AN propõe ao Ministério da Economia criar repositório arquivístico digital confiável

O Arquivo Nacional propôs a criação de um repositório arquivístico digital confiável (RDC-ARQ) para os documentos de valor primário da administração pública federal. A proposta foi apresentada em Brasília (DF), em 13 de dezembro, e contou com a participação de representantes da Secretaria de Governo Digital e da Secretaria de Gestão, ambas do Ministério da Economia.

Documentos de valor primário são aqueles que possuem valor administrativo, fiscal ou legal, de acordo com o interesse da entidade que os produziu. O prazo de guarda desses documentos varia conforme a função e o objetivo associados a eles no momento da produção e, normalmente, sua destinação final é a eliminação, caso não lhes seja atribuído um valor secundário.

Com a proposta, o Arquivo Nacional busca desenvolver uma solução para a preservação de longo prazo de documentos digitais, tendo em vista a possibilidade de eliminação de documentos originais de valor probatório que já foram digitalizados, conforme previsto no inciso X do art. 3º da Lei 13.874, de 20 de setembro de 2019, conhecida como “Lei da Liberdade Econômica”.

A proposta prevê que os órgãos e entidades federais poderão utilizar o RDC-ARQ do Arquivo Nacional, ou desenvolver o seu próprio repositório de acordo com parâmetros técnicos, estabelecidos pelo AN, que garantam a autenticidade e a segurança da documentação.

Na primeira hipótese, os documentos serão transferidos pelos órgãos a partir de processo de digitalização ou diretamente dos sistemas em que foram produzidos, como, por exemplo, do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos utilizado pelo Governo Federal. Será registrada a cadeia de custódia, isto é, os elementos informativos que demonstrem a sucessão de pessoas físicas ou jurídicas que tiveram posse, custódia e controle sobre os documentos

A transferência desses documentos digitais para o RDC-ARQ exigirá a construção de parcerias. Para tanto, o Arquivo Nacional vem negociando acordos de cooperação com o Laboratório de Tecnologias da Tomada de Decisão (Latitude), da Universidade de Brasília, e com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict).

O Latitude está desenvolvendo um módulo de recolhimento em cadeia de custódia da documentação digitalizada pelos diferentes órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Por sua vez, o Ibict está elaborando um módulo para o recolhimento da documentação nato-digital - que, portanto, não precisa ser digitalizada - diretamente dos sistemas que a produzem, como os sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos, e os sistemas gerenciais e de negócios das instituições.

O Arquivo Nacional já possui o seu próprio RDC-ARQ para a documentação digital de valor secundário, ora composta por documentos digitalizados a partir do acervo convencional dos diferentes órgãos federais, ora por documentos digitais transferidos ou recolhidos de forma permanente.

Com a proposta de desenvolvimento de um RDC-ARQ para os documentos de valor primário, busca-se que o Arquivo Nacional, como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga, atue como facilitador da implantação da Lei da Liberdade Econômica no que se refere aos documentos públicos.