Arquivo Nacional apresenta resultados de 2020 em balanço do MJSP

A diretora-geral do Arquivo Nacional, Neide De Sordi, participou hoje do balanço com os principais resultados do Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP) no ano de 2020. Em sua apresentação, foram abordadas entregas que estavam alinhadas às metas e aos indicadores definidos no planejamento estratégico da instituição, para o quadriênio 2020-2023.

O evento, realizado no auditório do Palácio da Justiça, sede da pasta, contou com a presença do ministro André Mendonça, secretários, diretores-gerais e presidentes dos órgãos vinculados. Em um vídeo exibido na abertura do encontro, o ministro enfatizou que o segredo dos resultados atingidos pelo MJSP neste ano “foram a equipe, o trabalho, a dedicação e, de forma muito especial, um olhar atento para o cidadão”.

No início de sua fala, a diretora-geral indagou “qual é a chance de as gerações do futuro tomarem conhecimento do que está sendo mostrado aqui hoje?”, e acrescentou que, como resposta, estaria o trabalho do AN de preservação dos documentos administrativos produzidos na implementação dos diversos projetos ali apresentados pelas demais unidades do ministério. ( Assista aqui ao evento completo )

Dentre as ações realizadas para o aprimoramento do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais – AN Digital, destacou-se a aquisição de 1,2 petabytes (1,2PB), ou 1.200 terabytes , o que quase dobrará a capacidade de armazenamento de documentos digitais na instituição, chegando a 2,8 PB em 2021. A isso, aliou-se a implantação do repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq) da instituição, destinado a receber, gerenciar e armazenar os documentos arquivísticos digitais mantidos nesse storage .

A digitalização do acervo como técnica que auxilia a preservação e o acesso constitui-se como um objetivo estratégico do AN. Por meio de recursos orçamentários próprios e parcerias privadas, foram digitalizados mais de 334 mil documentos arquivísticos no exercício de 2020. Apesar da suspensão de algumas atividades devido às medidas restritivas de controle e combate à Covid-19, um acordo de cooperação técnica com a organização Family Search permitiu a retomada, de maneira acelerada, da digitalização de acervos prioritários, como os registros civis e os processos de naturalização de estrangeiros, devido à grande demanda por acesso a esses documentos por parte do público consulente. Apesar da diminuição na quantidade de documentos digitalizados ao longo do ano, foi superada em 68% a meta definida no planejamento estratégico para o período.

O tratamento dos documentos sob a guarda do AN ganhou reforço com a aquisição de estantes deslizantes com capacidade para armazenamento seguro de 3.720 metros lineares de documentos, o que permitiu racionalizar e ampliar a utilização dos depósitos. Simultaneamente, houve o incremento da segurança oferecida a esse acervo físico, e aos servidores e usuários presenciais atendidos na sede da instituição, no Rio de Janeiro. Foram iniciadas as obras do projeto de adequação da estrutura predial às normativas de proteção contra incêndio e pânico definidas pelo Corpo de Bombeiros local, uma iniciativa orçada em R$ 7.875.396,04, custeada com fomento do Fundo de Direitos Difusos do MJSP.

Em 2020, mais de 341 mil documentos foram inseridos no Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN), principal plataforma de acesso do órgão. Voltado para a disponibilização on-line de documentos em formato digital e de dados gerados a partir do processamento técnico do acervo, o SIAN ganhou novas funcionalidades neste ano, com foco no aprimoramento da usabilidade e da segurança. Em conjunto com outras bases de dados de consulta ao acervo do AN, o sistema obteve mais de 10,2 milhões de acessos no período.

De forma complementar às plataformas de acesso, a difusão do acervo obteve resultados significativos no último ano. O alcance das publicações de documentos sob a guarda do AN nas mídias sociais institucionais cresceu 105% entre janeiro e novembro de 2020, em comparação com o ano anterior inteiro, impulsionando o conhecimento sobre o acervo por parte dos usuários e do público em geral.

Ainda em ritmo de crescimento, o público atingido pelos eventos técnico-científicos realizados pelo AN em 2020, de maneira presencial ou à distância, apresentou acréscimo de 9% em relação ao registrado em 2019.

O AN, como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA), deu continuidade, por meio de consulta pública, à construção da Política de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal. Com a Portaria n.º 47/2020, foram atualizadas as diretrizes para o código de classificação (CCD) e a tabela de temporalidade e destinação dos documentos (TTDD) relativos às atividades-meio da Poder Executivo. Também em 2020, foi regulamentado, por meio da Portaria n.º 272/2020, o Plano de Destinação de Documentos, após a publicação do Decreto n.º 10.148/2019, que tornou desnecessário que o AN autorizasse expressamente a eliminação de cada conjunto documental selecionado pelas comissões de avaliação de documentos. Assim, a instituição pôde voltar-se para a orientação da elaboração dos instrumentos de gestão de documentos (CCD e TTDD), cuja aprovação é condição para que os órgãos e entidades eliminem documentos de arquivo.

Com o objetivo de fortalecer o SIGA, o AN também desenvolveu atividades de capacitação de profissionais em gestão de documentos, alcançando, por meio de eventos presenciais e à distância, um número de servidores aproximadamente 50% maior em relação a 2019.

É importante ressaltar que, em novembro deste ano, foi lançado o Sistema Único de Processo Eletrônico em Rede (SUPER.BR), que está sendo desenvolvido em parceria do AN com a Secretaria-Geral da Presidência da República, o Ministério da Economia e a Advocacia-Geral da União. O novo sistema será uma plataforma de integração dos órgãos e entidades públicos, com objetivo de aperfeiçoar a gestão e a tramitação de documentos e processos de forma eletrônica.

O ano de 2020 também foi de mudanças marcantes para o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado ao AN. O órgão colegiado, que é responsável por definir a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, passou por uma seleção pública de seus membros neste ano. O novo conselho foi instalado e já apresentou a proposta de um novo regimento interno, com o objetivo de fortalecer seu papel como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

“O AN tem procurado se estruturar para dar apoio aos órgãos da administração pública em relação à gestão de documentos, de forma que possamos preservar tudo o que está sendo feito em digital, assim como preservamos o que foi feito em papel”, afirmou Neide De Sordi, ao concluir sua apresentação no “Balanço 2020” do MJSP.

Fotos: Assessoria de Comunicação do MJSP

Figuras: Assessoria de Planejamento e Modernização do AN.