3M do Brasil

A 3M do Brasil é uma companhia com mais de 35 unidades de negócio, organizadas em seis grupos: Consumo e Escritório; Display e Comunicação Gráfica; Elétricos e Comunicações; Cuidados com a Saúde; Industrial e de Transportes; de Produtos e Serviços para Proteção, Segurança e Limpeza.

O sucesso da companhia depende da habilidade de aplicar inovação e tecnologia em uma imensa variedade de necessidades dos clientes, resultado direto do bom e correto relacionamento com os públicos de interesse (stakeholders). Nesse sentido, a empresa também tem investido esforços na área de integridade. O conceito possui raízes sólidas na cultura corporativa da 3M do Brasil e está incorporado no “Manual do Código de Conduta nos Negócios”, código de atuação desenvolvido pela companhia em 1988.

Umas das práticas de destaque, analisada no âmbito do Pró-Ética 2016, é a avaliação de integridade para todos os parceiros comerciais - tais como fornecedores, clientes, agentes intermediários, distribuidores, revendedores, representantes comerciais, incluindo, desde 2015, os que recebem doações ou patrocínios. A avaliação permite determinar o nível de risco do negócio, os riscos envolvidos e documentar todo o processo, includindo as ações necessárias para mitigação de bandeiras vermelhas (red flags) identificadas. Para determinar o nível de risco, a avaliação considera o Corruption Perception Index (CPI), índice global gerado anualmente pela ONG Transparência Internacional, dentre outros fatores, como geração de novos mercados, interação com governo, etc.

Confira a entrevista com Roberta Paoloni, líder de compliance para a 3M do Brasil e América Latina, e saiba mais sobre as ações de transparência, prevenção e combate à corrupção no ambiente corporativo da empresa.

1) A 3M faz parte de um seleto grupo de empresas Pró-Ética. Quais ações a levaram a obter esse reconhecimento?

A 3M tem uma longa história de comprometimento com a conduta ética nos negócios. Nossa primeira versão do Código de Conduta é da década de 80, e desde então, o investimento na construção de um programa de compliance efetivo e real é parte dos compromissos da empresa. Nossas mensagens internas e externas são no sentido de que, juntamente com nossa missão, visão e comportamentos de liderança, está o Código de Conduta. Entendemos que nenhum destes pilares funcionam isoladamente, e a empresa só se sustenta nos dias de hoje se dedicar atenção a questão ética.

2) Como funciona e qual é o objetivo da Avaliação de Integridade com os stakeholders?

A avaliação de integridade é uma das iniciativas fundamentais do programa de Compliance da 3M. Trata-se de um processos de análise prévia de todos os parceiros de negócios da empresa, sejam fornecedores ou clientes. O processo avalia e documenta os riscos existentes no relacionamento da 3M com estes parceiros. O nível de análise é baseado no tipo de relação que se pretende estabelecer com o parceiro. Fazemos isso por algumas razões: proteger a 3M, tomar decisões informadas e ter certeza de que estamos nos associando a empresas que compartilham dos mesmos valores que a nossa companhia. O processo documenta os riscos e os passos tomados para mitigá-los. Tudo feito por um sistema integrado ao cadastro dos parceiros e auditado, para que se garanta que a análise seja prévia.

3) A avaliação considera ainda o Corruption Perception Index (CPI) do país. A empresa prioriza a realização de negócios com parceiros bem avaliados?

O Corruption Perception Index é um índice publicado pela organização Transparência Internacional e que visa indicar a percepção de presença de corrupção em cada país no mundo. O CPI é um dos fatores que é levado em consideração para determinar o nível de avaliação de integridade que deve ser realizada nos parceiros de negócios. Por exemplo, uma contratação que ocorra envolvendo um parceiro de negócios no Brasil - onde o CPI indica maior presença de corrupção - envolve mais risco do que uma contratação na Noruega, onde o CPI indica menor presença de corrupção. Dessa forma, vários outros fatores também são considerados além do CPI para determinar o risco.

4) Com que periodicidade a avaliação de integridade é realizada?

A periodicidade da Avaliação de Integridade de Parceiros de Negócios depende do nível de risco identificado no relacionamento. Ou seja, níveis de risco altos exigem que a avaliação seja renovada, no mínimo, a cada dois anos. Já níveis mais baixos poderão ser renovados a cada três ou quatro anos. Além disso, alguns parceiros de alto risco são selecionados para um monitoramento constante, o que significa que qualquer bandeira vermelha (red flag) nova é imediatamente alertada e analisada. Para que isso seja feito de forma efetiva, o sistema envia notificações aos responsáveis de negócios e a área de compliance acompanha as métricas com relatórios. Importante ressaltar que métricas vencidas implicam em suspensão do parceiro de negócios até a regularização da avaliação. Todo o processo é auditado para garantir que as métricas estão sendo cumpridas.

5) Qual a importância do canal “Fale da Empresa”, disponível para realizar perguntas e registrar reclamações?

Na 3M acreditamos que um programa de compliance somente pode ser efetivo se os funcionários e os parceiros da empresa tiverem liberdade de trazer suas preocupações, perguntas ou denúncias. Para isso, a empresa disponibiliza vários canais, incluindo uma linha telefônica e um site onde essas questões podem ser trazidas de forma confidencial e, inclusive, anônima. A empresa também possui uma política que proíbe retaliações, visando reforçar o seu interesse por este tipo de atitude. Canais como estes existem porque a empresa tem interesse em saber o que ocorre na organização para garantir que ela opere de acordo com o que dispõe o seu Código de Conduta, sendo essa umas das maneiras de reforçar a cultura de ética e conformidade na organização.

6) O manual "Seja 3M" traz os princípios de conduta para os funcionários com mensagens da alta direção da empresa sobre ética e integridade. Qual a importância  e como funciona essa comunicação da empresa com os funcionários?

O comprometimento da alta administração é também um fator essencial de um programa efetivo. Afinal, de nada adianta ter um código de conduta se os líderes que tomam as decisões na organização não o respeitam ou propagam uma mensagem diversa. Assim, trabalha-se muito para que os líderes seniores, através de suas palavras e ações, encorajaem os comportamentos descritos no codigo de conduta. Além de mensagens, trabalha-se para que os líderes tomem ações concretas para demonstrar esforços em busca de conformidade, e serem, ao final, exemplos de comportamento ético. Isso é feito de diversas maneiras, sendo alguns exemplos: participação em comitês de compliance, líderes ministrando treinamentos e discussões de temas envolvendo conformidade, vídeos com depoimentos, abertura de agenda em encontros de negócios e planejamento estratégico para temas de compliance, cobrança e acompanhamento de métricas de compliance (cursos online, certificações de código de conduta, pontos de auditoria, etc.) feitas pelos líderes.

7) Quais os benefícios de ser uma empresa Pró-Ética?

Um dos maiores benefícios é tornar público o nosso comprometimento com a questão de integridade e conduta ética nos negócios. É um reconhecimento muito importante para os nossos esforços dedicados neste sentido. É também um forte fator de exposição da marca e de geração de credibilidade. Consideramos o questionário e o relatório de conclusão do Pró-Ética ferramentas muito relevantes, tanto para autoavaliação como sobre a própria efetividade do programa de compliance, permitindo discussões e melhorias contínuas das ações da empresa.