ORDEM DE SERVIÇO IBRAM Nº 01/2014

Revogada pela Instrução Normativa Ibram nº 5,  de 12 de novembro de 2021

Dispõe sobre a Gestão dos Procedimentos Operacionais das Despesas com Diárias e Passagens e designa os usuários para o acesso ao Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP do Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão.

O PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASILEIRO DE MUSEUS - IBRAM, no uso das atribuições que lhe confere o art. 20, II e IV do Anexo I, do Decreto nº 6.845/2009 e o art. 7º, §§ e 5º, do Decreto nº 7689, de 02 de março de 2012, resolve:

Art. 1º Tendo em vista as regras da Portaria nº 505, de 29 de dezembro de 2009, designar os perfis de acesso nos processos físicos e virtuais do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP do Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão.

Art. 2º Para efeito da presente Ordem de Serviço considera-se:

I-                 PCDP - Proposta de Concessão de Diárias e Passagens que se divide em: PCDP física e PCDP virtual.

II-               AUTORIDADE DA UNIDADE - Diretores das Unidades Museológicas, Diretores de Departamentos, Coordenador Geral do Sistema de Informações Museais, Chefe de Gabinete, Procurador Chefe, Auditor Chefe e seus respectivos substitutos, nos seus impedimentos legais e eventuais.

III-            SOLICITANTE DE VIAGEM - Responsável pelo cadastro inicial, prorrogação, complementação e cancelamento da viagem, bem como pelo cadastro dos dados da prestação de contas.

IV-            SOLICITANTE DE PASSAGEM - Servidor designado para realizar os procedimentos de cotação e indicação da reserva de bilhetes de passagens cadastrando essas informações no SCDP.

V-              PROPONENTE - Designado para validar as PCDPs e aprovar administrativamente uma viagem. Responsável pela avaliação da indicação do viajante e pertinência da missão, efetuando a autorização administrativa e aprovação da prestação de contas.

VI-            AUTORIDADE SUPERIOR - Presidente do IBRAM e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

VII-         ORDENADOR DE DESPESAS - Responsável pela autorização da despesa relativa a diárias e passagens, podendo fazer a alteração do projeto/atividade e do empenho.

VIII-       COORDENADOR ORÇAMENTÁRIO - Responsável pelo cadastramento e acompanhamento das informações na tabela Cadastra Teto Orçamentário no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI.

IX-            COORDENADOR FINANCEIRO - Responsável por cadastrar, no SCDP, os empenhos de diárias e passagens gerados no SIAFI e efetuar o pagamento das diárias de um viajante. Deve estar cadastrado no SIAFI e autorizado a emitir Ordem Bancária (OB).

X-           ADMINISTRADOR SETORIAL - Efetua consultas para gerenciamento e extrai relatórios.

Art. 3º À AUTORIDADE DA UNIDADE cabe a autorização da PCDP física disponível na Intranet do IBRAM https://extranet.museus.gov.br/?p=3362 (modelo no Anexo II), e envio à Presidência, com antecedência mínima de quinze dias, por meio da Chefia de Gabinete, que, após aprovação, encaminhará para autorização do Presidente do IBRAM ou do seu substituto legal.

§ 1º         As AUTORIDADES DAS UNIDADES, salvo as das Unidades Museológicas, poderão indicar SOLICITANTES DE VIAGENS para inserção de dados no SCDP das propostas de suas respectivas áreas.

§ 2º O SOLICITANTE DE VIAGEM do Gabinete da Presidência do IBRAM será o responsável pela inserção de dados no SCDP das propostas das Unidades Museológicas.

§ 3º A indicação de SOLICITANTE DE VIAGEM será por meio eletrônico (e- mail), encaminhado ao SOLICITANTE DE PASSAGEM, que procederá ao cadastro do servidor no SCDP com o perfil de SOLICITANTE DE VIAGEM.

§ 4º O servidor indicado como SOLICITANTE DE VIAGEM somente poderá possuir esse perfil, vedada a atribuição de qualquer outro perfil, bem como a indicação de substituto.

Art. 4º O perfil de PROPONENTE será exercido pela Chefia de Gabinete da Presidência do IBRAM e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.5º O perfil de AUTORIDADE SUPERIOR será exercido pelo Presidente e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.6º O perfil de SOLICITANTE DE PASSAGEM será exercido pelo Chefe da Divisão de Passagens, Patrimônio e Documentação - DPPD, da Coordenação de Recursos Logísticos – CRLL, do Departamento de Planejamento e Gestão Interna - DPGI e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.7º O perfil de ORDENADOR DE DESPESA será exercido pelo Diretor do DPGI e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.8º O perfil de COORDENADOR ORÇAMENTÁRIO será exercido pelo Coordenador de Orçamento, Finanças e Prestação de Contas e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.9º O perfil de COORDENADOR FINANCEIRO será exercido pelo Chefe da Divisão de Execução Financeira da Coordenação de Orçamento, Finanças e Prestação de Contas do DPGI e seu respectivo substituto, nos seus impedimentos legais e eventuais.

Art.10º O ADMINISTRADOR SETORIAL será indicado pelo Chefe de Gabinete da Presidência do IBRAM, ficando este responsável por extrair relatórios, efetuar consultas gerenciais e a análise das informações, bem como preparar expedientes necessários a sanar as inconsistências identificadas.

Art.11º Os perfis acima designados deverão observar as etapas do processo para concessão de diárias e emissão de passagens, contidas nas orientações do Anexo I, que constitui parte integrante da presente Ordem de Serviço.

Art.12º É vedado ao servidor, em qualquer perfil designado, propor, autorizar e aprovar despesas ou prestação de contas em benefício próprio.

Art.13º Deverão ser observados os períodos de férias, ou qualquer outro tipo de afastamento, para que não sejam praticados atos sem a devida competência legal.

Art.14º Caberá à Chefia de Gabinete da Presidência do IBRAM, o acompanhamento das solicitações para que não sejam ultrapassados os limites para as despesas com diárias e passagens estabelecidas anualmente por ato do Ministro da Cultura.

Parágrafo único. Para cumprimento da atribuição prevista neste artigo, o COORDENADOR FINANCEIRO do DPGI encaminhará à Chefia de Gabinete da Presidência do IBRAM, semanalmente, relatórios da execução orçamentária e financeira.

Art. 15º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação e revoga a ORDEM DE SERVIÇO IBRAM nº 04, publicada no Boletim Administrativo Interno nº 232 em 05/09/2013 no que lhe for contrária.

ANGELO OSWALDO DE ARAUJO SANTOS

Este texto não substitui o publicado no BSE de 7 de  jullho de 2014 (clique aqui). 

Anexo I

ETAPAS DO PROCESSO

AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM

1. Inicia-se o processo com o preenchimento da PCDP física disponível na Intranet do IBRAM https://extranet.museus.gov.br/?p=3362 (modelo no Anexo II), com antecedência mínima de quinze dias, autorizada pela AUTORIDADE DA UNIDADE, e enviada à Chefia de Gabinete da Presidência para a AUTORIZAÇÃO DO PROPONENTE.
2. Em seguida, encaminha-se a proposta para autorização da AUTORIDADE SUPERIOR ou seu substituto legal.
3. A Chefia de Gabinete envia a proposta ao SOLICITANTE DE VIAGEM da respectiva área para a inserção dos dados no SCDP, momento em que se inicia o processo virtual.
4. O SOLICITANTE DE VIAGEM procede à inclusão no SCDP dos dados da proposta, que é digitalizada e anexada ao Sistema, e envia ao SOLICITANTE DE PASSAGEM para reserva da passagem.
5. O SOLICITANTE DE PASSAGEM recebe a PCDP virtual, realiza a pesquisa de preço, cadastra as informações no sistema, anexa o comparativo de voos e reserva a passagem, observando os parâmetros do art. 1º, inciso III, alíneas “a”, “b”, “c” e “d”; e inciso IV da PORTARIA Nº 505, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2009.
6. Posteriormente, a PCDP virtual é remetida à AGÊNCIA contratada, que emite o Bilhete de Passagem.
7. Por fim, a AGÊNCIA encaminha o Bilhete ao e-mail do VIAJANTE e ao SOLICITANTE DE PASSAGEM.
   1. Para mudanças de trecho, ou quaisquer alterações posteriores à autorização do Presidente, será necessário:
      1. nova proposta assinada pela AUTORIDADE DA UNIDADE;
8. encaminhamento para assinatura da AUTORIDADE SUPERIOR ou seu respectivo substituto;
9. prorroga/complementa viagem no SCDP, realizado pelo SOLICITANTE DE VIAGEM.
10. Para cancelamento de viagem após a emissão do bilhete, faz-se necessário o envio de um Memorando da AUTORIDADE DA UNIDADE ao PROPONENTE com a justificativa devidamente motivada para que este efetive o cancelamento no SCDP.
11. As solicitações de diárias e passagens em caráter urgente, bem como viagens nos finais de semana ou feriados, devem ser devidamente justificadas, em campo próprio, na proposta.
12. Casos excepcionais, em que o servidor que teve a viagem autorizada e que por algum motivo não fora atendido pela agência ou por ocorrência imprevisível e de extrema relevância tiver comprado passagem por suas próprias expensas, poderá solicitar à AUTORIDADE SUPERIOR autorização para ressarcimento, mediante justificativa devidamente fundamentada, comprovando a despesa com a cópia original do bilhete de passagem em processo específico e aberto para essa finalidade.

CONCESSÃO DE DIÁRIAS

1. Após emissão da passagem pela AGÊNCIA, a PCDP virtual é remetida automaticamente ao PROPONENTE e posteriormente à AUTORIDADE SUPERIOR, para aprovação por meio de certificação digital.
2. Em seguida, a PCDP virtual é enviada para aprovação de despesa pelo ORDENADOR DE DESPESA que após aprovação segue para o pagamento de diárias pelo COORDENADOR FINANCEIRO, ambos por certificação digital.
   1. As diárias destinam-se a indenizar o agente público ou colaborador eventual pelas despesas extraordinárias com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, durante o período de deslocamento, em objeto de serviço de interesse da administração pública, do servidor fora da localidade onde tem exercício e do colaborador eventual.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

1. A prestação de contas é realizada pelo VIAJANTE ao seu SOLICITANTE DE VIAGEM, no prazo máximo de cinco dias, contados de seu retorno, mediante:
   1. relatório de viagem disponível em https://extranet.museus.gov.br/?p=3367 ; e
      1. apresentação do original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque; ou
      2. recibo do passageiro obtidos por check in on line; ou
         1. bilhetes; ou
         2. declaração fornecida pela empresa de transporte.
2. O SOLICITANTE DE VIAGEM deve incluir no SCDP os dados relativos à prestação de contas no prazo máximo de cinco dias, contados do recebimento do relatório supracitado.
   1. Com a prestação de contas cadastrada segue para aprovação do PROPONENTE.
3. A viagem é finalizada com a prestação de contas aprovada pela AUTORIDADE SUPERIOR.
4. O VIAJANTE que não prestar conta ao seu SOLICITANTE DE VIAGEM fica impedido de realizar nova viagem. A autorização de nova viagem sem prestação de contas da viagem anterior é de competência e responsabilidade da AUTORIDADE SUPERIOR.
5. Verificado que a prestação de contas não foi realizada no prazo ou na forma estabelecida ou foi impugnada, o ORDENADOR DE DESPESA adotará as medidas administrativas a fim de ressarcir o erário ou, se por ausência de prestação de contas estabelecer o prazo de no máximo quinze dias para que o VIAJANTE sane a irregularidade.
   1. Não obtido êxito, o processo será encaminhado aos Diretores de Museu e do DPGI, observada as respectivas competências, que adotarão os procedimentos disciplinares e as providências para ressarcir o erário, sob pena de corresponsabilidade.
   2. O COORDENADOR FINANCEIRO será o responsável por compatibilizar o Sistema SIAFI e o SCDP em relação às diárias pendentes de pagamento, e das Guias de Recolhimento da União (GRU) registradas no SIAFI e as informações registradas no SCDP módulo devolução de valores.
      1. O servidor que tiver recebido diárias correspondentes à viagem autorizada e que não houve afastamento ou que retornou em data anterior, devolverá o valor integral recebido ou em excesso, no prazo de cinco dias, a contar da data autorizada para o afastamento não ocorrido ou do retorno antecipado à sede.
      2. Em caso de devolução de diárias o SOLICITANTE DE VIAGEM informará os dados da viagem realizada no SCDP e após a alteração das datas será encaminhada automaticamente mensagem para o VIAJANTE informando o valor a devolver.
      3. Caso o VIAJANTE não receba a mensagem de devolução automática, deverá no prazo de 5 dias entrar em contato com o SOLICITANTE DE VIAGEM para os procedimentos de devolução.
      4. O VIAJANTE emitirá a Guia de Recolhimento da União (GRU) - disponível em https://www.tesouro.fazenda.gov.br/pt/gru, cujo tutorial está disponível em https://extranet.museus.gov.br/?p=3362.
      5. Após o pagamento o VIAJANTE enviará o comprovante original ao SOLICITANTE DE VIAGEM para que este finalize a prestação de contas.