Gestão eletrônica de documentos é caminho para eficiência no serviço público

Cerca de 500 pessoas lotaram o auditório JK, na Procuradoria-Geral da República (PGR), nesta terça-feira, 5 de julho, para participar da audiência pública sobre Gestão Eletrônica de Documentos. O evento, cuja programação estendeu-se até o fim do dia, teve o objetivo de discutir articulação entre órgãos públicos da administração direta e indireta com vistas a articular a condução segura, legal e efetiva dos projetos de gestão eletrônica de documentos. A audiência foi organizada pelo Ministério Público Federal em parceria com os Correios, Ministério das Comunicações e a Controladoria-Geral da União (CGU).

O vice-coordenador da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal (patrimônio público e social), o subprocurador-geral da República Rodrigo Janot, afirmou na abertura da audiência que a gestão eletrônica de documentos é um desafio para o qual não há soluções pré-concebidas. Para ele, “a parceria entre os órgãos governamentais e a sociedade é imprescindível na busca da construção de novas referências das estruturas que se quer implementar”.

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Em muitos órgãos da administração pública, a automação de processos já é uma realidade, conforme afirmou o secretário federal de Controle Interno da CGU, Valdir Agapito Teixeira. Ele destacou que, para a administração pública, sua implementação é um exercício do princípio da eficiência: fazer mais, melhor e mais barato. Neste sentido, o presidente dos Correios, Wagner Pinheiro, ressaltou que a gestão eletrônica de documentos é tarefa inadiável ao aprimoramento da prestação de serviços públicos. Para ele, a transparência e eficiência no desempenho do papel dos Correios relaciona-se ao gerenciamento eletrônico de documentos.

A legislação que regula a gestão de documentos físicos e eletrônicos foi apresentada no primeiro painel da audiência pública pelo secretário de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Delfino Natal de Souza. Para ele, os cerca de 80 atos normativos vigentes – entre leis, decretos, e portarias – precisam ser atualizados e formar um marco regulatório. Entretanto, a questão não se resolve apenas com leis que tratem tramitação dos documentos. Também é preciso que os regulamentos considerem a conservação e a integridade dos documentos eletrônicos. Esse assunto foi abordado pela diretora do TEAM Brazil do Projeto InterPARES, Cláudia Carvalho Rocha, que apresentou o InterPARES, um projeto de pesquisa que trata da preservação de documentos digitais. Seu objetivo geral é desenvolver o conhecimento metodológico essencial para a preservação de documentos arquivísticos autênticos e, dessa forma, garantir o caráter probatório dos documentos.

Ainda na programação do primeiro painel, houve o relato sobre a experiência de outros órgãos na implantação de programas de gestão eletrônica de documentos. O início do uso de documentos eletrônicos pela Marinha, em 1996, foi lembrado pelo chefe do Departamento de Tecnologia da Informação da Diretoria de Administração da Marinha do Brasil, Marcos Oliveira Matos. Na audiência, Matos apresentou a estrutura de chaves públicas criada pela Marinha e à qual todos os oficiais têm acesso. Já o coordenador de Gestão Documental do Superior Tribunal de Justiça (STJ), Edson Alves Lacerda, apresentou o Projeto Agilis, elaborado a partir de abril de 2009 e implementado no STJ no ano passado. Lacerda informou que, com a implantação do programa, foram reduzidos gastos com papel e impressão de documentos, além do ganho na agilidade do trâmite dos processos judiciais.

A importância da gestão documental nas ações de controle foi o tema da palestra do procurador da República Bruno Acioli, titular do 1º Ofício de Patrimônio Público da Procuradoria da República no DF. Ele deu exemplos de prejuízos à atuação do MPF causados pela ausência da gestão eletrônica, como na investigação feita pela Polícia Federal e pelo MPF nos Correios em 2005. De acordo com Acioli, esta investigação analisou contratos dos Correios com 24 empresas, o que preencheu dezenas de caixas de documentos. Esta análise consumiu tempo e dinheiro e tornou o processo mais lento, o que teria sido evitado caso os documentos já fossem armazenados eletronicamente. Acioli afirmou que, nas investigações feitas pelo Ministério Público, além da identificação de possíveis culpados, busca-se agir de forma preventiva com vistas ao alcance do princípio da eficiência. Para ele, “o gerenciamento eletrônico de documentos é um passo na direção do princípio da eficiência, que rege todas as atividades da administração pública”.

Desafios – Os desafios que ainda se impõem à gestão de documentos foram apresentados pelo assessor da Secretaria Adjunta de Soluções e Sistemas Corporativos do Tribunal de Contas da União (TCU), Felício Ribas Torres. Ele ressaltou que o gerenciamento eletrônico exige mudanças na cultura organizacional dos órgãos. Em muitos deles, há grande resistência dos servidores em abandonar o uso do papel. Outro desafio diz respeito à elaboração de mecanismos que garantam a segurança da informação. É preciso que a gestão eletrônica mantenha a integridade dos documentos e seja uma fonte confiável. A dependência tecnológica também é um fator crítico para a gestão eletrônica de documentos. Para Torres, nos órgãos em que a gestão eletrônica foi implementada, a preocupação com a rede de energia é uma constante.

Sociedade - A sociedade civil organizada também foi representada no evento. Para falar sobre o acesso às informações, o secretário-geral da ONG Contas Abertas, Gil Castello Branco, comentou a evolução do controle social da década de 90 até os dias atuais. Ao destacar os avanços já obtidos, ele mencionou o Portal Siafi, do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal; a Lei Complementar nº 131/2009, que obriga União, Estados, DF e Municípios a disponibilizarem, na internet, informações detalhadas sobre suas execuções orçamentárias e financeiras; e a Lei de Acesso à Informação Pública, cujo projeto tramita em caráter de urgência no Congresso Nacional e, se aprovada, estabelecerá os procedimentos a serem observados pelos órgãos públicos para garantir o acesso à informação previsto na Constituição Federal. Para Castello Branco, a sociedade brasileira evoluiu e, hoje, cobra transparência dos órgãos públicos, o que só é possível por meio da gestão eletrônica de documentos.

Grupo de Trabalho – O debate sobre a gestão eletrônica de documentos não se encerra com na audiência pública. Nos próximos 30 dias, os interessados poderão enviar críticas e sugestões por e-mail. As questões serão analisadas e respondidas pelos palestrantes da audiência pública e, posteriormente, o conteúdo poderá ser acessado na internet, na página dos Correios e também no site da Procuradoria Geral da República. Daqui a 30 dias, será constituído um grupo de trabalho entre os Correios, a CGU e o Ministério Público Federal para que seja elabora uma síntese com vistas ao aprimoramento da gestão de documentos físicos e eletrônicos dos Correios. O e-mail para o envio das críticas e sugestões é audienciapublicaged@prdf.mpf.gov.br.

Fonte: Secretaria de Comunicação Social - Procuradoria Geral da República - (61) 3105-6404/6408