Ata de Reunião Plenária Extraordinária do CONARQ (02/10/2024)
MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS
ARQUIVO NACIONAL
ATA DE REUNIÃO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
REUNIÃO PLENÁRIA EXTRAORDINÁRIA
Aos dois dias do mês de outubro do ano de dois mil e vinte e quatro, às catorze horas e catorze minutos, reuniram-se na sala virtual do Teams, com transmissão feita no canal do Conarq no Youtube por meio do link: https://www.youtube.com/live/txDWCTXm7v4?si=l0z0-2atjVcCYQMh&t=1, realizou-se a Reunião Extraordinária do Plenário do Conarq, convocada em 26 de setembro de 2024. Participantes. Participaram da reunião: a Presidenta do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto; o Secretário-Executivo do Conarq, Alex Pereira de Holanda; as Representantes do Poder Executivo Federal, Eva Vilma Barbosa Soares (titular) e Raysa Faria de Melo (suplente), pelo MGI; Caroline Bousi Molina (suplente), pela Secretaria-Geral da Presidência da República; os Representantes do Poder Legislativo Federal, Samanta Nascimento da Silva Santos (titular), pelo Senado Federal; Darlan Eterno Silvério, pela Câmara Federal; os Representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal, Daniel Guimarães Elian dos Santos (titular), pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (Aperj); Jorge da Cruz Vieira (suplente), pelo Arquivo Público do Estado da Bahia (Apeb); as Representantes dos Arquivos Públicos Municipais Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), pelo Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), pelo Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; os Representantes de Associações de Arquivistas, Leide Mota de Andrade (titular, pelo Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq); Eduardo Luiz dos Santos, pelo Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil (Fnarq); os Representantes das instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação, Thiago Henrique Bragato Barros (titular), pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS); Beatriz Kushnir (titular), pela Associação Nacional de História (ANPUH); Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular), pela Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS); bem como estiveram presentes como convidados/as: a Chefa de Assessoria de Participação Social e Diversidade (Aspadi/MGI), Daniela Salomão Gorayeb; o Coordenador de Articulação Institucional do Arquivo Nacional (COAI) e Secretário Executivo Substituto do Conarq, Fábio Costa; o Especialista em Políticas Públicas de Gestão Governamental do Arquivo Nacional, Kaiser Freiras; Marcelo Pires, da Secretaria Nacional de Participação Social da Presidência da República; Tuane Pontes da Silva, do Senado Federal e Marília Portela, do Senado Federal. Pauta: Abertura; 1. Aprovação da Ata da 109ª Reunião Plenária Ordinária, de 31 de julho do ano corrente; 2. Retorno sobre o Processo de Atualização da Composição do Colegiado; 3. GTs - Retorno sobre as Atividades; 4. Conferência Nacional de Arquivos (CNARQ) - Retornos sobre Portarias e Cronograma; 5. Assuntos Gerais; 6. Encerramento. Abertura. A Presidenta do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto, abriu a Reunião Plenária Ordinária, cumprimentando todas as pessoas presentes, destacando a publicação da Portaria MGI nº 7.124, de 25 de setembro de 2024, por meio da qual foi prorrogado o mandato dos conselheiros do CONARQ até a posse da nova composição. Salientou que o tema foi abordado na oficina "O CONARQ no processo de aperfeiçoamento dos Colegiados Nacionais: diálogo sobre institucionalidade, diversidade e ampliação da participação da sociedade civil", promovida pela Secretaria-Geral de Participação Social da Presidência da República, em 10 de setembro de 2024. Pauta: 1. Aprovação da Ata da 109ª Reunião Plenária Ordinária, de 31 de julho do ano corrente. O Secretário-Executivo leu e apresentou as sugestões de alteração da Conselheira Beatriz Kushnir. A partir da afirmação da Conselheira de que não pôde alterar os termos de sua fala, a Presidenta explicou que, houve uma ponderação e não uma decisão unilateral por parte da Presidência; ressaltou a natureza sintética dos registros das atas, que contêm os links do YouTube, sendo, portanto, possível rever as reuniões integralmente. A fim de solucionar a questão, ela pediu ao Secretário-Executivo que a Secretaria-Executiva efetuasse as alterações para apresentação e deliberação até o fim da reunião. A seguir, o Secretário-Executivo leu os pedidos de alterações dos conselheiros Thiago Barros e Daniel Elian. “O conselheiro Daniel Elian, conselheiro designado como parecerista do projeto, fez a leitura de seu parecer acerca da proposta do Conselheiro Thiago Barros para instituir a câmara técnica consultiva para a construção de um dicionário de terminologia online, para o qual se manifestou favorável à Instituição da CTC.” O pedido foi aceito pelo Conselho. O Secretário-Executivo fez a leitura do pedido de alteração feito pela Conselheira Mônica Ferreira. “A Conselheira Mônica Ferreira se mostrou a favor da aprovação da proposta nesta reunião, pois entendia que o rito estabelecido da Resolução número 49, de 2022, do Conarq foi cumprido e concluído com o parecer do Conselheiro Daniel Elian, nomeado para a finalidade e que os ajustes necessários poderiam ser feitos posteriormente, no âmbito dos trabalhos da CTC.” O pedido foi aceito pelo Conselho. O Secretário-Executivo leu outro pedido de ajuste feito pela Conselheira Beatriz Kushnir, substituir “A Conselheira Beatriz propôs aprovação com o envio do texto modificado em até uma semana” por “Diversos conselheiros sugeriram a aprovação com o envio do texto modificado em até uma semana.” que foi aceito pelo Conselho. Houve, ainda, outro pedido de ajuste da Conselheira, sobre a resposta ao seu questionamento a respeito do PNUD. A Presidenta fez objeção, pois a Conselheira pretendia que constassem da ata informações que foram fornecidas pelo Diretor de Projeto, Fábio Souza, fora do âmbito da reunião do Conselho, tendo em vista que, no momento do questionamento, ele não as tinha em mãos. O Conselheiro Daniel Elian concordou que as informações foram transmitidas posteriormente ao Conselho, pois o Diretor não as dispunha quando foi feita a pergunta e sugeriu que o vídeo fosse revisto e a ata tivesse em seu texto o que foi informado no dia da reunião. A Conselheira Beatriz disse achar importante receber dados por meio da Ouvidoria, mas também fazer requestionamentos. A Conselheira Nadia Kojio concordou com o Conselheiro Daniel Elian, pois a ata é um documento probatório e sugeriu rearrumar o texto caso estivesse muito divergente do que aconteceu na época. Discordou da Conselheira Beatriz sobre requestionamentos, pois acreditava não ser este o momento. Não havendo consenso, o Secretário-Executivo disse que a equipe da SE-CONARQ iria rever essa parte da reunião e apresentar uma nova proposta de texto. A sugestão foi aceita pelo Conselho. Pauta 2. Retorno sobre o Processo de Atualização da Composição do Colegiado. A Presidenta relatou que, no dia 10 de setembro de 2024, foi realizada uma oficina, em que a participação de todos os conselheiros não era obrigatória. Explicou que tal reunião tinha o objetivo de contribuir para orientar conselheiros e demais interessados acerca do alinhamento do Conarq a dinâmicas induzidas a partir da Secretaria Nacional de Participação Social e do processo de atualização e renovação do conselho agradeceu a participação dos conselheiros que estiveram presentes, contribuindo com questões estratégicas para o aperfeiçoamento dos colegiados nacionais; destacou que o Conarq, instituído pela Lei 8.159/1991, teve sua primeira reunião ordinária em 1994, estando próximo de completar 30 anos de funcionamento, atualmente recebendo a devida atenção por parte de mecanismos de suporte a conselhos, com o apoio da Secretaria Nacional de Participação Social e da Assessoria de Participação Social e Diversidade do MGI; ressaltou o compromisso com a finalização de atualização do Decreto 4.073, buscando aprimorar o perfil do Conarq e a abertura de edital para a recomposição do conselho. A Conselheira Beatriz Kushnir reforçou a importância de garantir que a sociedade civil participe da composição do conselho por meio de seleção pública, conforme adotado em 2020. O Conselheiro Daniel Elian perguntou sobre quando será publicado o novo decreto para a recomposição do conselho. A Presidenta indicou a expectativa de que um novo decreto seja finalizado até dezembro, o que permitirá o avanço do processo de recomposição do conselho, garantindo que as etapas sejam cumpridas sem descontinuidade nas atividades do Conarq, mas foi informado que o cronograma depende de fatores externos, como a tramitação do decreto na Casa Civil. A Conselheira Leide Mota pontuou que, durante os trabalhos do GT, cada membro teve a oportunidade de apresentar suas contribuições sobre a atualização do Decreto 4.073 e as sugestões foram encaminhadas para análise pela Consultoria Jurídica, mas ainda não se teve um retorno, especialmente no que concerne ao número de cadeiras e sua inclusão na nova composição do conselho. A Presidenta respondeu que as propostas de ampliação apresentadas foram aceitas, levando em consideração a necessidade de expansão das vozes no conselho, bem como as recomendações da Secretaria Nacional de Participação Social; entretanto, ressaltou que o Decreto de ampliação ainda passará por análise da Casa Civil e da Presidência da República, sem desvirtuar o que está determinado pela Lei nº 8.159. A Conselheira Beatriz Kushnir questionou sobre a elaboração do novo Decreto e se será submetido a uma consulta pública antes da publicação. A Presidenta respondeu que, embora as sugestões do conselho já tenham sido incorporadas, a decisão final sobre a consulta caberia à Ministra, porém o Conselho ainda teria participação no processo de elaboração do edital, mantendo sua função ativa. A Conselheira Beatriz Kushnir perguntou sobre a continuidade das reuniões mensais do colegiado. A Presidenta confirmou a manutenção das rotinas acordadas, estando assegurada a reunião no fim de outubro, e que a possibilidade de uma reunião extraordinária em dezembro poderia ser considerada, em decorrência da publicação do Decreto. Pauta 3. GTs – Retorno sobre as Atividades. A Conselheira Nadia Kojio relatou sobre o andamento das atividades do GT Normativo, informando que o grupo foi dividido em duas equipes: uma responsável pelas oficinas e outra encarregada da revisão das resoluções; também destacou que, devido às férias dos integrantes do GT, os trabalhos foram reorganizados e a previsão é que o GT se reúna novamente para alinhar as sugestões discutidas, com o objetivo de apresentar, na última reunião do ano, em dezembro, o resultado final da avaliação das resoluções. O Secretário-Executivo do Conarq informou que fez uma análise preliminar das resoluções do Conselho, destacando que aquelas relacionadas a aspectos de tecnologia são as que mais necessitam de atualização, devido à constante evolução tecnológica; também citou a resolução que trata da terceirização da guarda de documentos e a necessidade de abordar questões recentes, como a computação em nuvem; afirmou que as resoluções relacionadas a procedimentos técnicos, como avaliação, classificação e gestão de documentos, continuam atuais. A Conselheira Beatriz Kushnir relatou a formação do Subgrupo do GT original, dedicado à organização de oficinas e discussões sobre a qualificação da participação social no âmbito dos conselhos; destacou que uma única reunião foi realizada e não foi possível agendar novos encontros; ressaltou que o Sub GT foi surpreendido com a convocação de uma oficina para o dia 10 de setembro, sem que o grupo tivesse chegado a um consenso prévio sobre a data e a metodologia da oficina. A Conselheira Caroline Molina abordou a questão levantada, esclarecendo que a oficina realizada foi promovida em parceria com a Secretaria Nacional de Participação Social e o MGI; destacou que, na perspectiva da Secretaria Nacional, a oficina havia sido planejada como um espaço para a apresentação de diretrizes e orientações gerais; mencionou que a oficina foi resultado de um diálogo iniciado na última reunião do Conselho e reforçou que a atividade foi projetada para garantir a participação de diversos setores; também reconheceu que o termo "oficina" pode ter gerado algum ruído, pois normalmente implica um espaço de construção colaborativa, enquanto a reunião do dia 10 de setembro focou mais em apresentações e compartilhamento de informações. A Conselheira Leide Mota explicou que o Sub GT enfrentou dificuldades para agendar um segundo encontro após a primeira reunião; expressou frustração com a falta de comunicação e destacou que a organização da oficina acabou ocorrendo sem a participação dos conselheiros do Sub GT; comentou que a ausência de conselheiros na oficina de 10 de setembro se deu principalmente por causa do choque de agendas, já que a data foi informada de última hora, sem a devida pactuação antecipada. A Conselheira Beatriz Kushnir sugeriu que as atividades do Sub GT sejam desenvolvidas com a plena participação de seus membros, garantindo que as decisões sobre datas, metodologias e temas das oficinas sejam tomadas em conjunto. A Conselheira Elina Pessanha afirmou que é essencial que as decisões do Conselho sejam tomadas de maneira coletiva, ressaltando que processos colaborativos trazem legitimidade às decisões do grupo e destacou que isso é fundamental, especialmente em um conselho que lida com questões complexas como a participação social e a qualificação dos conselheiros. A Conselheira Caroline Molina propôs que o próximo exercício coletivo do Sub GT seja voltado à qualificação dos conselheiros para a formação contínua dos membros do conselho. A Conselheira Leide Mota sugeriu que o Conselho se organize para construir o edital de convocação de novos conselheiros de forma coletiva, utilizando as oficinas como um espaço para essa construção; destacou a importância de que esse processo seja transparente e participativo, envolvendo todos os conselheiros interessados. A Presidenta reforçou que o trabalho desenvolvido pelo Conselho, embora não remunerado, é de grande valor, e reconheceu o esforço dos conselheiros que dedicam seu tempo e conhecimento para as atividades do Conarq; também mencionou que qualquer alteração ou encerramento de grupos de trabalho deve ser decidida coletivamente pelos integrantes, para evitar descredibilizar as deliberações do Conselho. 4. Conferência Nacional de Arquivos (CNARQ) - Retornos sobre Portarias e Cronograma. Sobre a organização da II Conferência Nacional de Arquivos, a Presidenta informou que a Secretaria Nacional de Participação Social da Secretaria Geral da Presidência da República encaminhou parecer ao Conarq referente à minuta de convocação e à composição da Comissão Organizadora Nacional e da Coordenação Executiva Nacional, nos termos informados em reunião anterior. Sobre a redefinição de datas possíveis, considerando o calendário de conferências para 2025, informou que o tema foi objeto de diálogo com a Secretaria Nacional de Participação Social da Secretaria Geral da Presidência da República e com a Secretaria de Serviços Compartilhados MGI. Considerando as datas disponíveis e as possibilidades de melhor uso dos recursos, chegaram-se a duas propostas de datas: de 21 a 24 de julho de 2025, ou de 1º a 4 de agosto de 2025. Destacou que a segunda data permitiria maior flexibilidade para os participantes, pois incluiria um final de semana, facilitando a participação de pessoas que teriam dificuldade em se ausentar do trabalho nos dias úteis. A Conselheira Leide Mota manifestou apoio à sugestão de realizar a conferência em agosto, citando a sobrecarga do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos com outra conferência no final de julho, além da vantagem de um evento envolvendo sábado e domingo para otimizar a participação. O conselheiro Marcelo Pires concordou com a sugestão e destacou a importância de otimizar os custos através da coordenação entre diferentes conferências nacionais; ressaltou que a realização de conferências consecutivas permite economizar nos investimentos de infraestrutura, como já aconteceu em outras experiências. A Conselheira Nadia Kojio também reforçou a importância de considerar os custos e mencionou que, para os profissionais de arquivo, realizar a conferência no final de semana seria mais viável, uma vez que muitos arquivos contam com poucos servidores, dificultando a participação durante a semana. Após as discussões, foi colocada em votação a proposta de iniciar a II Conferência Nacional de Arquivos no dia 1º de agosto de 2025, com término entre no dia 3 ou 4 de agosto de 2025. A proposta foi aprovada por unanimidade. Retomada Pauta 1. Aprovação da Ata da 109ª Reunião Plenária Ordinária, de 31 de julho do ano corrente. O Secretário-Executivo fez a leitura das novas propostas de texto elaboradas pela equipe da Secretaria-Executiva após revisão dos trechos do vídeo, por meio das quais se verificou que, de fato, as informações que se queria registrar em ata não haviam sido transmitidas pelo Diretor de Projeto, Fábio Souza, ao plenário, não podendo ser registradas em ata. Uma proposta de ajuste foi apresentada e aceita. A Conselheira Beatriz questionou sobre o site onde seriam divulgados o dinheiro gasto no PNUD. A Presidenta afirmou que a página já estava sendo finalizada. O Secretário-Executivo garantiu envio de informe aos conselheiros tão logo ela fosse finalizada. Por fim, não havendo objeções por parte do restante do Conselho, após inclusão dos dois trechos, declarou aprovada a ata. 5. Assuntos Gerais. A Conselheira Beatriz relatou que ela e um outro professor fizeram comentários em uma postagem do Conarq nas redes sociais, porém tais comentários ficaram sob moderação, ficando visíveis apenas para eles mesmos. Questionada pela Presidenta sobre que postagem seria essa, ela explicou que se tratava de uma postagem que fazia referência à Vice-Presidenta, porém tal cargo não existia no Regimento Interno. A Presidenta explicou que de fato o cargo não existe. O que existe é a previsão de substituição por sua substituta legal, a Diretora-Geral Adjunta. Reconheceu o equívoco na postagem, informou que a CGCOM, que auxilia a Secretaria Executiva do Conarq com os conteúdos de comunicação, já havia corrigido e que há a orientação para que não se faça moderação de respostas de usuários por integrantes da equipe. Salientou, no entanto, que há informações de que o próprio Instagram oculta postagens e comentários classificados como spam ou de natureza ofensiva. Garantiu que iria novamente tratar sobre o assunto com a CGCOM. O Secretário-Executivo, que preparou o texto para a CGCOM, assumiu a responsabilidade pelo equívoco. A Conselheira Elina Pessanha manifestou seu desconforto em relação às observações feitas pela Conselheira Nadia Kojio sobre o Conselheiro Thiago Barros e sua suposta falta de dedicação ao trabalho, destacando a relação de quatro anos de convivência e respeito entre os conselheiros, bem como a situação difícil enfrentada por ele, com a enchente do Rio Grande do Sul. Em sua defesa, a Conselheira Nadia concordou que deva haver mais respeito; afirmou também ter sido atacada durante estes quatro anos, afirmou também ter problemas pessoais, mas sua suplente assume em sua ausência e, ciente da responsabilidade perante seu município, desmarca compromissos para poder estar presente nas reuniões do CONARQ. A Conselheira Mônica Ferreira disse que o ambiente saudável e respeitoso é muito importante; que se considera uma suplente com atuação bastante expressiva; que tem opinião divergente da titular, mas espera que isso não seja entendido como falta de respeito; que concorda com a Conselheira Elina Pessanha e espera que a Conselheira Nadia compreenda. O Secretário-Executivo explicou que confundiu os cargos de Vice-Presidente com Presidente substituto, pois a Rede de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal, recém instituída, possui esse cargo. A Presidenta disse que conselhos são espaços de polifonia, que expressam diferenças; que nossa sociedade ainda tem dificuldade de operar bem com a diferença, mas que é preciso permanente vigilância para que divergências não resultem em desqualificações, que são mais recorrentes do que gostaríamos, tanto aqui quanto em outros espaços da sociedade; que é preciso alertar para que atitudes assim não sejam naturalizadas, independentemente de onde venham, pois assim é que se vai educando para não criar uma performance não genuína de respeito, mas de uma atuação profundamente respeitosa, porque pode-se manter uma reunião com palavras adocicadas, praticando ações de desrespeito profundas; que acredita que todos têm o compromisso de se autoavaliar, de repensar etc.; que isso precisa ser praticado mesmo não sendo fácil; que é importante manter a tranquilidade de manifestar o incômodo, mas também de se reconhecer, se auto implicar nos problemas que estão sendo apontados. Afirmou também que é nesse sentido que se chega ao fim da reunião, com uma oportunidade de reflexão sobre o potencial deste Conselho, de deixar uma marca da experiência de cada um. Dada a importância do alerta, pediu que suas palavras fossem registradas ipsis litteris, pois é algo que gostaria que servisse de observação para esta composição, que ainda está vigente, com encontros por meio de grupos de trabalho, de reuniões extraordinárias ou ordinárias etc. Reforça que divergir e discordar não precisam ser sinônimos de desqualificar e que, quando isso acontecer, quem se sentir assim, se sinta autorizado a dizer. Espera que isso não se repita mais. Acrescentou que é assim que se vai educando coletivamente. Agradeceu a presença de todos/as e passou a palavra para a Chefa de Assessoria de Participação Social e Diversidade (Aspad/MGI), Daniela Salomão Gorayeb, que foi autorizada a fazer o encerramento após sua fala. Ela expressou preocupação sobre o último tema abordado e lamenta se o CONARQ tenha regredido a essas regras básicas. Sobre o comentário do Marcelo sobre a Conferência, afirma que, ainda que não seja a primeira, diante dos regates necessários, ela é, de fato, inédita. Disse também que é preciso evitar cometer os mesmos erros e vícios, sendo uma das formas de corrigir as fragilidades do Conselho a introdução de outros sujeitos, mostrando que a comunidade arquivística é mais ampla e representa, de fato, os desafios de uma política nacional de arquivos. A Conselheira Leide Mota frisou não ser essa Conferência a primeira, e foi, mais uma vez, explicado pela Chefa Daniela Gorayeb o motivo de assim tê-la classificado. Aproveitando a intervenção, a Presidenta informou sobre o Congresso Nacional de Arquivologia, com início em 14 de outubro, que previa uma série de atividades, entre as quais destaca o I Encontro com Integrantes da Rede de Arquivos Estaduais e do Distrito Federal instituída recentemente pelo Conarq. A Conselheira Elina Pessanha pediu para que não se falasse em ineditismo com relação à Conferência, pois isso pode não soar bem para a comunidade arquivística e diminuir a importância da primeira conferência, que foi uma conquista, resultado de muita luta. Ela disse ainda que o discurso do MGI é legítimo, mas a participação social já vinha acontecendo. A Presidenta disse que o seu entendimento sobre as palavras da Chefa da Aspad era de que, embora não seja esta a primeira conferência, o momento atual traz uma série de elementos que faz dela inédita; e que questões que não foram apresentadas em 2011 estão sendo apresentadas agora. A Chefa da Aspad disse que não fez valorações com relação à primeira conferência, mas poderia ter feito, e que, como o Secretário Renato Simões e o Presidente costumam dizer, é preciso reconstruir, mas em bases novas. 6. Encerramento. Nada mais havendo a tratar, a Presidenta do CONARQ, Ana Flávia Magalhães Pinto, agradeceu a presença de todos os participantes e das pessoas que acompanharam a transmissão e deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Alex Pereira de Holanda, Secretário-Executivo do Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai por todos assinada eletronicamente.