estado.