Portaria Ibram nº 358, de 11 de maio de 2021

PORTARIA IBRAM Nº 358, DE 11 DE MAIO DE 2021

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS - Ibram, no uso da atribuição que lhe confere o inciso IV do art. 20 do Anexo I ao Decreto nº 6.845, de 7 de maio de 2009, e tendo em vista o disposto no art. 5º do Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, assim como no Processo SEI nº 01415.003388/2011-52,

RESOLVE:

Art. 1º Fica constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Brasileiro de Museus – CPAD/Ibram com a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, no âmbito do Ibram, tendo em vista a identificação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor.

Art. 2º Fica constituída as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs/Ibram, subordinadas à CPAD/Ibram, em todos os museus que compõem a estrutura do Ibram, a fim de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, no âmbito dos museus que integram o Ibram, tendo em vista a identificação dos documentos para a guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor.

Art. 3º Fica aprovado o Regimento Interno da CPAD/Ibram e das CSADs/Ibram na forma do anexo a esta portaria.

Art. 4º Ficam revogados os seguintes atos normativos:

I - Portaria nº 170, de 25 de maio de 2011;

II - Portaria nº 179, de 11 de junho de 2014; e

III - Portaria nº 95, de 03 de março de 2020.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor em 1º de junho de 2021.

PEDRO MACHADO MASTROBUONO

ANEXO I

REGIMENTO INTERNO

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO I

DA NATUREZA E FINALIDADE

Art. 1º. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto Brasileiro de Museus - CPAD/Ibram tem por finalidade:

I - orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Administração Central do Ibram, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019; e

II - coordenar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs/Ibram, instituídas no âmbito dos museus integrantes da estrutura do Ibram, e prestar orientação técnica necessária ao cumprimento deste Regimento.

CAPÍTULO II

DA COMPETÊNCIA

Art. 2º Para a consecução de suas finalidades compete a CPAD/Ibram:

I - elaborar o Código de Classificação de Documentos - CCD e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD, relativos às atividades–fim do Ibram e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do CCD de documentos e a TTDD das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas do Ibram a analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do Ibram;

VI - orientar e assistir às CSADs/Ibram nas atividades de análise, avaliação e seleção dos documentos dos museus que integram o Ibram;

VII- receber das CSADs/Ibram as listagens de eliminação, devidamente formalizadas, nos termos das Resoluções nº 5, de 30 de setembro 1996,   nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

VIII - elaborar Termo de Eliminação de Documentos e o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, a ser publicado no Diário Oficial da União – DOU, conforme previsão das Resoluções nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do CONARQ;

IX - reexaminar, a qualquer tempo, o CCD e a TTDD das atividades- meio e das atividades-fim do Ibram;

X - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo na administração central e nos museus que integram o Ibram; e

XI - orientar e acompanhar o cumprimento do Programa de Gestão Documental.

Parágrafo único. A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das TTDDs de documentos do Ibram pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

CAPÍTULO III

DA COMPOSIÇÃO

Art. 3º Compõem a CPAD/Ibram:

I - o coordenador da Coordenação-Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM/Ibram, que a presidirá;

II - um servidor da CGSIM/Ibram;

III - um servidor do Departamento de Planejamento e Gestão Interna – DPGI/Ibram;

IV - um servidor do Departamento de Processos Museais – DPMUS/Ibram;

V - um servidor do Departamento de Difusão, Fomento e Economia dos Museus – DDFEM/Ibram; e

VI - um servidor do Gabinete da Presidência do Ibram - GAB/PRES/Ibram.

§ 1º A indicação dos membros ficará a cargo da autoridade máxima das respectivas unidades e/ou departamentos do Ibram.

§ 2º Cada membro terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 3º Para o cumprimento de suas finalidades e responsabilidades, a CPAD/Ibram poderá criar grupos de trabalho ou subcomissões ou convocar servidores do Ibram para fins de estudos ou execução de atividades específicas de interesse da Comissão, desde que submetida à análise e à aceitação das competentes chefias.

§ 4º A Secretaria-Executiva da CPAD/Ibram será exercida pelo coordenador da Coordenação de Arquivos e Bibliotecas de Museus - CAB/CGSIM/Ibram.

Art. 4° A ausência injustificada de qualquer membro da CPAD/Ibram por 3 (três) reuniões sucessivas, no período de 12 (doze) meses, ensejará a sua substituição.

Art. 5° Os membros que compõem a CPAD/Ibram poderão ser substituídos, a pedido do interessado ou por força do art. 4º deste Regimento.

Art. 6° A participação na CPAD/Ibram será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 7° Os Membros e seus suplentes serão designados por Portaria específica assinada pelo Presidente do Ibram.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I

Do Presidente

Art. 8º Compete ao Presidente da CPAD/Ibram dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especificamente:

I - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da CPAD/Ibram;

II - consolidar a pauta das reuniões;

III - presidir as reuniões da Comissão;

IV - designar assessor para elaborar as atas das reuniões e encaminhá-las aos membros e demais interessados, organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária e organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD/Ibram;

V - representar a CPAD/Ibram junto aos departamentos ou áreas do Ibram e junto ao Governo Federal;

VI - delegar atribuições aos demais membros;

VII – solicitar a indicação de membros conforme § 1º do Art. 3º desta Portaria;

VIII - convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

IX - fazer cumprir este Regimento;

X - decidir sobre questões omissas deste Regimento; e

XI - dar encaminhamento às deliberações da CPAD/Ibram;

Seção II

Dos Membros

Art. 9º Compete aos Membros da CPAD/Ibram:

I - participar das reuniões da Comissão, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

II - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da CPAD/Ibram;

III - participar das atividades da CPAD/Ibram, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

IV - deliberar sobre as alterações propostas no corpo deste Regimento;

V - fazer cumprir este Regimento;

VI - deliberar sobre as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões; e

VII - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela CPAD/Ibram.

CAPÍTULO V

DAS REUNIÕES

Art. 10. A CPAD/Ibram se reunirá:

I - ordinariamente, no mínimo, semestralmente; e

II - extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente da CPAD/Ibram ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente da Comissão, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 3º Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD/Ibram terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 4º O quórum de reunião da CPAD/Ibram é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 5º As deliberações da CPAD/Ibram serão expedidas através de atos formais, devidamente encaminhados aos titulares dos departamentos ou áreas integrantes da estrutura do Ibram, para as providências cabíveis.

Art. 11. Os membros da CPAD/Ibram que se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião participarão presencialmente e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

Art. 12. Em caso de reuniões extraordinárias solicitadas pelos membros da CPAD/Ibram:

I - o membro proponente deverá apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos;

II - o Presidente da Comissão deverá, encaminhar a proposta de reunião extraordinária e os itens da pauta aos demais membros para conhecimento; e

III - os membros deverão confirmar presença nas reuniões, podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta.

CAPÍTULO VI

DAS COMISSÕES SETORIAIS

Art. 13. As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSADs/Ibram serão constituídas, no âmbito de cada um dos museus integrantes da estrutura do Ibram, conforme Decreto nº 6845, de 07 de maio de 2009.

Art. 14. Caberá à CSAD/Ibram:

I - conduzir o processo de análise, avaliação e seleção documental, no âmbito da sua Unidade;

II - proceder à identificação dos documentos a serem avaliados;

III - acompanhar a aplicação da política arquivística do Ibram;

IV - orientar e acompanhar o cumprimento do programa de gestão documental do Ibram;

V - propor, quando necessário, a atualização dos instrumentos de gestão documental;

VI - participar da elaboração do CCD e da TTDD, relativos às atividades fim do Ibram, que serão conduzidos pela CAB/CGSIM e pela CPAD/Ibram;

VII - supervisionar e controlar a aplicação do CCD e da TTDD, relativos às atividades-meio e às atividades-fim;

VIII - encaminhar à CPAD/Ibram, propostas de adaptação no CCD e da TTDD, referentes às atividades meio e às atividades fim;

IX - elaborar e encaminhar à CPAD/Ibram, as listagens de eliminação, devidamente formalizadas, conforme Resoluções nº 40, de 9 de dezembro de 2014, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, do CONARQ; e

X- aplicar e repassar aos servidores dos museus que integram o Ibram as deliberações que emanaram da CPAD/Ibram.

Art. 15. As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSADs/Ibram serão compostas por:

I – membro indicado pelo Diretor do museu que integra o Ibram, que a presidirá;

II - um servidor responsável pelas atividades de arquivo ou um servidor com formação em arquivologia;

III - um servidor com formação em museologia;

IV - um servidor com formação em administração;

V - um servidor com conhecimentos e experiência específicos das atividades desempenhadas pela Unidade; e

VI - como membros colaboradores:

a) um servidor com formação em História,

b) um servidor com formação em Direito, e

c) um servidor da Administração Central.

§ 1º Caso o museu não possua servidores com as formações indicadas para os membros e membros colaboradores indicados nos incisos II a VI deste artigo, serão admitidos servidores com outras formações.

§ 2º O Diretor do museu que integra o Ibram constituirá a CSAD/Ibram e nomeará o seu presidente.

Art. 16. Os Membros e seus suplentes serão designados por Portaria Interna do museu que integra o Ibram.

Art. 17. Os membros colaboradores serão convocados pelo presidente da Comissão, quando julgar necessário.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 18. Este Regimento somente poderá ser alterado em reunião da CPAD/Ibram, sendo que a proposta de alteração deve, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião, ficando sujeita à aprovação do Presidente do Ibram.

§ 1º A nova proposta de regimento deverá ser aprovada por maioria simples da CPAD/Ibram.

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência da CPAD/Ibram.

Brasília, 11 de maio de 2021.

Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço Eletrônico, de 11 de maio de 2021 (clique aqui)