Portaria nº 268, de 06 de setembro de 2011

PORTARIA Nº 268, DE 06 DE SETEMBRO DE 2011

Revogada pela Portaria Ibram nº 567, de 16 de julho de 2021                                                                                                                     

Dispõe sobre a Gestão de Informações no âmbito da Administração           Central e Unidades Museológicas do Instituto Brasileiro de Museus - IBRAM.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS - IBRAM, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 20, incisos II e IV, do Anexo I ao Decreto n° 6.845, de 7 de maio de 2009, e

Considerando a necessidade de uniformização de procedimentos de gestão documental e da utilização do Sistema de Gerenciamento de Informações no IBRAM;

Considerando a importância da utilização do Manual de Redação Oficial, instituído pela Portaria nº 91, de 04 de dezembro de 2002, da Casa Civil da Presidência da República, como referência para a produção de documentos no IBRAM com a finalidade de “consolidar uma cultura administrativa de profissionalização dos servidores públicos e de respeito aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, com a conseqüente melhoria dos serviços prestados à sociedade”;

Considerando a Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal; e

Considerando que a unidade Protocolizadora Central do IBRAM está sediada na Administração Central, em Brasília.

RESOLVE:

Art. 1º Determinar que todos os documentos e processos produzidos e recebidos pelo IBRAM, com exceção dos documentos de caráter particular, deverão ser cadastrados no Sistema de Gerenciamento de Informações - SGI.

Art. 2º Determinar que todas as Unidades Museológicas, integrantes da estrutura organizacional do IBRAM, mantenham uma unidade protocolizadora, principalmente, para fins de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos e processos produzidos e recebidos.

Parágrafo Único – As Unidades Protocolizadoras responsáveis pela entrada e saída de documentos das Unidades Museológicas integrantes da estrutura do IBRAM, serão denominadas “Protocolos Setoriais (PROTSET)”

Art. 3º Determinar que todos os documentos e processos, expedidos pela Administração Central (Brasília) e suas Representações e pelas Unidades Museológicas, devem ser 18 | Boletim Administrativo Eletrônico do Ibram n º 116 Edição Semanal, de 12/09/2011 cadastrados no Sistema de Gerenciamento de Informações - SGI e tramitados ou expedidos exclusivamente por suas respectivas unidades protocolizadoras:

I – as Unidades Museológicas que não possuam contrato com os Correios deverão enviar os documentos e processos, devidamente cadastrado no SGI, pela unidade protocolizadora setorial à Unidade Protocolizadora Central do IBRAM, em Brasília, especificando no Sistema a forma como o documento deverá ser expedido;

II - as Unidades Museológicas que possuam contrato com os Correios realizarão a expedição do documento, devidamente cadastrado no SGI, via unidade protocolizadora setorial.

Parágrafo Único – Para fins de circulação de documentos e processos no SGI, será denominado “trâmite” a movimentação de documentos e processos no âmbito do IBRAM, isto é, entre as Unidades Protocolizadoras Setoriais e a Unidade Protocolizadora Central. Será denominada “expedição”, a remessa de documentos e processos para órgãos externos ao IBRAM.

Art. 4º O fornecimento de senhas para o uso do SGI será exclusivo para os servidores do quadro permanente, ocupantes de cargo em comissão, consultores e terceirizados, sendo que para estes dois últimos mediante expressa anuência das chefias imediatas, que, por sua vez, solicitarão autorização à Coordenação Geral de Sistemas de Informação Museal – CGSIM, que, após minucioso exame do pedido, definirá o tipo e extensão de acesso, de acordo com as peculiaridades do usuário, em consonância com o documento intitulado de “Definição de Perfil para Usuários Terceirizados e Consultores”

I – consultores e terceirizados citados no caput deste artigo deverão preencher um termo de responsabilidade e confidencialidade a ser elaborado pela Coordenação de Acervos e Memória – CAM;

II - consultores e terceirizados citados no caput deste artigo receberão perfil apenas com as funções necessárias para a realização de atividades administrativas de rotina descritas no documento “Definição de Perfil para Usuários Terceirizados e Consultores”, anexo a esta Portaria.

III - caberá à Coordenação de Gestão de Pessoas do Departamento de Planejamento e Gestão Interna (CGP/DPGI/IBRAM) manter informada a Coordenação de Acervos e Memória da Coordenação Geral de Sistemas e Informação Museal (CAM/CGSIM/IBRAM), sobre as alterações e atualizações no quadro de servidores.

Art. 5º À Coordenação de Acervos e Memória da Coordenação Geral de Sistemas e Informação Museal caberá elaborar e disseminar procedimentos e metodologias de gestão documental incluindo o Sistema de Gerenciamento de Documentos (SGI), bem como instruir os servidores do IBRAM.

Art. 6º À Coordenação de Acervos e Memória compete elaborar e divulgar o Manual de Gestão Documental a ser adotado, com a finalidade de padronizar a gestão da informação no âmbito da Administração Central e suas Representações e das Unidades Museológicas do IBRAM.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ DO NASCIMENTO JÚNIOR

Este texto não substitui o publicado no BAE nº 116, de 12 de setembro de 2011 (clique aqui)