Portaria nº 170, de 25 de maio de 2011

PORTARIA Nº 170, DE 25 DE MAIO DE 2011

Revogada pela Portaria Ibram nº 358, de 11 de  maio de 2021

Dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos do Instituto Brasileiro de Museus.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, especialmente no disposto no art. 20 do Decreto n° 6.845 de 07 de maio de 2009 e Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, conforme o disposto no art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o Art. 1º da Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);

Considerando a necessidade de implantação do programa de gestão documental no IBRAM visando o estabelecimento de normas e padrões eficientes de produção, utilização, administração, manutenção e destinação de documentos, garantindo o acesso e a difusão das informações, conforme o § 2º do art. 216, da Constituição Federal;

Considerando a necessidade de constituir, em cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, uma comissão permanente de avaliação de documentos, conforme determina o Art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 janeiro de 2002;

RESOLVE:

Art. 1º Constituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Brasileiro de Museus – CPAD/IBRAM com a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, no âmbito do IBRAM, tendo em vista a identificação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor.

Art. 2º Constituir as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs, subordinadas à CPAD/IBRAM, em todos os museus que compõem a estrutura do IBRAM, a fim de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, no âmbito dos museus que integram o IBRAM, tendo em vista a identificação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor.

Art. 3º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos na forma do anexo a esta portaria.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ DO NASCIMENTO JÚNIOR

Brasília, 25 de maio de 2011

Este texto não substitui o publicado no Boletim Administrativo Eletrônico de 27 de maio de 2011 (clique aqui)

ANEXO

REGIMENTO INTERNO

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO I

DA NATUREZA E FINALIDADE

Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Brasileiro de Museus - CPAD/IBRAM tem por finalidade

I       – orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Administração Central do IBRAM, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor, de acordo com art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e

II        – coordenar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs, instituídas no âmbito dos museus integrantes da estrutura do IBRAM, e prestar orientação técnica necessária ao cumprimento deste Regimento.

CAPÍTULO II DA COMPETÊNCIA

Art. 2º Para a consecução de suas finalidades compete a CPAD/IBRAM:

I       – aprovar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), relativos às atividades–fim do IBRAM, propostos pela Administração Central e pelos museus que integram o IBRAM, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional, de acordo com as Resoluções nº 5, de 30 de setembro de 1996 e nº 7, de 20 de maio de 1997 do CONARQ;

II      - analisar, avaliar e selecionar os documentos relativos às atividades meio, de acordo com os prazos e destinação estabelecidos na TTDD do CONARQ, conforme o § 1º do art. 18 do Decreto 4073/2002;

III        - estabelecer os prazos de guarda e a destinação de documentos relativos às atividades- meio que não estejam contempladas no Código de Classificação e na TTDD do CONARQ e submeter à aprovação do Arquivo Nacional, conforme o § 2º do art. 18 do Decreto 4073/02;

IV          orientar e assistir às CSADs nas atividades de análise, avaliação e seleção dos documentos dos museus que integram o IBRAM;

V           receber das CSADs as listagens de eliminação, devidamente formalizadas, nos termos das resoluções nº 5/96 e nº 7/97 do CONARQ, e submetê-las à aprovação do Arquivo Nacional;

VI - elaborar Termo de Eliminação de Documentos e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, a ser publicado no Diário oficial da União, conforme previsão da Resolução Nº7 /97 do CONARQ;

VII– reexaminar, a qualquer tempo, o Código de Classificação e a TTDD das atividades- meio e das atividades-fim do IBRAM;

VIII         - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo na administração central e nos museus que integram o IBRAM; e

IX  – orientar e acompanhar o cumprimento do programa de gestão documental.

CAPÍTULO III DA COMPOSIÇÃO

Art. 3º Compõem a CPAD/IBRAM:

I      – como presidente, o coordenador da Coordenação Geral de Sistemas de Informação Museal (CGSIM);

II       – como vice-presidente, o coordenador da Coordenação de  Acervos e Memória (CAM/CGSIM);

III  – como membros:

IV  um servidor da CAM/CGSIM;

a. um servidor do Departamento de Planejamento e Gestão Interna (DPGI);

b. um servidor do Departamento de Processos Museais (DEPMUS);

c. um servidor do Departamento de Difusão, Fomento e Economia dos Museus (DDFEM);

d. um servidor do Gabinete da Presidência do IBRAM.

§ 1º A indicação dos membros ficará a cargo da chefia dos respectivos departamentos ou das áreas e da direção dos museus que integram o IBRAM.

§ 2º Cada membro terá um suplente.

§ 3º Para o cumprimento de suas finalidades e responsabilidades, a CPAD/IBRAM poderá criar grupos de trabalho ou subcomissões ou convocar servidores do IBRAM para fins de estudos ou execução de atividades específicas de interesse da Comissão, desde que submetida à análise e à aceitação das competentes chefias.

Art. 4° A ausência injustificada de qualquer membro da CPAD/IBRAM, por três reuniões sucessivas, no período de doze meses, ensejará na sua substituição.

Art. 5° Os membros que compõem a CPAD/IBRAM poderão ser substituídos, a pedido do interessado ou por força do art. 4º deste Regimento.

Art. 6° A participação na CPAD/IBRAM não acarretará qualquer remuneração.

Art. 7° Os Membros e seus suplentes serão designados por Portaria do Sr. Presidente do IBRAM.

CAPÍTULO IV DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I Do Presidente

Art. 8º Compete ao Presidente da CPAD/IBRAM dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especificamente:

I  – convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da CPAD/IBRAM;

II  – consolidar a pauta das reuniões;

III  – presidir as reuniões da Comissão;

IV      – designar assessor para elaborar as atas das reuniões e encaminhá-las aos membros e demais interessados, organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária e organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD/IBRAM;

V      – representar a CPAD/IBRAM junto aos departamentos ou áreas do IBRAM e junto ao Governo Federal;

VI   delegar atribuições aos demais membros;

VII             solicitar aos titulares dos departamentos ou áreas do IBRAM a indicação de membros;

VIII      convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD/IBRAM, autoridades ou colaboradores para opinar sobre assunto de suas áreas específicas de atuação;

IX          fazer cumprir este Regimento;

X             decidir sobre questões omissas deste Regimento;

XI          dar encaminhamento às deliberações da CPAD/IBRAM; e

XII       elaborar e divulgar, obrigatoriamente, relatório anual das atividades e das ações originadas de decisões da CPAD/IBRAM.

Seção II

Do Vice-presidente

Art. 9º Ao Vice-presidente caberá substituir o Presidente da Comissão, no caso de afastamentos legais.

Parágrafo único. O Vice-presidente da CPAD/IBRAM, além de outras atribuições que lhe forem conferidas pela Comissão, auxiliará o Presidente sempre que por ele for convocado.

Seção III Dos Membros

Art. 10 Compete aos Membros da CPAD/IBRAM:

I       – participar das reuniões da Comissão, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

II  – cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da CPAD/IBRAM;

III       – participar das atividades da CPAD/IBRAM, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

IV  – deliberar sobre as alterações propostas no corpo deste Regimento;

V  – fazer cumprir este Regimento;

VI      – deliberar sobre as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões; e

VII  – zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela CPAD/IBRAM.

CAPÍTULO V DAS REUNIÕES

Art. 11 A CPAD/IBRAM se reunirá:

I       - ordinariamente, a cada seis meses, por convocação do Presidente da CPAD, com antecedência mínima de trinta dias; e

II      - extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente da CPAD e com antecedência mínima de quinze dias.

§ 1º Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente da Comissão, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 3º Caberá ao Presidente da Comissão, resolver as questões onde o consenso não for alcançado.

§ 4º A CPAD/IBRAM deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião, com igual peso de votação.

§ 5º As deliberações da CPAD/IBRAM serão expedidas através de atos formais, devidamente encaminhados aos titulares dos departamentos ou áreas integrantes da estrutura do IBRAM, para as providências cabíveis.

Art. 12 As reuniões ordinárias e extraordinárias deverão ocorrer com a presença de, no mínimo 50% (cinqüenta por cento), incluindo o Presidente da Comissão, Vice- Presidente e membros.

Art. 13 Em caso de reuniões extraordinárias solicitadas pelos membros da CPAD:

I        - o membro proponente deverá apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos;

II      - o Presidente da Comissão deverá, dentro do prazo estipulado no inciso II do art. 13, encaminhar a proposta de reunião extraordinária e os itens da pauta aos demais membros para conhecimento; e

III      - os membros deverão confirmar presença nas reuniões, podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta.