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A adequada aplicação dos instrumentos tem como resultado a redução dos espaços utilizados para armazenagem de documentos e dos custos financeiros de manutenção, além da otimização dos fluxos e processos administrativos.
Arquivo Público inicia execução de projeto de modernização e inovação da gestão patrimonial
O Apers (Arquivo Público do Estado do RS) iniciou a execução do projeto do PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) referente à área de Gestão Documental que busca atualizar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da administração direta e indireta do Poder Executivo do RS.
Integram o patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados no decorrer das atividades de cada órgão da administração do Estado do Rio Grande do Sul. Sua proteção está sob responsabilidade do Estado em razão do seu valor administrativo, histórico, de interesse público e social, já que a destruição indiscriminada de documentos pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração Pública e à história.
Em seus mais de 30 anos, o Sistema de Arquivos do Estado do RS, que tem o Apers como órgão gestor, normatizou atividades arquivísticas do Estado, como a estruturação do PCD (Plano de Classificação de Documentos) e da TTD (Tabela de Temporalidade de Documentos), propiciando orientações gerais e normativas de gestão, organização e preservação de documentos públicos, além de prazos de guarda e da respectiva destinação final, seja eliminação ou recolhimento permanente, em suporte papel ou digital.