PORTARIA SE/MTUR Nº 4, DE 19 DE OUTUBRO DE 2022

Institui a política de impressão, digitalização e cópia de documentos e afins no âmbito do Ministério do Turismo.

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DO TURISMO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso III, no parágrafo único do art. 10, e no inciso IV do art. 43 do Anexo I do Decreto nº 10.359, de 20 de maio de 2020, e considerando o disposto na Portaria SGD/ME nº 844, de 14 de fevereiro de 2022, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Política de Impressão, Digitalização e Cópia de documentos e afins no âmbito do Ministério do Turismo.

Art. 2º A Política prevista no art. 1º desta Portaria norteia-se pelas seguintes diretrizes:

I - impressão, digitalização ou cópia de documentos restritos ao interesse da Administração;

II - busca permanente da redução do volume de impressão e promoção do uso racional do recurso, reduzindo custos e impacto ambiental decorrente da produção e descarte dos insumos;

III - adoção de controles de quantitativos de impressão, digitalização ou cópia no interesse da Administração;

IV - centralização da impressão por unidade organizacional, nas máquinas designadas; e

V - divulgação de ações para conscientização dos usuários quanto aos direitos e as responsabilidades no uso dos serviços.

Parágrafo único. As normas de que trata este artigo não se aplicam aos contratos exclusivos para digitalização de acervos de documentos.

Art. 3º Para fins desta política consideram-se as seguintes definições:

I - serviço de impressão: conjunto de equipamentos e insumos que possibilitam a impressão, digitalização ou cópia de documentos e, ainda, seu controle quantitativo e qualitativo;

II - equipamento controlado: impressora ou equipamento multifuncional que disponha de aplicativo ou software que possibilite o controle das impressões, digitalizações e cópias realizadas;

III - gestor do recurso de impressão: responsável formal pelo contrato que viabiliza o serviço de impressão e digitalização;

IV - usuário: qualquer pessoa que realize atividades que coadunam com os objetivos e fins da instituição e que justifique a necessidade de uso deste serviço em função da natureza de seu vínculo institucional;

V - vínculo institucional: relação formal e ativa de uma pessoa com o Ministério do Turismo, na qualidade de servidores efetivos ou temporários, terceirizados ou estagiários;

VI - centro de custo: representam todas as Secretarias, Subsecretarias, e as unidades organizacionais hierarquicamente subordinadas, cada qual identificada mediante código específico, que permita ao sistema de controle atribuir à unidade os quantitativos de impressão, digitalização ou cópia, realizada pelos seus servidores vinculados;

VII - insumos: qualquer material necessário à operação da impressora, que incluem o material básico, tais como toner, cartucho e suprimentos que devem ser sustentados pelo serviço de impressão, digitalização e cópia;

VIII - impressoras especiais: representam as impressoras com capacidade de impressão em tamanhos A3 ou superiores, plotter, impressoras fotográficas etc.;

IX - pasta Scanner: pasta de rede de caráter transitório onde serão salvos documentos digitalizados em determinado setor;

X - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo; e

XI - Optical Character Recognition (OCR): função utilizada para a digitalização de documentos.

Art. 4º Os serviços de impressão, cópias e digitalização no âmbito deste Ministério deverão ser fornecidos preferencialmente por meio de outsourcing, cujo planejamento para a contratação estabelecerá os tipos e modelos de equipamentos que serão utilizadas no serviço de impressão das unidades do Ministério do Turismo.

§ 1° Os serviços a serem contratados deverão incluir a manutenção dos equipamentos fornecidos, a correção de defeitos, o fornecimento de toner ou cartuchos e o descarte e reciclagem de peças substituídas.

§ 2° O serviço deverá ser suprido por diferentes modelos de impressoras, cada qual com custos e capacidades operacionais diferenciadas, conforme estabelecido nos estudos técnicos para a contratação do serviço.

§ 3° O serviço de impressão deverá, preferencialmente, implementar mecanismo de segurança que habilite a impressão, a digitalização ou a cópia para a qual o serviço foi direcionado, somente quando o usuário estiver junto da impressora.

Art. 5º A distribuição das impressoras deverá seguir as seguintes regras:

I - as impressoras de uso geral e compartilhado deverão:

a) estar instaladas nos corredores centrais de cada um dos andares do Ministério do Turismo, observando o mapa de distribuição a ser fornecido pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Inovação, que considerará o volume histórico de utilização;

b) permitir a digitalização e cópia de documentos; e

c) ser preferencialmente de impressão monocromática.

II - as impressoras de impressão colorida ou especiais serão destinadas a unidades organizacionais específicas, cuja necessidade tenha sido identificada no estudo da demanda e instaladas para uso exclusivo dos usuários designados.

§ 1° O uso individualizado de impressoras deverá ser restrito, observando os seguintes parâmetros:

a) solicitação prévia do setor demandante, com as devidas justificativas;

b) aprovação da secretaria (ou setor equivalente) a qual o demandante estiver subordinado;

c) análise da Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Inovação; e

d) autorização da Secretaria-Executiva.

§ 2° A norma de que trata o inciso I, alínea "a" deste artigo será aplicada gradativamente, conforme se elabore o mapa de distribuição a partir da análise de histórico de utilização a ser realizada pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Inovação, podendo, ainda, ser proposta solução diversa, desde que devidamente justificado.

Art. 6º A impressão de documentos deve ser reduzida ao mínimo necessário, utilizando-se os meios disponíveis para sua racionalização.

§ 1° Caso haja necessidade de impressão ou cópia, essa deve ser feita utilizando-se a opção frente e verso e outras configurações que visem reduzir o número de folhas.

§ 2° Compete a cada gestor de unidade organizacional avaliar o relatório de consumo a ser fornecido, referente aos gastos de sua unidade, e avaliar qualquer indício de desvio no consumo para tomar as medidas adequadas que cada caso requerer ao restabelecimento do uso racional dos recursos.

§ 3° A Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Inovação poderá realizar auditorias dos serviços de impressão para a identificação de evidências de descumprimento das regras desta política, para melhoria dos controles e, quando solicitado, para encaminhamento de relatório com as evidências para subsidiar as decisões da alta gestão.

Art. 7º Com a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em todo o Ministério, a digitalização de documentos ou a geração de arquivos em formato PDF deve ser priorizada, limitando-se ao máximo a impressão física de documentos.

§ 1° A digitalização de documentos deverá ser efetuada com a função OCR que converte tipos diferentes de documentos digitalizados em dados pesquisáveis ou editáveis.

§ 2° A impressão de e-mails e seus anexos deverá ser limitada aos casos em que não haja possibilidade do uso dos arquivos de forma digital.

§ 3° Os documentos escaneados serão salvos em pasta Scanner destinada por setor.

§ 4° Os arquivos na pasta Scanner deverão ser de caráter transitório, sendo movidos pelo próprio usuário para o destino , tais como, outra pasta de rede, SEI, computador, pendrive.

§ 5° Os arquivos alocados na pasta Scanner por mais de trinta dias serão excluídos automaticamente, sem aviso prévio, a fim de economizar recursos de armazenamento de rede, backup, entre outros ativos de tecnologia da informação.

§ 6° As digitalizações de acervos de documentos deverão ser objeto de contrato específico.

Art. 8º Compete à Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Inovação do Ministério do Turismo, com o apoio da Assessoria Especial de Comunicação Social, promover peças de informação e esclarecimentos sobre o serviço de impressão e digitalização.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor em 1º de novembro de 2022.

CHARLES ROBERTO MARTINS DA SILVA

Este conteúdo não substitui o publicado no D.O.U., de 24.10.2022.