AN finaliza digitalização de livros do registro civil

Certidão de nascimento. Fundo 4ª Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Janeiro. Arquivo Nacional. BR RJANRIO 0Y

Um dos acervos mais ricos sob a guarda do Arquivo Nacional acaba de ser totalmente digitalizado para acesso on-line . Os chamados “livros-talões do registro civil” compilam certidões de nascimento, casamento e óbito de cidadãos do Rio de Janeiro entre 1929 e 1962, e agora têm todas as suas páginas disponíveis nas bases de consulta da instituição.

O processo de digitalização dos documentos que narram a vida de pessoas e famílias de regiões da cidade do Rio foi iniciado em 2015. Esse esforço teve, em vários momentos, o apoio de importantes parcerias firmadas com a fundação FamilySearch, da Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias, que tem o objetivo de viabilizar a pesquisa genealógica, para conhecimento da ancestralidade das famílias.

A fase final do processo obteve um reforço inusitado. Com as restrições sanitárias impostas pela pandemia de COVID-19, a partir de março do ano passado, o atendimento presencial no AN precisou ser suspenso, e cerca de 20 colaboradores do setor foram deslocados para auxiliar na descrição das cópias digitais. Em janeiro de 2021, o trabalho foi concluído, atingindo um total de 17.448 livros-talões digitalizados, com aproximadamente 3,5 milhões de registros, que passaram por higienização, codificação e outros procedimentos de preparo para a geração das cópias.

A digitalização de documentos não somente facilita o acesso remoto, como ajuda a preservar os originais. A arquivista Luzidea Gomes de Azevedo, que lidera a equipe de documentos do Judiciário no AN, conta que, antes, dezenas de livros-talões tinham que ser movimentados, dos depósitos para as salas de consultas, todas as vezes em que era feita uma solicitação de pesquisa, e muitas dessas vezes se buscava somente um registro. Como se trata de documentos muito antigos, a manipulação e o transporte representavam um risco para a integridade do suporte desses códices, alguns deles já fragilizados.

Atualmente, as certidões do registro civil são mantidas nos próprios cartórios e em arquivos do Poder Judiciário. Porém, o regimento interno do AN, em 1911, previa o recolhimento desses documentos, na região da então capital federal, para o órgão, o que somente começou a ocorrer sistematicamente em 1929, estendendo-se até 1962. “O recolhimento para o Arquivo Nacional foi uma forma de salvar esses documentos”, afirma Luzidea, que trabalha com esse acervo desde a década de 1980, quando os livros-talões começaram a ser objeto de tratamento técnico arquivístico.

O processamento técnico dos livros-talões é essencial para que os usuários consigam encontrar os registros de nascimento, casamento e óbito. Por meio dele, é possível extrair os dados descritivos sobre os documentos e as informações neles contidas. Entretanto está longe de ser uma tarefa simples, pois muitos são manuscritos e precisam passar por transcrição paleográfica, devido à pouca legibilidade da caligrafia e da linguagem utilizadas em registros oficiais na época.

Com o objetivo de auxiliar a pesquisa nos códices, os dados são inseridos nas plataformas de consulta on-line do Sistema de Informações do AN (SIAN) e da Base de Dados Acervo Judiciário , que receberam mais de 10,5 milhões de acessos em 2020. Nessas plataformas, é possível visualizar as versões digitalizadas dos livros-talões, e acessar as informações sobre aqueles que já foram totalmente descritos.