Para atender melhor cidadãos e órgãos públicos, AN expandiu serviços em 2021

No ano que passou, o Arquivo Nacional aumentou a disponibilização de seus serviços públicos, com o objetivo de atender às demandas da sociedade, e em busca de maior alinhamento com as diretrizes estratégicas do governo.

Dentre as conquistas, pode-se destacar o fortalecimento do “Arquivo Nacional Digital” , programa que inclui o repositório digital confiável de documentos arquivísticos (RDC-Arq), destinado à preservação dos documentos recolhidos ao AN. Nesse sentido, está em curso o desenvolvimento de uma solução de integração do RDC-Arq com os sistemas de negócios das demais instituições que produzem esses documentos. Além disso, a principal plataforma de acesso ao acervo custodiado, o Sistema de Informações do AN (Sian) , está passando por amplo aperfeiçoamento de seus módulos, para permitir mais agilidade e precisão na busca por itens e conjuntos documentais.

Como apoio a essas atividades, foram investidos 1,56 milhão de reais em segurança da informação, com atualização de sistemas de TIC e aquisição de novos softwares, além da melhoria no sistema de back-up, realizações previstas no projeto de modernização da infraestrutura técnica e tecnológica do AN.

Para a incrementar o acesso on-line aos documentos, foram digitalizados mais de 5,1 milhões de itens do acervo sob a guarda da instituição, um esforço resultante da bem-sucedida parceria com a fundação FamilySearch . Com isso, alguns dos conjuntos mais consultados no AN, como os registros de entrada de estrangeiros no Brasil, serão, em futuro próximo, integralmente acessíveis de forma remota, o que contribui, inclusive, para sua preservação.

A preservação de documentos, por sinal, deu um salto em relação a 2020. Como se trata de um trabalho eminentemente presencial e, até mesmo, artesanal, a redução da gravidade da pandemia de covid-19 contribuiu para que 3.241 itens documentais fossem restaurados por nossos profissionais, e um total de 525.513 itens foi conservado, contra 597 e 20.285, respectivamente, em 2020.

Para proteção tanto do patrimônio documental como do patrimônio arquitetônico sob a guarda da instituição, foram realizadas obras no complexo predial da sede , que não dispunha de um sistema de combate a incêndio e pânico em alguns blocos e, em outros, o sistema necessitava de atualização. A instalação de escadas de emergência externas e centrais de detecção de incêndios, assim como a expansão dos sistemas de sprinklers e detectores de fumaça, foram algumas das etapas alcançadas no projeto, que conta com um total de 7,8 milhões de reais em recursos do Fundo de Defesa de Direitos Difusos, do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

No âmbito do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga) , o AN, como órgão central do sistema, ampliou o seu o programa de capacitação e promoveu eventos relacionados a gestão de documentos que alcançaram 1.727 servidores públicos federais, um crescimento de 350% em relação a 2020, superando a meta para o período em 147%.

Ao longo do ano, o AN efetuou parcerias para disponibilizar, na plataforma da Escola Nacional de Administração Pública (Enap), cursos a distância que também fossem acessíveis ao público externo ao serviço público federal. Com isso, 3.919 vagas foram preenchidas para participação em cursos de gestão de documentos, superando a meta estabelecida para 2021.

Ainda no âmbito do Siga, o AN continuou a cumprir com sua missão de orientar os órgãos e as entidades da administração federal . Foram aprovados instrumentos técnicos de gestão de documentos relativos às atividades finalísticas de instituições com significativo volume de documentação produzida e recebida, tais como: Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) , Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) , ControladoriaGeral da União (CGU) , Superintendência de Seguros Privados (Susep) e Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPQ) . Assim, foi atingida a meta de 40,57% de órgãos do Siga com instrumentos de gestão documental aprovados, tendo sido realizadas 716 orientações técnicas de janeiro a novembro do ano passado, em comparação com 683 no ano anterior.

Em relação ao atendimento aos usuários, o AN disponibilizou diversos serviços públicos digitais no portal GOV.BR , com o objetivo de otimizar o atendimento às demandas da sociedade, em alinhamento à Estratégia de Governo Digital para o triênio 2020-2022.

Paralelamente, o retorno gradual ao trabalho presencial também possibilitou que mais usuários fossem atendidos em 2021. Além do atendimento a distância, que não cessou em nenhum momento durante a pandemia, a consulta aos documentos na sede, no Rio de Janeiro, e na coordenação regional, em Brasília, foi retomada no segundo semestre.

Na Internet, o acesso às bases de dados do acervo superou a meta para o período, e o alcance das publicações dos perfis institucionais do AN nas redes sociais continuou a crescer.

Por fim, mas ainda mais expressivo, foi o incremento no alcance dos eventos voltados para a divulgação do acervo e do conhecimento técnico-científico produzido pelo AN. Com a franca adesão dos usuários às atividades on-line, verificou-se a superação da meta em quase 200%, o que aponta um caminho promissor para eventos virtuais, sem prejuízo dos encontros presenciais que, em breve, voltaremos a promover.