Base de Dados de Documentos Administrativos produzidos pela Marinha do Brasil

Descrição do compromisso

Criação de uma base de dados que contenha a descrição de todos os documentos administrativos produzidos pelas Organizações Militares da Marinha do Brasil (MB) e transferidos / recolhidos para o Arquivo da Marinha, a partir do ano de 2014. Será permitida a realização de consultas online pelos cidadãos.

Acompanhamento da Ação

Órgão responsável: Ministério da Defesa

Implementado

Implementação até: julho/2014

O compromisso foi cumprido dentro do prazo estipulado e a base de dados está disponível para consulta de toda a população, a partir do link: http://www.arquivodamarinha.dphdm.mar.mil.br/icaatom-1.3.0/

As metas cumpridas para a sua realização foram:

1ª meta: pesquisa de softwares utilizados para a descrição de documentos arquivísticos, tendo em vista a Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ;

2ª meta: especificação dos requisitos do software, da Base de Dados e do hardware necessários;

3ª meta: escolha do software que dará suporte à Base de Dados;

As metas 1, 2 e 3 foram cumpridas no prazo estipulado. De todos os softwares que foram pesquisados, optou-se pelo ICA-AToM, que significa "International Council of Archives - Acess to Memory” ou “Conselho Internacional de Arquivos - Acesso à Memória", fundamentado em ambiente web e que utiliza aplicativo de código fonte aberto. Destina-se ao gerenciamento de descrições arquivísticas, em conformidade com as normas do Conselho Internacional de Arquivos e com as Normas Brasileiras de Descrição Arquivística (NOBRADE). Trata-se de um projeto colaborativo, cuja finalidade é prover a comunidade arquivística internacional de um software aplicativo gratuito e de código fonte aberto para gerenciamento de descrições arquivísticas, permitindo que entidades possam disponibilizar seus acervos arquivísticos online.

4ª meta: cotação do hardware(s) e software (s) a ser(em) empregado(s) na consecução da Base de Dados;

5ª meta: aquisição do hardware(s) e software (s) a ser(em) empregado(s) na consecução da Base de Dados;

As metas 4 e 5 foram cumpridas no prazo estipulado. O ICA-AToM é um software livre e disponível para download e uso gratuitamente. A Fundação Oswaldo Cruz (FIOCRUZ) desenvolveu uma aplicação para o ICA-AToM denominada “Base de Dados Arch” adaptada pela Casa de Oswaldo Cruz (COC) para descrição e disseminação de acervos arquivísticos via rede. A Diretoria do Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha (DPHDM) firmou um Acordo de Cooperação Técnica com a COC (no 62/2012), publicado no Diário Oficial da União de 19/02/2013, visando a cooperação técnico-científica entre as entidades partícipes, tendo por objeto a Gestão e Difusão de Documentos e Arquivos. Com este acordo firmado e o software adquirido e customizado, a DPHDM adquiriu todos os equipamentos e infra-estrutura necessários para a instalação da “Base de Dados Arch”, incluindo estações de trabalho, servidores, unidades, software e fitas de backup.

6ª meta: encaminhamento da documentação do sistema para a Diretoria responsável na Marinha pela homologação e aprovação do uso de softwares por toda a Marinha do Brasil;

A meta 6 foi cumprida no prazo estipulado. A Diretoria do Patrimônio Histórico e Documentação da Marinha encaminhou o software para homologação e uso em toda a Marinha do Brasil (MB), para o Centro de Tecnologia da Informação da Marinha e para a Diretoria de Comunicações e Tecnologia da Informação da Marinha, a fim de que todos os requisitos de segurança da informação fossem avaliados e ratificados. Em 24 de junho de 2013 o ICA-AToM foi homologado para uso na MB.

7ª meta: capacitação do pessoal lotado no Arquivo da Marinha para inserir, editar excluir e pesquisar dados na Base;

8ª meta: capacitação do pessoal lotado na Divisão de Tecnologia da Informação da DPHDM para operar o software e dar manutenção na Base de Dados;

As metas 7 e 8 foram cumpridas no prazo estipulado. Todas as capacitações planejadas foram executadas

9ª meta: início da inserção dos metadados dos documentos na Base de Dados;

A meta 9 foi cumprida no prazo estipulado. Imediatamente após a capacitação, a equipe do Arquivo da Marinha iniciou e concluiu a descrição de 421 (quatrocentos e vinte e um) Fundos Documentais, com as subdivisões de Séries e Sub-séries. Adicionalmente à inserção dos metadados, iniciou-se a digitalização dos documentos transferidos para o Arquivo da Marinha por cada uma das suas Organizações Militares (ou Fundos Documentais), que vêm sendo inseridos na Base de Dados e passa a ser considerada uma atividade decorrente do projeto.

10ª meta: desenvolvimento de uma página "amigável" para acesso dos cidadãos, que disponibilize a Base de Dados para consulta via intranet e internet, em conformidade como disposto nos parágrafos 2º e 3º do Inciso VI do artigo 8º da Lei de Acesso à Informação;

A meta 10 foi cumprida dentro do prazo.
A página (http://www.arquivodamarinha.dphdm.mar.mil.br/icaatom-1.3.0/) foi desenvolvida em conformidade com o Padrão de Identidade Visual do Governo Federal na Internet, respeitando-se as peculiaridades inerentes a um ano eleitoral e cumprindo as disposições da Lei de Acesso à Informação Pública (Lei 12.527/2011), que regula o acesso a dados e informações detidas pelo governo.